Wykres Clarka

Wykres Clarka pozwala na ujęcie na jednym schemacie wszystkich stanowisk pracy uczestniczących w procedurze, towarzyszących mu dokumentów i czynności wykonywanych przez poszczególne stanowiska pracy bądź komórki organizacyjne. Zbudowany jest w formie tabeli, złożonej w zależności od ilości podmiotów (komórek organizacyjnych, lub stanowisk pracy) uczestniczących w procedurze, z kilku bądź kilkunastu kolumn. W części nagłówkowej tabeli wpisuje się nazwy poszczególnych podmiotów procedury, natomiast część szczegółowa tabeli służy do rejestrowania przebiegu procedury.

Zastosowanie

Wykres Clarka może być wykorzystywany zarówno w etapie zbierania informacji o dotychczasowym przebiegu procedury, jak i w etapie prac projektowych. Można go również używać w charakterze prostej, łatwej do zrozumienia i syntetycznej instrukcji informującej petentów o sposobie załatwiania określonych spraw w urzędach. W przypadku tego drugiego zastosowania nie ma potrzeby szczegółowego informowania o czynnościach realizowanych przez poszczególne podmioty. Wystarczy gdy ograniczymy się do krótkiej informacji jaką sprawę w ramach całej procedury należy załatwić w danej komórce lub u danego urzędnika i jakie dokumenty są niezbędne do załatwienia tej sprawy. Instrukcje takie mogą być wywieszane na tablicach ogłoszeń, a także może je otrzymywać petent pytający o sposób załatwienia złożonej sprawy.

Procedura tworzenia wykresu Clarka

Rejestracja przebiegu procedury przebiega według następującego schematu (patrz przykład na):

1. Sporządzenie szczegółowego opisu procedury i ustalenie podmiotów procedury.
2. Podzielenie procedury na fazy i określenie podmiotów, które je realizują. Pod pojęciem fazy procedury należy rozumieć w tym przypadku spójny zespół czynności wyodrębniający się od innego zespołu, wykonywany na określonym etapie procedury przez odpowiedni podmiot.
3. Określenie z jakich czynności składają się poszczególne fazy.
4. Wpisanie w poszczególne rubryki części nagłówkowej tabeli nazw wszystkich podmiotów procedury (każda kolumna odpowiada jednemu podmiotowi procedury).
5. Rejestrowanie w porządku chronologicznym każdej fazy przebiegu procedury w postaci kółka z określonym, kolejnym numerem w odpowiedniej kolumnie części szczegółowej tabeli.
6. Zapisanie poniżej - w tej samej kolumnie, czynności wykonywanych na tym etapie przez dany podmiot procedury. Aby wykres był przejrzysty i łatwo czytelny należy starannie określić poziom szczegółowości rejestrowania czynności. Zapis ten powinien być krótki i powinien zawierać główne elementy określonej fazy procedury. Dopuszczalne jest połączenie kilku wiążących się ze sobą czynności w jedną operację i zapisanie ich w tej postaci.
7. Zapisanie przemieszczeń dokumentów ze stanowiska na stanowisko za pomocą linii prostej ciągłej, z zaznaczeniem kierunku przepływu i wpisaniem nad linią nazwy dokumentu.
8. W przypadku słownego bezpośredniego przekazu informacji fakt ten zaznacza się linią

przerywaną.

Zalety i ograniczenia Wykresu Clarka

Zastosowanie Wykresu Clarka w zarządzaniu procesami biznesowymi niesie za sobą wiele korzyści. Po pierwsze, pozwala on na lepszą widoczność i kontrolę nad procesem. Dzięki graficznemu przedstawieniu kolejności działań i przypisaniu odpowiedzialności, menedżerowie mogą łatwo monitorować postępy w realizacji zadań i reagować w przypadku opóźnień.

Dodatkowo, Wykres Clarka ułatwia komunikację między zespołami. Dzięki klarownym przedstawieniu oczekiwań i zadań, każdy członek zespołu wie, co należy zrobić i kto jest odpowiedzialny za wykonanie danej czynności. To z kolei minimalizuje ryzyko nieporozumień i usprawnia przepływ informacji w organizacji.

Należy jednak pamiętać, że Wykres Clarka ma również pewne ograniczenia. Po pierwsze, może okazać się zbyt skomplikowany w przypadku bardziej złożonych procesów. W takich sytuacjach, może być konieczne zastosowanie bardziej zaawansowanych narzędzi zarządzania procesami.

Ponadto, Wykres Clarka skupia się głównie na sekwencji działań i przypisaniu odpowiedzialności, co może być niewystarczające przy analizie innych aspektów procesu, takich jak koszty czy jakość. W takich przypadkach, konieczne może być zastosowanie innych narzędzi zarządzania procesami, które uwzględniają te aspekty.

Warto również pamiętać, że Wykres Clarka nie jest jedynym narzędziem zarządzania procesami. Istnieje wiele innych metodologii i narzędzi, które mogą być równie skuteczne w zarządzaniu procesami biznesowymi. Dlatego ważne jest, aby dostosować wybór narzędzi do konkretnych potrzeb i specyfiki organizacji.

Wykres Clarka — artykuły polecane

Wykres Bernatene-Gruna — Ganttproject — Kartowanie — Wykres blokowy — Business Process Modeling Notation — Wykres Gantta — Macierz odpowiedzialności — Fotografia dnia roboczego — Organizacja pracy

Bibliografia

• Martyniak Z. (red.) (1985), Techniki organizatorskie. Zastosowania w organizowaniu prac administracyjno-biurowych, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Sławomir Wawak