Proces public relations

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

Proces public relations jest bardzo istotny dla funkcjonowania tak dużej firmy jaką jest browar o zasięgu ogólnopolskim, a także eksportujący produkty do krajów europejskich, czy nawet aż do Stanów Zjednoczonych. Poza rozmiarami organizacji bardzo istotnym czynnikiem warunkującym istnienie procesu "public relations" jest stopień konkurencji w branży. Na rynku piwa waszym kraju jest jak wiemy bardzo duża konkurencja. Istnieje wiele dobrych marek, ciągle pojawiają się nowe, a nie bez wpływu są także browary z zagranicy, które importowane są w coraz większych ilościach. Zmienia się również kultura spożywania napojów alkoholowych w Polsce. Kosztem napojów wysokoprocentowych sięgamy coraz częściej właśnie po piwo, co sprawia że jego spożycie z roku na rok rośnie. W tej sytuacji poza reklamą najistotniejszym czynnikiem wpływającym na pozyskanie klienta, jego utrzymanie czy po prostu generowanie jak największej sprzedaży jest dbanie o wizerunek firmy - a tym właśnie zajmuje się "public relations". Ma on na celu przedstawienie firmy w jak najlepszym świetle, sprawienie aby kojarzona była ona z jakością, solidnością, wysokimi standardami, dbałością o klienta i na trwałe zagościła w świadomości konsumenta.

Cele doskonalenia procesu:

Zwiększenie rozpoznawalności marki w ciągu najbliższego półrocza o 2,5% wśród polskich i 4% wśród europejskich konsumentów

Zwiększenie liczby odsłon strony internetowej o 15000 w ciągu najbliższego półrocza

Zwiększenie publikacji prasowych dotyczących browarów tyskich o 6% w ciągu najbliższego półrocza

Czynnikiem mającym odegrać największą rolę w realizacji wytyczonych założeń są zbliżające się Mistrzostwa Europy w piłce nożnej odbywające się w Austrii i Szwajcarii. Tyskie jest bowiem głównym sponsorem zarówno polskiej reprezentacji jak i jej trenera Leo Beenhakera.

Charakterystyka procesu

"public relations" są to wszelkie działania mające na celu wykreowania pewnego wcześniej ustalonego wizerunku firmy. Odbywa się to poprzez przekazywanie mediom stosownych informacji, sponsorowanie wydarzeń lub imprez z którym chcemy aby kojarzona była nasz organizacja czy produkt, a także dbanie o pojedynczego klienta i pielęgnowanie stosunków z nim, w taki choćby sposób, by firma posiadała ludzi zajmujących się wyszukiwaniem dla niego odpowiednich informacji i odpowiadaniem na jego zapytania.

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

1. Kierownik działu PR Media
2. Kierownik działu PR Sponsoring
3. Kierownicy pozostałych działów
4. Redaktor działu PR Media
5. Rzecznik działu PR Media
6. Administrator strony internetowej ds. mediów
7. Sekretarka działu PR media
8. Członkowie zespołu ds. organizacji imprez sponsorowanych pod nadzorem kierownika PR Sponsoring
9. Członkowie zespołu ds. współpracy

10.Członkowie niezależnej komisji ds. kontroli poczynań działów PR

11.Dyrekcja firmy

2. Zasoby materialne

Komputery osobiste

Telefony komórkowe

Drukarki

Skanery

Sprzęt konferencyjny

Materiały biurowe (np. papier do drukarek, teczki na dokumenty)

Środki Transportu

3. Zasoby informacyjne

Lista informacji, które przekazane mają zostać mediom

Artykuły prasowe

Baza danych zawierająca telefony do organizacji medialnych

Instrukcja postępowania z dokumentami poufnymi

Instrukcje dotyczące rozpowszechniania informacji

Formularze dotyczące przekazania informacji mediom

Lista wybranych imprez sponsorowanych

Umowy dotyczące sponsoringu

Raport poczynań działów PR

Archiwum materiałów przekazanych mediom

Raport planowanych działań

Raport informacji do przekazania mediom

4. Narzędzia, metody i techniki

Internet

Technika skanowania dokumentów

Opis procesu

1. Planowanie polityki kreowania wizerunku firmy

Dyrektor firmy za radę kierownictwa poszczególnych działów PR omawiają jaki wizerunek firmy kreowany będzie w mediach i wśród społeczeństwa i na tej podstawie planowane są konkretne działania. Spis działań jest wypunktowany w oficjalnym raporcie planowanych działań.

1. Wybór informacji, które mają zostać przekazane mediom

Dział PR Media zbiera istotne informacje z innych działów, a następnie kierownik wybiera spośród nich te, które przekazane zostaną mediom, lub wykorzystane zostaną do przetworzenia np. w formie artykułów prasowych. Tworzony jest raport, w którym znajdują się wypunktowane informacje, które zostać mają przekazane mediom

1. Przygotowanie zestawów materiałów dla prasy

Redaktor działu PR Media przetwarza informacje otrzymane od kierownictwa, w odpowiedni sposób redaguje je, a następnie kontaktuje się z prasą w celu przekazania gotowych informacji. Materiały te trafiają do archiwum materiałów przekazanych mediom.

1. Pisanie artykułów

Redaktor działu PR media pisze artykuły prasowe wykorzystując przy tym informacje wykorzystując przy tym informacje przekazane przez kierownictwo tego działu, a następnie kontaktuje się z prasą w celu przekazania gotowych artykułów.

1. Telefoniczna informowanie mediów

Rzecznik działu PR Media informuje wybrane media telefonicznie o istotnych wydarzeniach dotyczących działalności firmy, wybranych przez kierownictwo działu. Informacjete trafiają do archiwum materiałów przekazanych mediom.

1. Zamieszczanie na stronie internetowej istotnych informacji

Administrator strony internetowej odpowiedzialny za PR zamieszcza na stronie internetowej informacje przekazane przez kierownictwo działu PR (na podstawie przekazanego mu dokumentu stworzonego w punkcie nr 2).

1. Organizowanie konferencji prasowych

Kierownik działu PR Media wyznacza termin przeprowadzenia konferencji prasowej, a także temat którego ma dotyczyć, następnie zleca rzecznikowi tego samego działu poinformowanie o tym mediów, oraz przygotowanie niezbędnych do jej przeprowadzenia materiałów.

1. Odpowiadanie na korespondencje, maile, telefony i przyjmowanie osób prywatnych

Sekretariat działu PR Media zajmuje się odpowiadaniem na korespondencje (w tym także mailową), odbieraniem telefonów osób zainteresowanych pozyskaniem pewnych informacji (często musi w tym celu skontaktować się z innymi działami, by pozyskać konkretne informacje, lub sprawdzić czy nie są one poufne), a także przyjmowaniem osób (w tym także prywatnych).

1. Wybór imprez sponsorowanych

Kierownik działu PR Sponsoring podejmuje decyzje wraz z członkami zespołu ds. organizacji imprez sponsorowanych o wyborze imprez, które objęte zostaną sponsoringiem, wykorzystując przy tym wiedzę czerpaną z innych działów firmy i konsultując się z dyrekcją firmy.

10. Organizacja imprez regionalnych w całym kraju

Członkowie zespołu ds. organizacji imprez sponsorowanych pod nadzorem kierownika PR Sponsoring zajmuje się organizacją imprez wybranych przez kierownictwo. Do ich zadań należy ustalanie miejsca organizacji, warunków, logistyki, terminów, zaplecza socjalnego itd. w oparciu o informacje pochodzące z innych działów, oraz sporządzanie gotowych umów, a następnie przekazanie tych informacji zajmującymi się tymi projektami od strony technicznej.

11. Organizowanie współpracy z instytucjami oraz osobami z kraju i zagranicy w zakresie patronatów i sponsoringu

Członkowie zespołu ds. współpracy pod nadzorem kierownik działu PR Sponsoring zajmują się omawianiem szczegółów, opracowywaniem umów i ich podpisywaniem dotyczących organizowania współpracy z instytucjami oraz osobami z kraju i zagranicy w zakresie patronatów i sponsoringu.

12. Kontrolowanie poczynań wszystkich działów PR

Członkowie niezależnej komisji powołanej przez zarząd kontrolują poczynania wszystkich działów PR, a następnie wyniki kontroli przedkładają zarządowi.

Wyjścia (dane wyjściowe)

Efektami procesu public relations są:

• informacje przekazane mediom na konferencjach prasowych
• informacje pojawiające się w mediach (artykuły, broszury wzmianki)
• informacje pojawiające się na stronie internetowej dostępne dla opinii publicznej
• projekty imprez sponsorowanych i regionalnych przygotowane od strony technicznej
• umowy dotyczące współpracy z osobami i instytucjami z kraju i zagranicy

Odpowiedzialność i uprawnienia

pracownik		upoważniony do	odpowiedzialny za
Dyrektor firmy	1	Decydowania jaki ma być wizerunek firmy	Kreowanie odpowieniego wizerunku firmy
Kierownik działu PR Media	2	Wyboru informacji	Właściwą treść informacji
Redaktor działu PR Media	3	Zredagowania informacji	Właściwą treść informacji przekazanych prasie
Redaktor działu PR Media	4	Pisania artykułów	Właściwą treść i formę artykułów
Rzecznik działu PR Media	5	Telefonicznego przekazywania mediom informacji	Właściwą treść informacji przekazywanych mediom
Administrator strony internetowej	6	Zamieszczania informacji an stronie internetowej	Właściwą treść informacji zamieszczonych na stronie internetowej
Kierownik PR Media	7	Zlecenie organizacji konferencji prasowych	Odbycie się konferencji
Rzecznik działu PR Media	7	Organizację konferencji prasowych	Prawidłowy przebieg konferencji prasowych
Sekretarka działu PR Media	8	Odpowiadanie na korespondencję, maila, telefony i przyjmowanie osób prywatnych	Właściwą treść odpowiedzi zamieszczonych w korespondencjach, mailach, rozmowach telefonicznych oraz przekazywanych ustnie
Kierownik działu PR Sponsoring	9	Wyboru imprez sponsorowanych	Wybór odpowiednich imprez sponsorowanych
Dyrektor firmy	9	Zmiany decyzji kierownika działu PR Sponsoring	Korzystne zmiany decyzji kierownika działu PR Sponsoring
Członkowie zespołu ds. organizacji imprez sponsorowanych	10	Organizacji imprez sponsorowanych	Prawidłowy przebieg imprez sponsorowanych od strony organizacyjnej
Członkowie zespołu ds. współpracy	11	omawiania szczegółów, opracowywania umów i ich podpisywania dotyczących organizowania współpracy z instytucjami oraz osobami z kraju i zagranicy w zakresie patronatów i sponsoringu.	Odpowiednią treść podpisanych umów
Członkowie niezależnej komisji ds. kontroli poczynań działów PR	12	Kontroli poczynań działów PR	Prawidłową ocenę pracy działów PR i przedłożenie raportu dyrekcji

Diagram procesu

Zadania \Uczestnicy	Kierownik PR Media	Zespół ds. organizacji i współpracy	Kierownik PR Sponsoring	Redaktor PR Media	Rzecznik PR Media	Administrator strony	Sekretarka	Komisja	Dyrekcja
1	I		I						W
2	W							K	Wyt
3	Wyt			W				K	Wyt
4	Wyt			W				K
5	Wyt				W			K
6	Wyt					W		K
7	Wyt				W			K
8	Wyt						W	K
9			W					K	Wyt
10		W	N					K	Wyt
11		W	N					K	Wyt
12	I		I					W	Z

Autor: Jakub Rozwadowski, Łukasz Semeniuk