Karta projektu

Karta projektu
Polecane artykuły
Plan projektu Rozpoczynanie projektu Zarządzanie zakresem wg PMBOK Zarządzanie programem Organizacja wg PRINCE2 Zarządzanie integralnością wg PMBOK Zmiana wg PRINCE2 Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2

Karta projektu (ang. project charter) to dokument utworzony przez inicjatora projektu, bądź osobę która autoryzuje projekt, który upoważnia kierownika projektu do wykorzystania posiadanych zasobów by wykonać projekt. Celem stworzenia karty projektu jest dokumentacja wstępnych wymagań, które należy spełnić aby projekt został uruchomiony oraz spisanie oczekiwań interesariuszy. Formalne zatwierdzenie przez odpowiednie osoby karty projektu inicjuje powstały projekt.

TL;DR

Karta projektu to dokument, który formalnie zatwierdza projekt i upoważnia kierownika do wykorzystania zasobów. Jest narzędziem do planowania, kontrolowania i angażowania się w projekt. Karta projektu definiuje cele, zakres, etapy i odpowiedzialności projektu. Jest kluczowa podczas prowadzenia prac i po ich zakończeniu, pomaga w zaplanowaniu projektu i przeprowadzeniu go. Zawartość karty projektu obejmuje m.in. uzasadnienie projektu, cele, zakres, harmonogram, budżet i role. Przykłady kart projektu mogą zawierać różne elementy, ale zazwyczaj obejmują informacje o celach, harmonogramie, budżecie i założeniach.

Cel karty projektu

Podstawową zaletą tworzenia karty projektu jest odpowiednie zdefiniowane rozpoczęcie projektu i jego granice. Jest ona formalnym zapisem prowadzonego projektu i bezpośrednim narzędziem dla kierownictwa by zaakceptować projekt, kontrolować go oraz być w niego zaangażowanym. Karta pozwala na zdefiniowanie wewnętrznej umowy między wykonawcą oraz zarządzającymi określając co, jak i kiedy powinno być dostarczone. Stworzenie karty umożliwia partnerstwo między wykonującymi projekt oraz zarządzającymi organizacją. W sytuacji kiedy zlecenie zadania projektowego kieruje się na zewnątrz (na przykład zapytanie ofertowe), odpowiedzią jest przygotowanie oferty przez oferenta. Oferta jest w tym przypadku odpowiednikiem karty projektu, choć niejednokrotnie bardziej rozbudowana pod względem dokumentacyjnym.

Podczas realizacji prac, zespół projektowy jak i interesariusze z otoczenia projektu mogą niejednokrotnie odwołać się do karty projektu. Dokument ten stanowi jedną z dwóch podstaw (drugą jest plan zarządzania projektem) stanowiącą ocenę celowości realizowanego projektu. Plan zarządzania projektem zawiera główne zalecenia co do szczegółów realizacji projektu takich jak listę procesów zaakceptowanych przez zespół projektowy oraz listę ich wejść i wyjść, które służą by kierować projektem. W planie ujmuję się opis w jaki sposób i za pomocą jakich narzędzi, metod i technik zarządza się projektem oraz jak się go kontroluje i ocenia.

Zastosowanie karty projektu

Karta projektu to dokument, który ma kluczowe znaczenie w trakcie prowadzenia prac oraz po ich zakończeniu. Przede wszystkim pozwala zaplanować zakres projektu i sposoby jego prowadzenia, co jest ogromnym wsparciem dla osób zaangażowanych we wdrożenie projektu. Dokument określa także zagrożenia i kluczowe wymagania, co ułatwia przeprowadzenie projektu.

Karta formalizuje zgromadzone do tej pory informacje takie jak cel, interesariuszy i wymagania projektu. Ponadto jest oficjalnym potwierdzeniem dla realizacji projektu. Karty projektu (z wyjątkiem budżetu) często są udostępniane w całej firmie, co ma wywołać poczucie odpowiedzialności każdego, kogo dotyczy projekt. Poziom szczegółowości karty może być różny ale większość z nich zawiera dwa podstawowe zadania – definiowanie prac projektowych jak i autoryzowanie.

Zawartość karty projektu

Kluczowymi elementami jakie powinna zawierać karta projektu są:

1. Identyfikacja wizji projektu: W tej części należy przedstawić cel projektu oraz jakie korzyści niesie wykonanie przedsięwzięcia. Ta część może być przedstawiona w jednym akapicie.
2. Określenie celu strategicznego projektu oraz jakie warunki należy spełnić by projekt miał miejsce.
3. Zidentyfikowanie celów projektu: Przedstawienie 2-5 konkretnych celów które należy wykonać by projekt zrealizował określoną wizję. Na tym etapie pomocna będzie Zasada SMART by umożliwić zdefiniowanie formalnie poprawnych celów.
4. Zdefiniowanie zakresu projektu: Zakres definiuje granice projektu przedstawiając co zostanie wykonane w ramach projektu, a co nie. To co zostanie wykonane powinno zostać ujęte za pomocą konkretnych, mierzalnych rezultatów.
5. Zdefiniowanie wszystkich etapów, faz, kroków w projekcie: Określenie co zostało zaakceptowane do wykonania obecnie oraz w jaki sposób kolejne etapy będą akceptowane.

Powyższe elementy można zawrzeć w karcie projektu następująco:

• Uzasadnienie podjęcia projektu:
  • Cel główny
  • Cele szczegółowe
• Opis projektu (cele, zakres, itp.)
• Czynniki ryzyka
• Rezultaty projektu
• Ramowy harmonogram kamieni milowych
• Ramowy budżet
• Kryteria sukcesu projektu
• Wymagania, ograniczenia i założenia
• Role i odpowiedzialności

Przykłady

Przykładowa zawartość informacyjna karty projektu

SKŁADOWA	OPIS
Uzasadnienie realizacji projektu	Jako odpowiedź na potrzebę uruchomienia projektu
Mierzalne cele i kryteria sukcesu projektu	Jako odpowiedź na pytanie co i jak należy zrobić
Wymagania wstępne	Dane o podstawowych zasobach materialnych (pomieszczeniach i środkach rzeczowych); dane o nieprzekraczalnych terminach realizacji całego projektu; dane o podstawowych dokumentach wynikowych
Ogólny opis projektu	Dane o przyjętym modelu postępowania; opis jak będzie przebiegała realizacja projektu
Wstępne ryzyka projektu
Główne kamienie milowe projektu	Dane o nieprzekraczalnych terminach realizacji poszczególnych etapów projektu
Ogólny budżet projektu	Jako odpowiedź na pytanie ile potrzeba pieniędzy
Zasady rozliczenia projektu	W odpowiedzi na pytanie kto ocenia i zatwierdza poziom realizacji celów projektu
Wskazanie kierownika projektu i określenie zakresu jego uprawnień
Wskazanie sponsora lub innych osób zatwierdzających kartę projektu

Źródło: [Kaczorowska A. (2016)

Przykład karty projektu zawierającej bardziej rozbudowane elementy

• Przedstawienie daty oraz wersji dokumentu - Pozwoli to na bieżąco kontrolować zmiany jakie zostały wprowadzone w karcie,
• Przedstawienie osoby akceptującej - Osoba akceptująca powinna być uprawniona do akceptacji projektu, posiadać uprawnienia do udzielenia autoryzacji by korzystać z zasobów firmy, jak i pełnić funkcję kierowniczą,
• Przedstawienie kontekstu w celu wyjaśnienia co doprowadziło do inicjacji projektu oraz wskazanie korzyści jakie przyniesie wykonanie przedsięwzięcia. Jeżeli projekt dotyczy klienta zewnętrznego, dobrą praktyką jest wyjaśnienie relacji z tym klientem,
• Przedstawienie harmonogramu projektu na najwyższym poziomie - Tutaj ważnym jest by pokazać ogólne fazy projektu oraz czas ich wykonania, często czas przedstawiany na tym etapie jest szacowany, jednak zalecanym jest by przedstawić ustalony termin końcowy projektu,
• Przedstawienie celów biznesowych projektu - jakie korzyści czerpie firma z wykonania projektu,
• Przedstawienie celów projektu - głównych oraz szczegółowych,
• Określenie kluczowych czynników sukcesu - przedstawienie czynników będących podstawą do określenia postępów w realizacji projektu,
• Przedstawienie zakresu projektu,
• Przedstawienie osób zaangażowanych w wykonanie projektu,
• Przedstawienie ograniczeń projektu,
• Przedstawienie budżetu projektu,
• Przydzielenie ról uczestników projektu oraz określenie osób autoryzujących zadania projektowe,
• Priorytety - Jakie elementy są kluczowe by projekt mógł zostać wykonany,
• Załączniki zawierające bardziej szczegółowe informację.

Źródło: International Project Leadership Academy

Bibliografia

• Blog firmowy ALPOL (2012), Jak przygotować się do analizy wdrożeniowej – karta projektu
• International Project Leadership Academy, https://calleam.com/WTPF/wp-content/uploads/Core/SAMPLE-Charter.pdf
• Kaczorowska A. (2016). Ocena pojedynczych projektów oraz realizowanych w środowisku wieloprojektowym, Innowacje w zarządzaniu i inżynierii produkcji, Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Opole
• Mosaic Projects, Defining the project chart, https://www.mosaicprojects.com.au/WhitePapers/WP1019_Charter.pdf
• Project Charter Template https://www.mastering-project-management.com/support-files/pmbok_project_charter_template.pdf
• Project Management Docs, Project Charter (Long vision), https://www.projectmanagementdocs.com/initiating-process-group/project-charter-long.html#axzz4cMuKP46C
• Project Management Institute (2009), A guide to Project Management Body of Knowledge, Fourth Edition, Warszawa
• Treasury Board of Canada Secretariat, Project Charter Guide, https://www.tbs-sct.gc.ca/emf-cag/project-projet/documentation-documentation/guide-guide/guide-guide-eng.pdf

Autor: Klaudia Ichas