Określenie zakresu pracy (SOW)
Określenie zakresu pracy (ang. Statement of work, SOW) - jest to dokument rutynowo stosowany w dziedzinie zarządzania projektami. Określa on konkretne oczekiwania klienta wobec dostawcy, takie jak specyfika działań projektowych, szczegółowe wymogi, ceny, standardowe warunki regulacyjne, jak również harmonogram prac i terminy końcowe. Często określenie zakresu pracy jest ważnym dodatkiem do umowy o świadczeniu usług nadrzędnych.Dobrze napisane SOW Konkuruje w równym stopniu z umowami rządowymi i służy jako standard do ustalania, czy wykonawca spełnia wymienione wymagania.
TL;DR
Określenie zakresu pracy (SOW) jest ważnym dokumentem w zarządzaniu projektami, który określa oczekiwania klienta wobec dostawcy. SOW powinno zawierać opis wszystkich prac, cele projektu, lokalizację, harmonogram, kryteria akceptacji i inne szczegóły. Ważne jest unikanie niedopracowań i szarych obszarów w kontrakcie, aby uniknąć negatywnych konsekwencji. Stosowanie techniki Struktura podziału pracy (WBS) może pomóc w skutecznym tworzeniu SOW.
Znaczenie
Statement of work jest fundamentem sukcesu projektu i kluczowym narzędziem zarządzania, niezależnie od tego, czy jest ono wykorzystywane do kierowania pracą dostawcy lub wykonawcy, czy też służy do kierowania pracą wewnętrznie, SOW musi zawierać opis wszystkich oczekiwanych prac. Opis nie musi być na poziomie szczegółowości (oczywiście w przypadku dużych projektów wymagających szczegółowych wytycznych określenie zakresu pracy wygląda inaczej), ale powinno być wyczerpujące i obejmować wszystkie obszary i prace które składają się na wynik końcowy projektu. jeśli określenie zakresu pracy jest niejasne lub zbyt ogólne to może skutkować tym, że dostawca w swój sposób odbierze oraz zinterpretuje umowę i swoje obowiązki, co może doprowadzić do konfliktu i niepowodzenia projektu. Dlatego żeby uniknąć podobnych sytuacji bardzo ważnym jest wiedzieć konkretnie jakie tematy zaznaczyć w umowie.
Rdzeń
Poniżej są opisane obszary i zagadnienia, które warto zaznaczyć w określeniu zakresu pracy:
- Cel - dlaczego robimy ten projekt, główne rezultaty, których oczekujemy.
- Zakres pracy - opis tego, co ma być zrobione, w jaki sposób i jakim sprzętem.Zakres wykonywanych prac powinien obejmować prace administracyjne oraz prace nad wynikami projektu. Praca administracyjna obejmuje także pracę w zakresie zarządzania projektami.
- Lokalizacja - określa miejsce, w którym projekt będzie realizowany.
- Okres realizacji - czyli dopuszczalny czas wykonania poszczególnych zadań projektowych, które mogą być rozliczane tygodniowo lub miesięcznie.
- Harmonogram dostarczania - zawiera w sobie konkretne terminy, w których musi być dostarczona gotowa część projektu.
- Obowiązujące normy - opisuje specyficzne standardy przemysłowe, które muszą być zachowane podczas realizacji projektu.
- Kryteria akceptacji - są to kryteria ściśle określone i opisane, według których odbiorca może przetestować gotowy towar (projekt) i ustalić czy usługa jest wykonana należycie. Pomocą w ustaleniu takich kryteriów służą testy akceptacyjne.
- Wymagania specjalne - określają specjalny sprzęt lub oprogramowanie niezbędne do realizacji projektu lub wymogi co do kwalifikacji pracowników (certyfikaty, wykształcenie), jak również wszelkie tematy, które nie zostały wcześniej omówione w szczegółach kontraktu.
- Harmonogram płatności - akceptacja projektu zależy od tego czy budżet będzie wystarczający do pokrycia wszystkich wymaganych prac. Dlatego na wcześniejszych etapach projektu strony ustalają czy płatności będą realizowane z góry czy stopniowo.
- Różne - w tym punkcie można zamieścić tematy, które nie są kluczowymi, ale mają istotne znaczenie dla projektu.
Pod czas tworzenia określenie zakresu pracy koniecznie jest stosowanie techniki struktury podziału pracy. Work Breakdown Structure (WBS) - podstawowa technika w zarządzaniu przedsięwzięciami pomagająca określić i zorganizować zasięg przedsięwzięcia przy pomocy hierarchicznej struktury drzewa. Standaryzowany WBS jest skutecznym szablonem do konstruowania określenia zakresu pracy. Pomaga usprawnić proces zarządzania projektem. Struktura WBS stanowi ramy dla określenie celów technicznych programu jak również pomaga w ustaleniu specyfikacji zadań projektowych, definiowaniu elementów konfiguracji i planowaniu zadań wsparcia. Przygotowanie skutecznego SOW wymaga gruntownego zrozumienia produktów i usług niezbędnych do spełnienia szczególnego wymogu. WBS również zapewnia logiczny układ elementów SOW, służący jako dogodna lista kontrolna dla kontrahenta. Odnosi się do wszystkich niezbędnych elementów programu i spełnia konkretne potrzeby w zakresie sprawozdawczości umów.
Szary obszar
Bardzo ważne jest, żeby określając zakres pracy używać dostępnego każdemu języka, żeby treśc była zrozumiała dla użytkowników końcowych, dostawców usług, zarządu i dla każdego podmiotu pracującego na rzecz projektu. To jest niezbędne właśnie po to, żeby uniknąć szarych obszarów - czyli wszelakich niedopracowań kontraktu, takich jak pominięcie ważnych tematów kontraktu. Bardzo istotne jest również to, żeby tworząc SOW precyzyjnie określać wszystkie wymogi i przewidywania co do projektu, ponieważ ryzyko operacyjne, finansowe, prawne, kontraktowe i reputacyjne ubogo napisanego SOW może być bardzo wysokie i skutkować wieloma negatywnymi konsekwencjami.
| Określenie zakresu pracy (SOW) — artykuły polecane |
| Karta projektu — Plan jakości w projekcie — Produkt projektu — Plan projektu — Zarządzanie zakresem wg PMBOK — Plan jakości — Jakość wg PRINCE2 — Organizacja wg PRINCE2 — Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2 |
Bibliografia
- Brotherton S., Fried R., Norman E. (2008), Applying the Work Breakdown Structure to the Project Management Lifecycle, PMP, PgMP
- Department of Defence (1996), Handbook for preparation of statement of work (SOW)
- Strona internetowa: How to Write a Statement of Work, Computerworld
- Strona internetowa: What is Statement of Work
Autor: Valeriia Serbinova
