Odbiór ilościowy i jakościowy

Odbiór ilościowy i jakościowy - ogół czynności wykonywanych przez odbiorcę, a w niektórych przypadkach przy współudziale dostawcy i innych zainteresowanych stron, mający na celu stwierdzenie zgodności ilości i jakości dostarczonych przez dostawcę artykułów z dokumentacją wysyłkową i zamówieniem oraz normami, warunkami technicznymi i innymi ustaleniami dotyczącymi jakości tych artykułów. Miejscem odbioru ilościowego i jakościowego, zależnie od postanowień wynikających z umowy (zamówienia), może być magazyn dostawcy-producenta, jednostki obrotu towarowego lub magazyn odbiorcy [I. Duda 1995, s. 111]

TL;DR

Odbiór ilościowy i jakościowy to proces sprawdzania zgodności dostarczonych artykułów z zamówieniem i dokumentacją. Odbiór ilościowy polega na sprawdzeniu ilości i stanu towaru, podczas gdy odbiór jakościowy ocenia zgodność towaru z zamówieniem i jego stan jakościowy. Odbiór jakościowy może być przeprowadzany przez pracowników sklepu, towaroznawców, laboratoria zewnętrzne itp. Kontrola jakości polega na mierzeniu, badaniu i porównywaniu właściwości towaru z wymaganiami. W przypadku stwierdzenia wad i braków sporządza się protokół reklamacji.

Odbiór ilościowy

Polega na sprawdzeniu ilości i stanu dostarczanego towaru, aby wykluczyć wszelkie nieprawidłowości związane z brakiem lub uszkodzeniem towaru w transporcie. Ilość dostarczonego towaru porównuje się z ilością zamówionego towaru oraz z ilością wykazaną w dokumentach towarzyszących dostawie (fakturze, w dowodzie dostawy lub specyfikacji).

Podczas odbioru ilościowego sprawdza się:

• Stan opakowań transportowych i zbiorczych. Między innymi monitoruje się czy przyjmowany towar został właściwie zapakowany i zabezpieczony na czas transportu i przeładunku. Podczas widocznych uszkodzeń należy skontrolować zawartość w obecności osoby, która dostarczyła towar. Jeśli okaże się że jakaś część dostawy nie może zostać dopuszczona do sprzedaży, lub wymaga przeceny, należy postąpić zgodnie z ustalonym w umowie trybem zgłaszania reklamacji lub odmówić przyjęcia uszkodzonych towarów.
• Ilość przyjętego towaru, zlicza się tylko opakowania zbiorcze, jeśli jednak opakowanie jest uszkodzone lub nosi ślady otwierania (np. zerwane plomby) należy w obecności osoby która dostarczyła towar, przeliczyć całkowitą zawartość. W wypadku rozbieżności towaru z zamówieniem, zostaje złożona reklamacja ilościowa.
• Zgodność ilości dostarczonego towaru z ilością zadeklarowaną w dokumentach towarzyszących dostawie. W przypadku rozbieżności, sklep może odmówić przyjęcia niezamówionych towarów i domagać się dostawy towarów brakujących.

Odbioru ilościowego powinien dokonywać pracownik wyznaczony przez kierownika lub sam kierownik. Odbiór ten powinien być przeprowadzony podczas dostawy lub niezwłocznie po jej dokonaniu. Towary, które nie zostały przeliczone i sprawdzone nie mogą być mieszane z towarami, które znajdują się w magazynie lub sali sprzedażowej. Należy je złożyć w wydzielonym miejscu, do czasu przeprowadzenia odbioru ilościowego i jakościowego [D. Andrzejczak 2007, s. 6]

Odbiór ten może przebiegać w dwóch etapach:

• etap I - przeliczenie opakowań zbiorczych (na tym etapie domniema się, że jeśli opakowanie zbiorcze jest nieuszkodzone, to wewnątrz powinna znajdować się prawidłowa ilość towaru) lub zważenie towaru,
• etap II - otwarcie opakowań zbiorczych i sprawdzenie ilości towarów, które znajdowały się w tych opakowaniach.

W przypadku rozbieżności, wynikającej ze stanów faktycznych i dokumentowych sporządza się protokół różnic, który jest podstawą reklamacji [D. Andrzejczak 2006, s. 34] Jednocześnie z odbiorem ilościowym przeprowadzany jest odbiór jakościowy.

Odbiór jakościowy

Jest to zespół czynności zmierzających do stwierdzenia, czy dostarczony został towar zgodnie z zamówieniem, jego stan jakościowy nie budzi zastrzeżeń, jest należycie zapakowany, oznakowany, dołączone zostały niezbędne dokumenty i materiały towarzyszące, np. gwarancja, instrukcja obsługi itp. W wyniku odbioru jakościowego towarów zapadają decyzje dotyczące: zapłaty za towar i skierowania towaru do sprzedaży lub innego wykorzystania, względnie jego reklamacji [I. Duda 1995, s. 111]

Może być dokonywany przez:

• upoważnionych pracowników sklepu posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie towaroznawcze
• towaroznawców zatrudnianych w większych obiektach handlowych
• komórkę odbioru jakościowego lub własne laboratorium przedsiębiorstwa dla wszystkich podległych mu placówek handlowych
• laboratorium zewnętrzne, na zlecenie punktu sprzedaży detalicznej

Kontrola jakości

Zgodnie z Polską Normą ISO-8402-1996 kontrola jakości to działanie takie jak mierzenie, badanie, oszacowanie lub sprawdzenie jednej lub kilku właściwości obiektu oraz porównanie wyników z wymaganiami w celu stwierdzenia czy w odniesieniu do każdej z tych właściwości osiągnięto zgodności [D. Andrzejczak 2007, s. 19] Zadanie to zwykle wykonywane jest przez wyspecjalizowany personel i nie wchodzi w zakres obowiązków pracowników produkcyjnych. Komisyjny odbiór jakościowy obowiązuje zazwyczaj przy dobrach materialnych pochodzących z importu oraz przy materiałach fizykochemicznych i technicznych, które nie mogą być autorytatywnie potwierdzone przez magazyniera. W przedsiębiorstwach o dużym nasileniu tego rodzaju dostaw dyrektor powołuje stałe komisje odbioru jakościowego.

Polega on na sprawdzeniu:

• metodą organoleptyczną (wzrokiem, dotykiem, słuchem, węchem) cech charakterystycznych odbieranych przedmiotów: ich rozmiarów, kształtu, klasy, jakości, wytrzymałości itp. i ewentualnie na pobraniu próbek w celu przeprowadzenia badań laboratoryjnych,
• wyników odbioru z warunkami określającymi cechy przedmiotów dostawy, zawartymi w umowie, w dowodzie dostawy, w normach itp [Z. Dudziński, M. Kizyn 2000, s. 254]

Badania laboratoryjne przeprowadzane są przez specjalistyczne jednostki badawcze, wśród których najczęściej wymienia się Stacje Sanitarno-Epidemiologiczne (SANEPID), laboratoria przemysłowe i badawcze, laboratoria podległe Wojewódzkim Inspektorom Inspekcji Handlowej, Inspekcji Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych (IJHARS). Próbki produktów do badania laboratoryjnego pobiera się w celu ustalenia, czy produkt spełnia wymagania jakościowe i bezpieczeństwa określone w przepisach odrębnych lub dokumentach normalizacyjnych lub czy jego jakość odpowiada jakości deklarowanej przez przedsiębiorcę. Ocena jakości nie może być subiektywna. Dlatego dla jej zobiektywizowania stosuje się wzorce jakości określone w normach, standardach, certyfikatach, opisach, wzorcach, katalogach. Cechy i właściwości jakościowe danego wyrobu oceniane są także na podstawie dokumentów normatywnych tj. specyfikacji technicznych, kodeksów postępowania i przepisów opracowanych przez powołane do tego celu organizacje [D. Andrzejczak 2007, s. 22] W przypadku stwierdzenia w czasie odbioru jakościowego wad i braków komisja dokonująca odbioru powinna sporządzić odpowiedni protokół z udziałem przedstawiciela dostawcy i przewoźnika, a w razie konieczności również rzeczoznawcy. Protokół ten stanowi podstawę do reklamacji.

Odbiór ilościowy i jakościowy — artykuły polecane

Partia towarów — Magazyn przyjęć — Jakość dostaw — Analiza kwalifikacyjna — Proces kontroli jakości — Wzorcowanie przyrządów pomiarowych — Dokumentacja przewozowa — Konwencja o międzynarodowym przewozie drogowym — Deklaracja zgodności

Bibliografia

• Andrzejczak D. (2006), Realizacja prac związanych z logistyczną obsługą przedsiębiorstwa handlowego, Instytut Technologii Eksploatacji - Państwowy Instytut Badawczy, Radom
• Andrzejczak D. (2007), Odbiór ilościowy i jakościowy towarów, Instytut Technologii Eksploatacji - Państwowy Instytut Badawczy, Radom
• Duda I. (red.) (1995), Słownik pojęć towaroznawczych, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Dudziński Z., Kizyn M. (2000), Poradnik magazyniera, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Giera K., Werpachowski W. (1994), Księga jakości, Międzyresortowe Centrum Naukowe Eksploatacji Majątku Trwałego w Radomiu, Radom
• Iwiński J. (red.) (1974), Badania i ocena jakości wyrobów przemysłowych, Wydawnictwo PWE, Warszawa
• Odlanicka-Poczobutt M., Kulińska E. (2014), Proces kompletacji w branży detalicznej sprzedaży artykułów sportowych, projekt nr 2012/05/B/HS4/04139
• Szpakowska M., Tymoszuk E. (2012), Wybrane aspekty oceny jakości produktów żywnościowych,
• Wolniak R. (2015), Wykorzystanie punktów kontroli jakości do poprawy procesu produkcyjnego

Autor: Czosnyka Agnieszka, Urszula Paluch