Proces archiwizacji

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

• Zachowywanie dokumentów od przypadkowej utraty, odtworzenie kopii dokumentu w przypadku jego skasowania, zniszczenia bądź zagubienia.
• W przypadku roszczeń klientów zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę reklamacji
• Zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę do wyciągania wniosków odnośnie ulepszenia jakości oferowanych usług przez spółkę
• Usuwanie nieużywanych dokumentów z czynnego użycia.
• Niszczenie dokumentów.
• Aspekt prawny - obowiązek niszczenia niektórych dokumentów wynika wprost z odpowiednich ustaw regulujących przetwarzanie określonych informacji.
• Aspekt bezpieczeństwa - znaczna część dokumentacji niearchiwalnej zawiera poufne informacje, które nie powinny znaleźć się w posiadaniu osób nieuprawnionych.
• Aspekt ekonomiczny - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest dużo tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie.
• Aspekt ekologiczny - zniszczone dokumenty nie trafiają na wysypiska ani do spalarni, są natomiast powtórnie przetwarzane przez papiernie na papier, co pozwala zaoszczędzić znaczące ilości energii i zasobów naturalnych.

Cele doskonalenia procesu

• Skrócenie czasu poświęconego na wyszukiwanie dokumentów przez każdego pracownika średnio o 2 godziny tygodniowo w porównaniu do czasu potrzebnego przed wprowadzeniem archiwizacji elektronicznej.
• Optymalizacja wykorzystania powierzchni w magazynie: Zmniejszenie nieużywanej powierzchni magazynu o 20% w ciągu dwóch miesięcy od zastosowania nowych regałów archiwalnych.
• Minimalizacja kosztów zatrudnienia poprzez wprowadzenie nowoczesnych technologii: Zmniejszenie o połowę ilości etatów w magazynie dzięki zastosowaniu elektronicznej ewidencji archiwum, w ciągu miesiąca od wprowadzenia usprawnienia.

Charakterystyka procesu

Proces archiwizacji rozpoczyna się wtedy, gdy pracownik biurowy stwierdza, że dokument można przekazać do archiwum. Następnie dokument jest skanowany i indeksowany. Po upływie określonego w ustawie okresu czasu dokument jest albo niszczony. albo przekazywany do archiwum państwowego

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

Kierownik archiwum

Pracownik archiwum

Pracownik magazynu

Pracownik biurowy

Dyrektor oddziału firmy

Członkowie komisji nadzorującej niszczenie dokumentów

2. Zasoby materialne

Komputery osobiste

Drukarki

Skaner przemysłowy

Rejestrator przenośny

Materiały biurowe: (pudła kartonowe na dokumenty, teczki i inne)

Niszczarka

Środki Transportu

Szafy magazynowe w archiwum

3. Zasoby informacyjne

Zadanie 1: Lista dokumentów do przekazania do archiwum sporządzana przez pracownika biurowego. Podpisuje ją przełożony porównaniu jej ze stanem faktycznym

Instrukcja dla pracowników biurowych o przekazywaniu dokumentów do archiwizacji

Instrukcja niszczenia dokumentów

Instrukcja postępowania z dokumentami poufnymi

Instrukcja przekazania do archiwum państwowego

Lista dokumentów do zniszczenia (Zadanie 8)

Procedura niszczenia dokumentów, w tym powołania komisji) (Zadanie 8)

Procedura przekazania dokumentów do archiwum państwowego (Zadanie 9)

Protokół potwierdzający zniszczenie dokumentów.

4. Narzędzia, metody i techniki

Metoda indeksowania oparta na ścieżce dostępu do dokumentu, ścieżka zawiera numer pudła, teczki i indywidualny numer dokumentu. Metoda ta ułatwia poruszanie się po magazynie.

Technika skanowania

Technika OCR (rozpoznawanie tekstu) służy zmniejszeniu objętości plików.

Opis procesu

1. przekazanie dokumentów do archiwizacji - decyzja

Kiedy pracownik biurowy stwierdza, że dany dokument można przekazać do archiwum (na podstawie wytycznych dotyczących przechowywania dokumentacji), zwraca się on do przełożonego o podjęcie decyzji o archiwizacji.

2. przekazanie dokumentów do archiwizacji - przygotowanie

Stempluje i wkłada dokumenty przeznaczone do archiwizacji do teczki, a ich listę daje do podpisania przełożonemu.

3. przekazanie dokumentów do archiwizacji

Pracownik biurowy zanosi dokumenty do archiwum. kierownik archiwum potwierdza przyjęcie dokumentów podpisem i stemplem archiwum na liście.

4. skanowanie

Pracownik archiwum #2 wyjmuje dokumenty z teczek, oddziela zszywki i spinacze oraz wkłada kartki do skanera przemysłowego. Korzystając z komputera osobistego zapisuje dokumenty sporządzane odręcznie jako skompresowane bitmapy, natomiast dokumenty drukowane poddaje procesowi rozpoznawania tekstu. Efektem pracy są zeskanowane dokumenty. Przekazuje je osobie odpowiedzialnej za indeksowanie - kierownik archiwum.

5. archiwizacja fizyczna

Pracownik magazynu przyjmuje zeskanowane dokumenty od pracownika archiwum i w uzgodnieniu z nim nadaje każdemu dokumentowi "ścieżki dostępu" pudło/teczka/dokument. Korzysta z kartonowych pudeł dostarczanych przez pracownika zaopatrzenia oraz pudeł zwolnionych po zniszczeniu dokumentów. Następnie układa pudła na półkach. Efektem jego pracy są skatalogowane dokumenty papierowe, które są składane w magazynie według kategorii priorytetu dostępu i czasu powstania.

6. indeksowanie

kierownik archiwum na podstawie wytycznych i wymagań ustawowych pracownik nadaje datę usunięcia dokumentu oraz wiąże dokument elektroniczny z przechowywanym w magazynie załączając fizyczną ścieżkę dostępu do dokumentu. Baza danych znajduje się na serwerze wyposażonym w pamięć masową złożoną - nadmiarową macierz dysków.

7. kontrola przydatności dokumentu

Pracownik magazynu #3 na podstawie automatycznie generowanej listy wyświetlonej na ekranie rejestratora przenośnego odszukuje dokumenty wyznaczone do zniszczenia od czasu ostatniego niszczenia dokumentów. Efektem pracy są oddzielone dokumenty przeznaczone do zniszczenia.

8. komisyjne niszczenie dokumentów

W ustalonych okresach czasu zbędne dokumenty są niszczone. Dyrektor oddziału powołuje komisję złożoną z pracowników biurowych. Komisja porównuje listę dokumentów przeznaczonych do zniszczenia ze stanem faktycznym i potwierdza zgodność. Kierownik archiwum ani żaden inny pracownik archiwum nie wchodzi w jej skład. Lista dokumentów przeznaczonych do zniszczenia jest generowana automatycznie na podstawie bazy danych, dokumenty w pudłach są gromadzone przez pracownika magazynu. Zniszczenia dokonuje się za pomocą niszczarki. Następnie jeden z pracowników archiwum zawozi powstałe odpady do recyklingu/ kompostowania/ spalenia.

9. przekazanie dokumentów do archiwum państwowego - decyzja

Lista dokumentów do przekazania archiwum państwowemu generowana automatycznie na podstawie bazy danych (np. dokumentacja osobowa i płacowa). Pracownik magazynu #3 na podstawie listy odszukuje w magazynie dokumenty wyznaczone do przekazania, lista jest drukowana i załączana do decyzji o przekazaniu dokumentów do archiwum państwowego. Pracownik archiwum #1 porównuje listę ze stanem faktycznym i potwierdza podpisem. Załącza również elektroniczne kopie wyeksportowane z bazy danych na nośniku optycznym. Dokumenty są pakowane i zapieczętowane.

10. przekazanie dokumentów do archiwum państwowego

Kurier zawozi dokumenty do siedziby archiwum państwowego, gdzie lista jest porównywana ze stanem faktycznym. W razie nieścisłości osobą odpowiedzialną jest pracownik archiwum #1 (kierownik). Po przejęciu dokumentów przez archiwum państwowe są one usuwane z bazy danych.

Wyjścia (dane wyjściowe)

Efektami procesu archiwizacji są:

• Uporządkowane dokumenty w magazynie
• Komputerowa baza danych z zeskanowanymi kopiami elektronicznymi dokumentów
• Zbiór ważnych dokumentów (np. danych pracowniczych) w zbiorach archiwum państwowego

Odpowiedzialność i uprawnienia

pracownik		upoważniony do	odpowiedzialny za
dyrektor	1	podjęcie decyzji o przekazaniu	zgodność treści dokumentów
pracownik biurowy	2	sporządzenie listy	zgodność listy ze stanem rzeczywistym
kierownik archiwum	3	przyjęcie dokumentów	zgodność listy ze stanem rzeczywistym
pracownik archiwum	4	dostęp do bazy danych	zgodność kopii elektronicznej z oryginałem
kierownik archiwum	4	odbiór dokumentów od pracownika archiwum	zgodność listy ze stanem rzeczywistym
pracownik magazynu	5	dostęp do bazy danych (tylko odczyt)	nadanie właściwej ścieżki
kierownik archiwum	6	spójność bazy danych	prawidłowe indeksowanie, spójność bazy danych
pracownik magazynu	7	dostęp do magazynu, dostęp do bazy danych (tylko odczyt), przenoszenie dokumentów	odszukanie właściwych dokumentów przeznaczonych do zniszczenia
członkowie komisji	8	kontrola dok. przeznaczonych do zniszczenia	zgodność listy dokumentów przeznaczonych do zniszczenia ze stanem rzeczywistym
kierownik archiwum	8	niszczenie dokumentów	przestrzeganie terminów
pracownik magazynu	9	dostęp do bazy danych (tylko odczyt)	odszukanie właściwych dokumentów do przekazania
kierownik archiwum	10	usunięcia przekazanych dokumentów z bazy danych	zgodność listy przekazywanych dokumentów ze stanem faktycznym

Diagram procesu

Zadania \Uczestnicy	Kierownik archiwum	Pracownik archiwum	Pracownik magazynu	Pracownik biurowy	Dyrektor	Komisja	Kurier
1				W
2				W	Z
3	Z			W
4	K	W
5	Ng		W
6	W
7			W
8			W		In	K
9	Z		W
10	K						W

W- wykonawca I - udzielenie informacji wykonawcy In - inicjacja O - opinia Oo - opinia obowiązująca z uzasadnieniem Wyt - wytyczne

K - kontrola N- nadzór bezpośredni No - nadzór ogólny Ng - nadzór ogólny z koordynacją grupową Z - zatwierdzenie

Autor: Adam Soński, Marek Suma