Korespondencja handlowa

Korespondencja handlowa - to wszelkiego rodzaju pisma, jakie wymieniane są pomiędzy podmiotami gospodarczymi, z których jeden jest dostawcą, a drugi - odbiorcą. Korespondencja obejmuje głównie transakcje kupna-sprzedaży, polegające na przeniesieniu przez dostawcę praw własności do rozporządzania towarem na odbiorcę. Natomiast odbiorca jest zobowiązany do uiszczenia zapłaty swojemu dostawcy za ten towar. Warunki transakcji ustalane są za pomocą korespondencji handlowej.

TL;DR

Korespondencja handlowa to pisma wymieniane między dostawcą a odbiorcą w celu ustalenia warunków transakcji. Składa się z czterech faz: propozycji kupna-sprzedaży, zamówienia, dostawy towaru i weryfikacji dostawy. Propozycja kupna-sprzedaży może zawierać pismo informacyjne, zapytanie o ofertę, ofertę lub list intencyjny. Zamówienie jest pismem wiążącym i zawiera szczegóły dotyczące towarów i warunków płatności. Dostawa towaru obejmuje zawiadomienie o odbiorze, fakturę VAT i notę korygującą. Weryfikacja dostawy może wymagać reklamacji i odpowiedzi na reklamację.

Fazy korespondencji handlowej

Korespondencja handlowa w pełnej wersji obejmuje cztery następujące fazy:

1. propozycję kupna-sprzedaży,
2. zamówienie,
3. dostawę towaru,
4. weryfikację dostawy.

Nie każda z powyższych faz jest obligatoryjna. Tylko faza nr 3 jest obowiązkowa, ponieważ bez niej nie zaistnieje transakcja kupna-sprzedaży. Fazy numer 1 i 2 są w niektórych przypadkach pomijane. Faza numer 4 występują wtedy, gdy w dostarczonym towarze są wady jakościowe (np. wady produkcyjne) bądź ilościowe (zła liczba dostarczonego towaru). Skutkiem wystąpienia wad w dostawie jest złożenie przez odbiorcę reklamacji i odpowiedź dostawcy na reklamację.

Faza nr 1 - propozycja kupna-sprzedaży

Faza ta występuje pomiędzy potencjalnym dostawcą a jego potencjalnym klientem (odbiorcą). W fazie tej przygotowywane są następujące dokumenty:

• Pismo informacyjne - nadawcą tego dokumentu jest potencjalny dostawca, a adresatem jest potencjalny odbiorca. Pismo informacyjne nie jest dokumentem o charakterze wiążącym. Pismo może być sporządzane dla jednego bądź kilku klientów. Zazwyczaj jest sporządzane na blankietach korespondencyjnych, ponieważ wtedy jest bardzo przekonywujące i wiarygodne. Sprzedawca opisuje w nim towary/usługi jakie chce sprzedać.
• Zapytanie o ofertę - nadawcą tego dokumentu jest potencjalny odbiorca, a adresatem jest potencjalny dostawca. Pismo to nie jest dokumentem o charakterze wiążącym. Odbiorca wysyłanie zapytanie o ofertę w celu zorientowania się w asortymencie towarów/usług u poszczególnych dostawców. Bardzo często dokument ten przygotowywany jest na blankietach korespondencyjnych.
• Oferta - nadawcą tego dokumentu jest potencjalny dostawca lub odbiorca, a adresatem jest potencjalny odbiorca lub dostawca. W zależności od tego kto jest nadawcą a kto adresatem pisma, oferta przyjmuje dwa rodzaje:
  • oferta sprzedaży - nadawcą jest dostawca, adresatem - odbiorca,
  • oferta kupna - nadawcą jest odbiorca, adresatem - dostawca.

Oferta jest najczęściej odpowiedzą na zapytanie o ofertę i jest dokumentem o charakterze wiążącym.

• List intencyjny - jego celem jest poinformowanie drugiej strony w transakcji kupna-sprzedaży o naszej chęci oraz gotowości do podjęcia negocjacji handlowych. Nadawca zawiera w dokumencie własne intencje, a więc informacje dotyczące zainteresowania zakupem albo nawiązaniem współpracy. Pismo to nie jest dokumentem o charakterze wiążącym

Faza nr 2 - zamówienie

Po uzgodnieniu warunków i przedmiotu transakcji kupna-sprzedaży, odbiorca składa zamówienie. Jest to zobowiązanie odbiorcy do zakupu wymienionych towarów/usług na podanych warunkach. Zamówienie jest pismem wiążącym. Dokument ten powinien zawierać:

• • szczegółowe informacje dotyczące towarów/usług (nazwa, jednostki miar, ilość, cena),
  • sumę do zapłaty w formie liczbowej i słownej,
  • warunki dostawy i płatności.

Faza nr 3 - dostawa towaru

W fazie tej występują m.in. następujące dokumenty:

• Zawiadomienie o odbiorze towaru - jest to dokument informujący odbiorcę o rodzaju towaru/usługi do odebrania oraz miejscu, dacie i godzinie odbioru.
• Faktura VAT - jest to dokument zakupu. Wystawcą tego dokumentu jest dostawca, który jest podatnikiem VAT. Faktura wystawiana jest w min. dwóch egzemplarzach: oryginał i kopia.
• Faktura VAT korygująca - jest to dokument wystawiany przez sprzedawcę, w sytuacji popełnienia błędu przy wystawianiu faktury VAT lub gdy klient zwraca część lub całość towaru/usługi.
• Nota korygująca - wystawiona jest przez kupującego w sytuacji, gdy istnieje błąd w nazwie bądź adresie odbiorcy

Faza nr 4 - weryfikacja dostawy

W fazie tej występują następujące dokumenty:

• Reklamacja - wystawcą tego dokumentu jest kupujący, gdy występują niezgodności polegające na brakach jakościowych albo ilościowych. Reklamacja powinna się składać z trzech elementów:
  • zgłoszenie uwag i zastrzeżeń,
  • zgłoszenie żądań,
  • uzasadnienie.
• Odpowiedź na reklamację - wystawcą tego pisma jest dostawca. Jest to jego stanowisko (pozytywne - reklamacja uznana, negatywne - reklamacja odrzucona) dotyczące złożonej przez klienta reklamacji

Korespondencja handlowa — artykuły polecane

Al-istisna — Akredytywa — Murabaha — Transakcja kompensacyjna — Salam — Inkaso gotówkowe — Inkaso dokumentowe — Transakcja barterowa — Faktura VAT

Bibliografia

• Kempa E. (2015), Logistyczna obsługa klienta na przykładzie działalności sklepu internetowego, Logistyka-nauka, nr 3
• Kowalska M. (2015), Analiza potencjału rynkowego specjalistycznych usług językowych, Instytut Handlu Zagranicznego
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
• Witek E. (2011), Technika biurowa, pracownia ekonomiczna, Wydawnictwo eMPI2, Poznań
• Ziętala G. (2004), Kilka uwag o zasadach sporządzania korespondencji urzędowej w języku rosyjskim, Języki obce w szkole, nr 5

Autor: Katarzyna Wojnar