Styl komunikacji w zespole

Styl komunikacji w zespole - zbiór cech ludzi, które wiążą się z charakterem, osobowością i potrzebami członków zespołu i pozytywnie wpływają na działanie zespołu projektowego a także na interakcje między współpracownikami.

Zespół projektowy składa się z ludzi o odmiennych, specyficznych cechach charakteru, osobowości i potrzebach. Poznanie członków zespołu i stylów komunikacyjnych jakimi się posługują, poprawia skuteczność działania całego zespołu.

TL;DR

Styl komunikacji w zespole ma duże znaczenie dla efektywności działania i interakcji między członkami zespołu. Możemy wyróżnić cztery podstawowe style komunikacji: agresywny, asertywny, pasywny i pasywnie agresywny. Najbardziej efektywnym stylem jest asertywność, która pozwala wyrazić swoje potrzeby bez naruszania praw innych. Metoda okna Johari wskazuje cztery typy osobowości i style komunikacji: otwarty, zamknięty, ukryty i ślepy. Skuteczna komunikacja wymaga zrozumiałych przekazów, opanowania emocji, wzajemnego zaufania i efektywnego wykorzystania spotkań. Ważne jest także umiejętność kompromisu i budowanie dobrej atmosfery. Komunikację można podzielić na zewnętrzną i wewnętrzną, a także na werbalną i niewerbalną.

Podstawowe style komunikacji

Możemy wyróżnić cztery podstawowe style komunikacji: agresywny, asertywny, pasywny oraz pasywnie agresywny.

Agresywny - osoba agresywna wyraża to, co chce, a także to, jakie są jej potrzeby. Przeważnie jednak robi to za pomocą agresywnych czynów, często podnosi głos, przeklina i krytykuje inne osoby. Zdarza się, że agresywni ludzie zachowują się tak, ponieważ mają niskie poczucie swojej wartości. Kiedy zachowujemy się agresywnie? Kiedy nie liczymy się ze zdaniem innych, uważamy nasze potrzeby za najważniejsze i nie respektujemy potrzeb drugich osób. Przez to świadomie lub nieświadomie robimy krzywdę innym. Zachowanie agresywne może także wynikać z osobowości lub nabytych nawyków. Osoba agresywna często przechodzi do ataku, gdy brak jej argumentów. Przechodzi wtedy do ataku.

Asertywny - jest to najlepszy styl komunikacji. Osoba asertywna potrafi świetnie wyrazić swoje zdanie, tym samym nie urażając innych osób, ale też postępuje zgodnie z własnymi uczuciami. Ludzie asertywni sprawiają wrażenie zrelaksowanych, stanowczych oraz komunikują uczciwość i otwartość.

Pasywny - osoby pasywne często nie mają własnego zdania i ulegają innym. Mówią one często głosem cichym, rzadko podnoszą głos. Sprawiają wrażenie słabych i niepewnych. Łatwo nimi manipulować. Kiedy zachowujemy się pasywnie? Wtedy, gdy boimy się konfrontacji, kiedy odczuwamy lęk przed dezaprobatą innych osób, a także gdy wmówiono nam, że "dobre wychowanie" to uleganie innym. Nie potrafimy wyrażać swoich uczuć, przez to tracimy niezależność i tłumimy swoje potrzeby.

Pasywnie agresywny - osoby o tym stylu łatwo pomylić z osobami pasywnymi, ponieważ sprawiają wrażenie cichych i uległych, a tym samym manipulują innymi, by osiągać swoje cele. Nie widzą oni swoich problemów i często uważają, że wszystko jest w porządku.

Najbardziej efektywnym stylem komunikacji jest styl asertywny. Dzięki niemu nie zatracamy swojego "JA", nie ulegamy także presji otoczenia, jednocześnie będąc uczciwymi wobec innych. Mamy możliwość wyrażania swoich potrzeb w sposób bezpośredni i otwarty, a dodatkowo żadna ze stron nie traci swoich celów. Można to porównać do kategorii negocjacji win-win.

Kiedy powinniśmy zachowywać się asertywnie? Asertywne zachowanie zawsze będzie lepsze od agresywnego (które może urazić innych), czy też od pasywnego (gdzie możemy zapomnieć o własnych potrzebach). Istotne jest aby umieć odmawiać i wyrażać swoją opinię, przy tym nie ulegając i nie krytykując, a przy tym nie zapominając o szacunku do innych i do samego siebie. Asertywna osoba potrafi mówić "nie". Asertwyności powinniśmy używać do uczciwego, szczerego wyrażania własnych uczuć i poglądów, obrony własnych praw przy jednoczesnym respektowaniu praw innych oraz do korzystania z osobistych praw bez naruszania praw innych.

Style komunikacji wg J. Luft i H. Ingram - Metoda okna Johari

Metoda ta wyróżnia cztery typy osobowości: otwarty, ukryty, nieznany i ślepy. Nauka zarządzanie projektami, w oparciu o te cztery typy wyróżnia następujące style komunikacji:

• otwarty - członkowie zepołu łatwo ujawniają informacje o sobie i swojej pracy; aktywnie poszukują nowych wiadomości
• zamknięty - pracownicy niechętnie poszukują, ale też nie chcą ujawniać nowych informacji
• ukryty - uczestnicy rzadko ujawniają informacje które posiadają, a których nieustannie poszukują (są doskonałymi powiernikami tajemnic)
• ślepy - członkowie zespołu, od których można się wiele dowiedzieć, ale którzy sami nie poszukują informacji, gdyż wydaje im się, że je znają.

"Otwarci" i "ukryci" dążą do tego by zdobywać jak najwięcej i jak najbardziej szczegółowych informacji. Ma im to pomagać w podejmowaniu decyzji.

"Zamknięci" i "ślepi" nie zabiegają o informacje, ponieważ wystarczają im tylko te niezbędne, które są "podane na tacy".

"Otwarci" i "ślepi" swobodnie dzielą się wiedzą, dlatego mogą ujawniać i rozpowszechniać informacje, których nie powinni.

"Zamknięci" i "ukryci" nie posiadają potrzeby dzielenia się wiadomościami, nie satysfakcjonuje ich ujawnianie informacji.

Niektóre sytuacje i cechy uczestników procesu komunikacji mogą go osłabiać. Są to:

• cechy nadawcy: niespójność lub sprzeczność komunikatów, niechęć do komunikowania się i brak wiarygodności,
• cechy odbiorcy: brak nawyku słuchania i uprzedzenia,
• różnice w percepcji nadawcy i odbiorcy,
• czynniki otoczenia: szumy i przeciążenie.

Zasady skutecznej komunikacji

• formułowanie komunikatu w sposób zrozumiały dla odbiorców o różnych poglądach i doświadczeniach,
• opanowywanie reakcji emocjonalnych,
• minimalizowanie niezgodności między komunikatami werbalnymi i niewerbalnymi (gesty, ubiór i postawa zgodne z treścią słów),
• zwiększanie wzajemnego zaufania,
• efektywne wykorzystywanie spotkań członków projektu (integracja),
• stosowanie formy ustnej i pisemnej komunikacji.

Co wpływa na dobrą komunikację w zespole?

1. Umiejętność komunikacji - chodzi głównie o jasne i klarowne przekazywanie niezbędnych informacji (także krótkie i rzetelne), aktywne słuchanie, a także używanie czytelnego języka,
2. Otwartość na potrzeby innych - należy rozumieć potrzeby innych i mieć je na uwadze,
3. Odpowiedzialność za pracę własną i pracę zespołu,
4. Zdolność do kompromisu - nie chodzi tu o bycie uległym, ale umiejętność dochodzenia do kompromisu opłacalnego dla wszystkich,
5. Umiejętność budowania dobrej atmosfery - przede wszystkim należy pozbyć się negatywnych cech, takich jak: egocentryzm, alienacja, brak empatii, plotkowanie, nieumiejętność słuchania (takie cechy nie budują dobrej atmosfery).

Typy komunikacji

Typy komunikacji rozróżniać można na płaszczyźnie wielu czynników. Można rozpatrywać je np. ze względu na miejsce występowania. I tak, wyróżniamy dwa typy komunikacji: zewnętrzną i wewnętrzną. Komunikacja zewnętrzna prowadzona jest głównie na zewnątrz firmy. Można przyrównać ją do tworzenia "autoportretu" firmy, tak, żeby była jak najbardziej atrakcyjna dla innych przedsiębiorstw, czy też dla klientów. Ważny jest fakt, że z komunikacją mamy do czynienia wtedy, gdy dociera ona do odbiorców. Wynikiem takiej komunikacji staję się reputacja organizacji, która została w pewien sposób "zareklamowana". Komunikacja wewnętrzna obejmuje procesy przekazu informacji w firmie. Tutaj celem jest jak najdokładniejsze przekazanie istotnych informacji pracownikom, w taki sposób, aby były one dla nich jasne i klarowne.

Możemy także wyróżnić komunikację werbalną i niewerbalną.

Do werbalnej zaliczyć możemy:

• przemówienia
• rozmowy indywidualne oraz grupowe
• plotki

Z kolei wśród komunikacji niewerbalnej znaleźć możemy:

• notatki
• listy (także e-maile)
• telefaksy
• zawiadomienia
• inne metody przekazywania słów na piśmie

Komunikacja niewerbalna to także gesty, mimika twarzy, dotyk i kontakt fizyczny a także wygląd zewnętrzny.

Styl komunikacji w zespole — artykuły polecane

Bariery komunikacyjne — Warunki efektywnej komunikacji — Przeszkoda w komunikacji — Komunikatywność — Komunikowanie interpersonalne — Instruktor rekreacji — Mowa ciała — Komunikacja interpersonalna — Zasady komunikowania werbalnego

Bibliografia

• Klimiuk J. (2009), Rola kierownika projektu oraz zespołu projektowego w zarządzaniu projektami, Bezpieczeństwo i Technika Pożarnicza, nr 3
• Mingus N. (2017), Zarządzanie projektami, OnePress, Gliwice
• Muszyńska K. (2011), Organizacja komunikacji w zespole projektowym z wykorzystaniem oprogramowania wiki, Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management nr 56
• Ober J. (2013), Funkcja i rola efektywnej komunikacji w zarządzaniu, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, nr 65/1897
• Szczerba G. (2013), Menadżer doskonały. Komunikacja, Wydawnictwo Złote Myśli, Gliwice
• Trocki M. (2012), Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Ewelina Derfla, Weronika Frączek