Zmiana wg PRINCE2

Temat Zmiana wg PRINCE2 W metodyce PRINCE2 Zmiana jest jednym z tematów opisujących te obszary, które są związane z zarządzaniem projektami i zaleca się zajmować systematycznie i jednocześnie w trakcie całego przedsięwzięcia [PRINCE2, 2009 s. 6].

Zmiana wg PRINCE2 wiąże się z odpowiedzią na pytanie Jaki jest wpływ? , przedstawia również, jak reagować na zagadnienia i zmiany, które są nieodłącznymi elementami projektu. Są one nieuniknione ale istotne dla projektu, które koniecznie trzeba przeanalizować i nimi zarządzać. Zdarzenia te mogą być w formie zapytań o wprowadzenie zmian, problemów czy w formie odstępstw [PRINCE2, 2009 s. 97].

W metodyce PRINCE2 wyróżniamy 4 nieodłączne elementy, którymi są: pryncypia, tematy, procesy oraz dostosowanie się do środowiska. Są one integralnymi modułami podczas zarządzania projektem z wybranej metodologii. Omawiane zagadnienie znajduje się wśród 7 tematów PRINCE2, obok treści związanych z organizacją, uzasadnieniem biznesowym, planami, jakością, ryzykiem i postępem [M. Wirkus i in. 2014, s. 194].

W odniesieniu do zmian, które interesariusz chce wprowadzić do projektu musi wziąć pod uwagę działania jakimi są identyfikacja, ocena, zarządzanie możliwościami oraz ich zatwierdzenie przez osoby uprawnione do tego typu działań [P. Wyrozębski, 2011 s. 107].

TL;DR

Artykuł omawia temat zmiany w kontekście metodyki PRINCE2. Zmiana jest jednym z tematów, które są ważne podczas zarządzania projektem. Metodyka PRINCE2 proponuje 4 elementy związane z zarządzaniem zmianą: strategię zarządzania konfiguracją, zapisy obiektu konfiguracji, zestawienie statuty produktów, rejestr zagadnień. Artykuł opisuje również procedurę sterowania zagadnieniami i zmianami oraz obowiązki osób zaangażowanych w temat zmiany.

Podejście PRINCE2 do zmiany

Ustanowienie mechanizmów sterowania Mechanizmy te są określane i analizowane w procesie Inicjowania Projektu, a kolejno weryfikowane (jeśli jest taka potrzeba) w procesie Zarządzanie Końcem Etapu. Wyróżniamy następujące mechanizmy:

1. Strategia Zarządzania Konfiguracją - stosuje się ją do przedstawienia, w jaki sposób i kto odpowiada, kontroluje i chroni produkt projektu.
2. Zapisy Obiektu Konfiguracji - rolą zapisów jest udostępnienie sporządzonych informacji takich jak: status, historia czy wariant każdego przedmiotu związanego z konfiguracją oraz ważnych detalów skoligaconych pomiędzy nimi.
3. Zestawienie Statuty Produktów - jest raportem, który określa zbiór informacji o zmianach produktów, przygotowywane przez Wsparcie Projektu.
4. Rejestr zagadnień - jego przeznaczeniem jest ewidencjonowanie i zapisywanie komunikatów dotyczących wszystkich zagadnień, które są rozporządzane i regulowane formalnie.
5. Dziennik projektu - jego przeznaczony do zapisywania wszelkich obaw/problemów, które kierownik projektu może wykorzystywać na drodze nieformalnej. Dokument ten jest wykorzystywany jako terminarz projektu.
6. Rejestr o zagadnieniu - jest to ewidencja, która zawiera opis zagadnień, ocenę jego wpływu i instrukcję związane z wnioskiem w temacie wdrożenia do projektu zmian, obaw/problemów [PRINCE2 2009, s. 98-100]

Rodzaje zagadnień projektowych Zgodnie z omawianą metodyką wyróżnia się trzy rodzaje zagadnień projektowych:

• Wniosek o wprowadzenie zmiany - sugestia dotycząca zmiany do przeanalizowania jego oddziaływania na istotne obszary w projekcie.
• Odstępstwo - jest to forma zaplanowana, że jakaś konkretna cecha jakościowa, funkcjonalna czy określony wcześniej produkt nie będzie oddany do projektu, ale zostało to wcześniej przewidziane lub oznajmione, że na ustaloną wcześniej datę nie będzie to dostarczone.
• Problem bądź obawa - jest to zagadnienie, które osoba do tego uprawniona w projekcie musi przeanalizować i wyjaśnić [PRINCE2 2009, s. 98].

Procedura sterowania zagadnieniami i zmianami

Jest związana z pięcioma krokami, które opisują działania, jakie trzeba wprowadzić zgodnie z PRINCE2, podczas wystąpienia zmiany, odstępstwa i problemu/obawy.

1. Zarejestruj: na tym etapie określa się rodzaj zagadnienia, które zostało zgłoszone oraz czy jest zakwalifikowane do problemu formalnego czy też nie. Następnie zostaje zapisane w Rejestrze Zagadnień lub w Dzienniku Projektu
2. Analizuj: Kolejny krok to przeanalizowanie wpływu zagadnienia na cele i profil ryzyka projektu oraz Uzasadnienie Biznesowe. Uaktualniamy dokumentacje z tym związaną
3. Proponuj: Po przeanalizowaniu dostępnych informacji i interpretacji zagadnienia wybieramy opcje reakcji na występującą obawę/problem i przedstawiany następstwa z tym związane.
4. Zdecyduj: na tym etapie Kierownik Projektu musi zadecydować czy przekazuje wyżej (do Obsługi Zmian, Komitety Sterującego) czy sam poradzi sobie z rozwiązaniem zagadnienia. W sytuacji gdy KP nie posiada takich uprawnień jest zobowiązany do natychmiastowego poinformowania Komitetu Sterującego w formie przygotowanego Raporty Nadzwyczajnego
5. Wdrażaj: są podejmowane działania korygujące przez Kierownika Projektu lub zostaje zobowiązany przez Komitet Sterujący aby przygotował Plan Nadzwyczajny. Uaktualniamy Rejestr Zagadnień i Raport o Zagadnieniu [P. Wyrozębski, 2011 s. 108-109].

Obowiązki dotyczące tematu Zmiana:

• Komitet Sterujący - służy pomocą i doradztwem Kierownikowi Projektu, czuwa nad prowadzeniem ciągłości biznesowej, osiąganych korzyściach oraz jedności w rozwiązywaniu zmian
• Wsparcie Projektu - udziela pomocy Kierownikowi Projektu w prowadzeniu Rejestru Zagadnień, nadzoruje zarządzaniem konfiguracją
• Kierownik Projektu - wykonuje działania korygujące, wraz z Wsparciem zakładu, obowiązuje go sporządzenie Rejestru Zagadnień oraz wykonuje obowiązujące procedury
• Kierownik Zespołu - wprowadza działania o charakterze korygującym
• Nadzór Projektu - daje wskazówki w kwestii zagrożeń i zmian
• Główny Użytkownik - odpowiada na zapytania dotyczące wytycznych skierowanych od Kierownika Projektu, jest decydentem w temacie zagadnień, które zostały skierowane na wyższy szczebel, skupiając uwagę na ochronie zaplanowanych korzyści
• Główny Dostawca - odpowiada na zapytania dotyczące wytycznych skierowanych od Kierownika Projekty, jest decydentem w temacie zagadnień, które zostały skierowane na wyższy szczebel, skupiając uwagę na utrzymaniu ciągłości całego rozwiązania [PRINCE2 2009, s. 104].

Zmiana wg PRINCE2 — artykuły polecane

Plan komunikacji w projekcie — Ryzyko wg PRINCE2 — Karta projektu — Rejestr czynników ryzyka — Procesy w projekcie — Zarządzanie zakresem wg PMBOK — Plan reakcji na ryzyko — Inicjowanie Projektu — Rejestr interesariuszy

Bibliografia

• Kaczorowka A. (2013), Ocena pojedynczych projektów oraz realizowanych w środowisku wieloprojektowym, Uniwersytet Łódzki, Łódź
• Łabuda W. (2010), Wybrane aspekty planowania w metodyce PRINCE2, Zeszyty Naukowe Warszawskiej Wyższej Szkoły Informatyki, nr 4
• TSO (2014), PRINCE2 - Skuteczne zarządzanie projektami, The Stationery Office, Londyn
• Wirkus M., Roszkowski H., Dostatni E., Gierulski W. (2014), Zarządzanie projektem, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wodecka-Hyjek A. (2010), Metodyka PRINCE2 w zarządzaniu realizacją projektów, Acta Universitatis Lodziensis Folia Oeconomica, nr 234
• Wyrozębski P. (2011), Metodyki zarządzania projektami, Bizarre, Warszawa

Autor: Sylwia Pikul