Analiza procesów

Analiza procesów jest to wyspecjalizowana metoda w szerszym kontekście zarządzania procesami biznesowymi, pozwalająca przeanalizować, czy obecne procesy spełniają swoje cele. Korzystanie z analizy procesów biznesowych pomaga zidentyfikować szkodliwe elementy operacji i określić, jak pokonać przeszkody.

Analiza procesów to analiza różnych operacji biznesowych podzielonych na procesy lub serie powiązanych zadań, w których obserwacja koncentruje się na konkretnych sposobach, które zachodzą w całym cyklu życia od początku do końca. Ponieważ proces biznesowy składa się z serii powiązanych zadań lub zdarzeń o określonym celu końcowym, analiza procesów biznesowych wykorzystuje różne narzędzia i metodologie, aby spojrzeć na te procesy na różne sposoby, a także monitorować wydajność, produktywność i więcej Podejście procesowe w zarządzaniu (Romanowska M., Warszawa s. 89).

TL;DR

Analiza procesów biznesowych jest metoda, która pozwala ocenić, czy obecne procesy spełniają swoje cele. Jest wykorzystywana w różnych obszarach, takich jak organizacja pracy, ustalanie ról i obowiązków, czy identyfikacja możliwości doskonalenia. Analiza procesu jest kluczowym elementem doskonalenia procesów, a jej etapy obejmują identyfikację procesu, zebranie informacji, analizę obecnego stanu i opracowanie planu przyszłego procesu. W analizie procesów wykorzystuje się różne techniki, takie jak analiza luk, analiza wartości dodanej czy obserwacja. Prowadzenie analizy procesów wymaga wsparcia dyrekcji, systemu przetwarzania informacji i dyplomatycznego podejścia do współpracowników.

Wykorzystywanie analizy procesów

Analiza procesów znajduje coraz szersze zastosowanie w różnego typu organizacjach, zarówno w przedsiębiorstwach, jak i w jednostkach administracji publicznej. Najczęściej wykorzystywana jest w następujących obszarach:

• w orientowaniu nowych pracowników
• w organizacji pracy
• w ustalaniu ról i obowiązków
• w identyfikacji możliwości doskonalenia procesu/systemu
• w ustalaniu mierników osiągnięć
• w szczegółowym planowaniu i doskonaleniu obciążeń stanowisk, wielkości partii itp.

Analiza procesów przedstawiana jest czasem jako analiza procesów biznesowych. Pod tym określeniem kryją się działania firmy, które decydują o wynikach jej działalności i wpływają na kształtowanie takich charakterystycznych parametrów, jak czas realizacji przedsięwzięć i koszty.

Analiza drogą do doskonalenia procesów

Aby przedsiębiorstwo mogło działać w sposób skuteczny i efektywny, niezbędna jest systematyczna analiza, ocena procesów oraz bazująca na dokonanej analizie i ocenie usprawnienia, które powodują, że proces jest realizowany coraz lepiej Podejście procesowe w zarządzaniu (Romanowska M., Warszawa s. 89).

Doskonalenie procesu ma swój bezpośredni wyraz w stawianiu dla niego coraz wyższych i ambitniejszych celów. Określenie tych celów powinno wynikać z permanentnie prowadzonej analizy procesów, co zresztą w systemie zarządzania jest obowiązkiem właścicieli procesów. Analiza procesu to przede wszystkim:

• Ocena skuteczności przepływu informacji w procesie, realizacji uprawnień i odpowiedzialności, ocena skuteczności spełniania wymagań i oczekiwań klientów procesu (wewnętrznych i zewnętrznych) oraz ocena skuteczności i efektywności realizacji przyjętego dla procesu celu.
• Ocena efektywności wykorzystania środków i zasobów, ocena kosztów przebiegu procesu, w tym kosztów jakości, ocena czasu realizacji i przepływów.
• Ocena zdolności przystosowania się do zmian w otoczeniu procesu.

Etapy analizy procesów biznesowych

Analiza procesu biznesowego przebiega według 4-etapowego planu: Zidentyfikuj proces Pierwszym krokiem jest wybór "obecnego stanu", który ma zostać poddany analizie, oraz identyfikacja interesariuszy, którzy się nim zajmują. Należy się upewnić, że ma się jasny punkt początkowy i końcowy dla tego procesu. Zbierz informacje o procesie Następnie należy zebrać jak najwięcej informacji o procesie, aby zrozumieć problemy, przed którymi stoimy, cele, zakres poprawy i inne cele analizy. Analizuj proces As-Is Należy wdrożyć plan analizy procesów biznesowych. Przejść na sam dół zidentyfikowanego procesu, zdefiniować proces w schematach blokowych i innych diagramach i zmierzyć jego efektywność. Opracuj Plan To-Be Na koniec należy skorzystać z analizy, aby sformułować zalecenia, jak powinien wyglądać "przyszły" proces. Wskazać wymagania, zasugerować zasoby i zmiany, zdefiniować oś czasu itp.

Techniki stosowane w analizie procesów

Oto kilka popularnych technik używanych w analizie procesów biznesowych.

• Analiza luk (Jakich informacji brakuje w procesie)
• Analiza wartości dodanej (Sprawdza, czy każde działanie w procesie zwiększa wartość procesu lub organizacji)
• Analiza przyczyny głównej (Znajduje podstawowe przyczyny problemu i pokazuje co można zrobić, aby to naprawić)
• Obserwacja (Sprawdza czy proces działa zgodnie z przeznaczeniem, czy nie)
• Badanie doświadczenia (Polega na rozmowie z doświadczonym personelem w organizacji, aby zobaczyć jakie dane wejściowe mają)

Wymagania prowadzenia analizy procesów

Aby z powodzeniem prowadzić analizy procesów, należy przestrzegać następujących warunków:

• W celu nawiązania współpracy przez różne działy przedsiębiorstwa trzeba mieć poparcie dyrekcji.
• Należy mieć system porządkowania i przetwarzania informacji, ponieważ bardzo szybko okazuje się potrzebny.
• Aby skłonić współpracowników do szczerego wyrażania ich opinii, należy działać bardzo dyplomatycznie Zarządzanie organizacją turystyczną (Kowalczyk J. Warszawa 2009, s. 40-43).

Analiza procesów — artykuły polecane

Six sigma — Modelowanie procesów — Cykl Deminga — DMAIC — Controlling strategiczny — William Conway — Hoshin kanri — System zarządzania jakością — Wdrażanie systemu zarządzania projektami

Bibliografia

• Kowalczyk J. (2013), Zarządzanie organizacją turystyczną, CeDeWu, Warszawa
• Langley A. (2007), Process thinking in strategic organization. Strategic Organization
• Miller P. (2011), Systemowe zarządzanie jakością: koncepcja systemu, ocena systemu, wspomaganie decyzji, Difin, Warszawa
• Palepu K. G., Healy P. M. (2007), Business Analysis and Valuation, Cengage Learning EMEA
• Romanowska M., Trocki M. (2004), Podejście procesowe w zarządzaniu, Szkoła Głowna Handlowa, Warszawa
• Skrzypek E. (2010), Zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie. Identyfikowanie, pomiar, usprawnianie, Wolters Kluwer, Warszawa

Autor: Monika Tarapacka