Dowód księgowy

Dowody księgowe to dokumenty stanowiące podstawę księgowania, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające - zgodnie z ustawą o rachunkowości - niezbędną treść.

Dokument jest pojęciem znacznie szerszym, obejmuje zarówno dokumenty podlegające księgowaniu (czyli dowody księgowe), jak i dokumenty niepodlegające ewidencji.

Dokumenty odzwierciedlają zdarzenia gospodarcze, natomiast dowody księgowe operacje gospodarcze [A. Dziuba-Burczyk, 2003, s. 61]

TL;DR

Dowody księgowe to dokumenty potwierdzające operacje gospodarcze i zawierające niezbędne informacje. Muszą być kompleksowe, sprawdzone i zabezpieczone. Klasyfikowane są według różnych kryteriów, a terminy przechowywania dokumentacji są zależne od rodzaju dokumentu.

Zawartość dowodów księgowych

Dowód księgowy powinien zawierać, co najmniej [[[Ustawa]] o rachunkowości, art 21]:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub, od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dokumenty powinny być zweryfikowane pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz dekretacją do jakiego programu, konta księgowego dany wydatek jest przypisany, zatwierdzony do zapłaty. Na dokument należy również nanieść numer księgowy, jakim jest on oznaczony w księgach. W praktyce, w celu dekretacji dokumentów księgowi często posługują się specjalnymi pieczątkami.

Dowód księgowy wystawiony w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie na walutę polska, według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej [Ustawa o rachunkowości, art. 21]

Cechy dokumentów księgowych

Dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest [K. winiarska, 2001, s. 29-30]:

• rzetelny, tj. odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej,
• kompletny zawierający cechy określone w art. 21 Ustawy o rachunkowości,
• sprawdzony pod względem:
  • merytorycznym - w celu sprawdzenia, czy przedstawiona w dokumencie księgowym operacja jest zgodna z rzeczywistością, czy treść słowna i dane liczbowe identyfikują dokładnie istotę transakcji lub rozliczenia,
  • formalnoprawnym - sprawdzenie, czy dokument odpowiada stawianym mu wymogom, co do formy (czy zawiera kompletne dane, jest właściwie sporządzony, na odpowiednim formularzu, wystawiony przez uprawnioną osobę, jest czytelny i staranny, opatrzony datą, numeracją, zawiera podpisy osób upoważnionych do zawierania dowodów księgowych, nie wykazuje śladów poprawek, zawiera właściwe pieczęcie itp.),
  • rachunkowym - w celu sprawdzenia, czy dokumentnie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniach,
• pozbawiony niedopuszczalnych poprawek,
• opatrzony w oznaczenia identyfikujące go z zapisami w księdze rachunkowej,
• sprawdzony w języku polskim lub obcym, a dane w walucie obcej przeliczone są na walutę polską.

Klasyfikacja dowodów księgowych==Dokumenty księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej noszą nazwę ustawową dowodów źródłowych i mogą być klasyfikowane według różnych kryteriów [A. Dziuba-Burczyk, 2003, s. 63-65]===Według jednostek wystawiających dowody księgowe=

• dowody własne - wystawione przez komórki organizacyjne jednostki gospodarczej, np. karty imienne przychodów pracowników przez sekcję wynagrodzeń, dokumenty "Kasa Przyjmie" wystawione przez kasjera,
  • wewnętrzne własne, - czyli dowody własne wystawione dla innych komórek w ramach danego podmiotu sporządzone na potrzeby jednostki gospodarczej, np. wydanie materiałów do produkcji, karta pracy pracownika,
  • zewnętrzne własne, - czyli dowody własne przedsiębiorstwa przeznaczone dla jednostek obcych, np. dla kontrahentów, faktury sprzedaży VAT,
• dowody zewnętrzne obce - wystawione przez obce jednostki organizacyjne (banki, dostawców, inwestorów, sądy, organa administracji państwowej, samorządowej) i przekazane jednostce gospodarczej do ewidencji, np. faktury zakupu, wyciągi bankowe itp.

Według podstaw sporządzenia

• dowody - źródłowe (pierwotne), które po raz pierwszy rejestrują określone operacje gospodarcze,
• dowody zbiorcze - to dowody wtórne wystawione na podstawie dokumentów źródłowych. Służą do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w nich pojedynczo wyszczególnione,
• dowody korygujące poprzednie zapisy - polecenie księgowania storna czerwonego, bądź czarnego w przypadku błędnego zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, czy też wystawienie faktury korygującej VAT,
• dowody zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego źródłowego dowodu księgowego
• dowody rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy w księgach, ale uwzględniające inne kryteria klasyfikacyjne.

Zasady i terminy przechowywania dowodów księgowych

Dokumenty należy przechowywać zachowując porządek chronologiczny. Dodatkowo należy pokonać podziału na miesiące. Dokumentacja księgowa powinnam być odpowiednio zabezpieczona i tak przechowywana, aby osoby nieupoważnione nie miały do niej dostępu.

Terminy przechowywania dokumentacji są następujące

• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
• księgi rachunkowe - 5 lat,
• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
• dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
• dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
• dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
• pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

Podane powyżej okresy wylicza się począwszy od roku następujące po roku obrotowym, z którego dane dokumenty pochodzą.

Dowód księgowy — artykuły polecane

Nota księgowa — Prowadzenie ksiąg rachunkowych — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Obieg dokumentów księgowych — Wyciąg bankowy — Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych — Polecenie księgowania — Archiwizacja dokumentów księgowych — Dekret księgowy

Bibliografia

• Dziuba-Burczyk A. (2003), Podstawy rachunkowości w świetle międzynarodowych standardów, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne, Kraków
• Gierusz B. (2018), Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, ODDK, Gdańsk
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591
• Winiarska K. (red.) (2003), Podstawy rachunkowości, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa
• Zeszyty metodyczne Rachunkowości, (2013), nr 5 (341)

Autor: Agnieszka Gancarczyk, Sabina Blok

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.