Kodyfikacja wiedzy

Kodyfikacja wiedzy jest jedną z dwóch odmiennych strategii zarządzania wiedzą - kodyfikacji i personalizacji. Proces kodyfikacji wiedzy opiera się na wiedzy jawnej (gromadzenie i jej rozpowszechnianie), która została opracowana na podstawie doświadczeń i spostrzeżeń pracowników firmy, wynikających z realizacji projektów. Zawarty jest w nim ujednolicony zbiór najważniejszych informacji niezbędnych do funkcjonowania organizacji, dostępny w każdej chwili dla wszystkich upoważnionych osób. Kodyfikacja wiedzy ma w swojej istocie ułatwić dostęp do zasobów wiedzy w firmie tak, aby najważniejsze informacje były możliwe do odtworzenia chociażby na wypadek odejścia decydujących pracowników. Informacje te powinny być w taki sposób sformułowane, aby były łatwe do zrozumienia i przyswojenia, a także były dostępne w miejscu łatwym, do odnalezienia (A.Błaszczuk, J. J.Brdulak, M. Guzik, A. Pawluczuk 2004, s. 25)

Przedsiębiorstwa, które korzystają ze skodyfikowanej wiedzy zatrudniają na swoich stanowiskach absolwentów, którzy ukończyli szkoły wyższe z najlepszymi wynikami. Ponad to, dla pracowników organizowane są poszerzające wiedzę szkolenia grupowe, zarówno stacjonarnie, jak i z wykorzystaniem szkolenia na odległość, a także e-learningi. Dodatkowo opracowany jest system nagradzania pracowników, który motywuje ich do aktywnego korzystania, umieszczania i aktualizowania wiedzy w systemie. (A.Błaszczuk, J. J.Brdulak, M. Guzik, A. Pawluczuk 2004, s. 23)

TL;DR

Kodyfikacja wiedzy to strategia zarządzania, która polega na gromadzeniu i udostępnianiu jawnej wiedzy w firmie. Przynosi wiele korzyści, takich jak unikanie powtarzalnych błędów, oszczędzanie czasu i kosztów komunikacji. Jednak nie wszystko można skodyfikować, a zaangażowanie pracowników w udokumentowanie wiedzy może być problematyczne. Ważne jest więc określenie celów i stosowanie odpowiednich zasad. Skuteczna kodyfikacja wiedzy jest wyzwaniem, ale może przynieść wiele korzyści dla organizacji.

Korzyści

Jeżeli firma korzysta ze strategii kodyfikacji wiedzy, unika w ten sposób powtarzalności błędów, jakie mogą powstawać podczas funkcjonowania organizacji. Pracownicy, którzy mają za zadanie rozwiązać dany problem mogą bez potrzeby porozumiewania się z innymi pracownikami sprawdzić, czy w systemie był już zgłaszany dany problem i jeśli tak, to jakie rozwiązanie jest temu dedykowane. Możliwość wielokrotnego wykorzystywania wiedzy i rozwiązań zawartych w zintegrowanym systemie pozwala na oszczędzanie czasu, który można w przyszłości wykorzystać na rozwiązywanie innych problemów w większej ilości, za czym idzie generowanie przychodów. Pracownicy zajmujący się danym problemem nie muszą indywidualnie konsultować się z twórcami rozwiązań, dzięki temu firma zaoszczędzi również na kosztach związanych z komunikacją. Strategia kodyfikacji przewiduje także spotkania pracowników z twórcami bazy wiedzy, podczas których mogą oni bezpośrednio wymieniać się informacjami oraz doświadczeniem. Jest to jeden ze sposobów szkolenia pracowników (Klincewicz K. 2008, s16-17)

Jednak jeśli chodzi o wiedzę, umiejętności i doświadczenie pracowników danej organizacji, to niestety nie wszystko można skodyfikować. Udokumentowanie niektórych przypadków jest nie raz zupełnie nie możliwe i mowa tu na przykład o intuicji i przeczuciach. W tym przypadku idealnie sprawdzi się przytoczenie słynnego zdania Michaela Polanyi (1966) cyt.: "Wiemy więcej, niż potrafimy powiedzieć". W takim przypadku warto jest się zastanowić, jak ważne dla organizacji jest udokumentowanie danej wiedzy i jak zmotywować pracowników, do najefektywniejszego przekazania takiej wiedzy do bazy. Należy również ustalić, na ile dostępna jest ta wiedza oraz z jakich źródeł należy skorzystać, jeżeli nie można jej skodyfikować.(Materska K. 2004, s. 6)

Słabe strony

Do słabych punktów kodyfikacji wiedzy należy utrata najistotniejszych wartości i cech, które je wyróżniają, a także trywializacja wiedzy do informacji i danych. W celu zapobiegania takiej degradacji autorzy Davenport oraz Prusak stworzyli cztery zasady, które warto przestrzegać w momencie, gdy organizacja korzysta z kodyfikacji:

• określenie celów, dla których kodyfikacja ma służyć.
• zidentyfikowanie obecnej wiedzy przez menedżerów w różnych formach, jaka jest w systemie.
• menedżerowie oceniają skodyfikowaną wiedzę pod względem jej przydatności oraz możliwości kodowania.
• konieczność jest zidentyfikowanie nośnika, na którym wiedza będzie kodyfikowana, a następnie rozpowszechniana upoważnionym pracownikom. Stosowanie takich zasad na pewno będzie miało swoje odzwierciedlenie w organizacji, która będzie chciała zminimalizować degradacje wiedzy do informacji, czy danych (Materska K. 2004, s. 6)

Inną wątpliwością, a zarazem słabym punktem kodyfikacji może być problem z zaangażowaniem pracownika, w udokumentowanie wiedzy jaką posiada. mimo że firma prowadzi specjalnie dedykowany system premiowy za aktualizowanie baz danych, to uzupełnianie jej jest bardzo czasochłonne i wynika z dobrej woli pracownika. Dlatego istotne jest, aby organizacja zadbała o przyjazny klimat, który sprowadzi się do zaakceptowania przez wszystkich ogólnopanujących zasad i celów organizacji. Takie działania sprawią, że każdy poczuje się współodpowiedzialny za tworzenie baz danych i będzie ona wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem (Klincewicz K. 2008, s. 14-15)

Podsumowanie

Skuteczna kodyfikacja wiedzy jest wielkim wyzwaniem dla przedsiębiorstw, które szukają możliwości utrwalenia ważnych informacji, które w przyszłości będą mogły być w skuteczny sposób wykorzystane przez pracowników do rozwiązywania napotkanych podczas pracy problemów i szybkiego ich rozwiązywania.

Kodyfikacja wiedzy — artykuły polecane

Informacja zwrotna — Koła jakości — Metody szkoleń — Marketing wewnętrzny — Telekonferencja — Teamware — Outplacement — Rekrutacja — Delegowanie uprawnień

Bibliografia

• Błaszczuk A., Brdulak J. J., Guzik M., Pawluczuk A., (2004) Zarządzanie wiedzą w polskich przedsiębiorstwach, Warszawa, s. 25
• Klincewicz K. (2008), Stategie kodyfikacji i personalizacji wiedzy, Wydawnictwa Akademickie i Profesjonalne Warszawa
• Materska K. (2004), Kodyfikacja wiedzy w organizacji
• Mikuła B. (2002), Zarządzanie wiedzą w organizacjach, Problemy Jakości, nr 1

Autor: Małgorzata Mendyk