Burza mózgów

Burza mózgów jest jedną z tzw. metod heurystycznych. Są to metody twórczego rozwią­zywania problemów. Charakteryzuje je wykorzystanie intuicji do rozwiązywania problemów oraz praca zespo­łowa. Metoda ta jest bardzo przydatna w szukaniu rozwiązań dla problemów powstających np. przy wdrażaniu systemu jakości.

Do zalet pracy zespołowej zaliczamy:

• większą efektywność grupy niż pojedynczo pracujących jednostek,
• sprzyjanie lepszemu wykrywaniu błędów w grupie,
• występowanie większej obiektywizacji wyników w grupie,
• sprzyjanie większej twórczości,
• większy stopień humanizacji pracy w grupie,
• nauka współpracy i współdziałania uczestników grupy.

Za twórcę burzy mózgów uznawany jest Alex Osborn, który bardzo wcześnie rozpoczął karierę menedżera i już w wieku 19 lat objął stanowisko wicedyrektora jednej z największych w świecie agencji reklamowych. Burzę mózgów opracował w połowie lat trzydziestych naszego stulecia. Uważał, że pomysły ludzi niezwiązanych z daną dziedziną, której dotyczy problem, stwarzają podwaliny niekonwencjonalnych rozwiązań.

TL;DR

Burza mózgów to metoda heurystyczna, która polega na generowaniu pomysłów w grupie w celu rozwiązania problemów. W burzy mózgów uczestniczą dwa zespoły: zespół pomysłowości i zespół oceniający. W trakcie sesji pomysłowości każdy uczestnik zgłasza swoje pomysły, które są zapisywane. Podczas burzy mózgów ważne jest unikanie krytyki i zgłaszanie jak największej liczby pomysłów. Po sesji pomysłowości następuje ocena zgłoszonych pomysłów. Metoda burzy mózgów może być wykorzystywana w różnych dziedzinach, w tym również w szkolnictwie.

Organizacja

W burzy mózgów uczestniczą dwa zespoły:

• Zespół pomysłowości.
• Zadaniowy zespół oceniający.

Zespól pomysłowości składa się z 9-15 osób, przy czym uważa się, że optymalną liczbą jest 12 osób. Zadaniem zespołu pomysłowości jest, jak sama nazwa wskazuje, opracowywanie pomysłów rozwiązań problemu. Zespo­łem tym kieruje przewodniczący, a wszelkie pomysły zapisuje sekretarz. Zespół powinien być heterogeniczny, w jego skład powinny wchodzić osoby różnej płci, różnego wieku, specjaliści i stanowisk. Niedopuszczal­ne jest, aby w jednym zespole znajdowały się osoby pozostające w zależnościach hierarchicznych, tj. przełożeni i podwładni. Sytuacja taka wyklucza bowiem przedstawianie wszystkich pomysłów w obawie przed krytyczną oceną kierownika. Członkowie zespołu powinni charakteryzować się ponadprzeciętną pomysłowością - nie chodzi o to, aby byli "supermanami" lecz chcieli i umieli znajdować pomysły. Część (nawet 1/3) z nich powinna być laikami w dziedzinie, której dotyczy problem. Takie osoby są bowiem źródłem nietypowych pomysłów.

Zadaniowy zespół oceniający powinien składać się z około 3 osób. Ich zadaniem jest ocena pomysłów wypra­cowanych przez zespół pomysłowości. Osoby te powinny być specjalistami - powinny się doskonale orientować w problemie. Ponadto członkowie tego zespołu powinni bardzo dobrze znać organizację, jej możliwości tech­niczne, finansowe i organizacyjne. Pomysły wykorzystywane dalej nie mogą być sprzeczne z możliwościami firmy, jak również jej celami i strategią. Członkowie zespołu oceniającego powinni charakteryzować się otwar­tością na nowe pomysły; umiejętnością odróżnienia pomysłów nowatorskich od tradycyjnych, możliwych do zastosowania od niemożliwych.

Zasady

Podstawowe zasady Burzy mózgów:

• Niczym nie skrępowana wyobraźnia.
• Podanie możliwie dużej liczby pomysłów.
• Brak krytyki.

Niczym nie skrępowana wyobraźnia powoduje, że zgłaszane są pomysły ekstrawaganckie, niestereotypowe, nowatorskie, a o takie właśnie chodzi w burzy mózgów. Im pomysł w większym stopniu spełnia te cechy tym lepiej. Nawet z nierealnego pomysłu można wyprowadzić całkiem przydatne rozwiązanie.

Ważna jest możliwie duża liczba pomysłów, gdyż wraz ze wzrostem ich ilości rośnie prawdopodobieństwo znalezienia tego najlepszego. Ulepszanie, rozwijanie oraz kombinowanie pomysłów. W trakcie burzy mózgów oprócz zgłaszania własnych pomysłów można też ulepszać inne pomysły, rozwijać dotychczasowe oraz kombi­nować celem uzyskania nowych, lepszych rozwiązań. Nie wolno ich natomiast krytykować.

Nie krytykować pomysłów. Najważniejszą zasadą burzy jest właśnie unikanie krytycznej oceny podczas opra­cowywania nowych pomysłów. Krytyka taka ma nastąpić w dalszym okresie, w czasie sesji oceniającej. Należy więc unikać zwrotów torpedujących, krytykujących pomysł i jego twórcę, podważających ich sens, a to dlatego, aby nie unikano propozycji śmiałych, podważających stereotypy. Jeśli takie zwroty się pojawiają, prowadzący burzę mózgów ma obowiązek zwrócić uwagę osobom ich urywającym.

Zwroty torpedujące

• Nigdy dotąd tak nie postępowaliśmy...
• Wszystko to tylko teoria...
• Zbyt tradycyjne...
• Zbyt nowoczesne...
• Mamy już tyle innych projektów...
• Co za fantasta to wymyślił...
• Technicznie nic do zrealizowania...
• W naszej branży nie da się tego zrobić...
• To przecież sprzeczne z przepisami...
• To tylko gadanie zza biurka...
• Sytuacja firmy na to nie pozwala...
• Myślałem, że wymyślisz coś nowego...
• Taki pomysł każdy mógł wymyślić...
• Nie wszystko da się od razu zrobić...
• Prezes tego nie przyjmie... itd., itp

Również sami autorzy pomysłów powinni unikać zwrotów autodestrukcyjnych - używa się ich w obawie przed torpedowaniem pomysłów, co do których sam autor uważa, że mogą być przez innych nie przyjęte. Używają ich najczęściej osoby, które nie są pewne swojego stanowiska w grupie lub nie lubią wykazywać nadmier­nej aktywności.

Zwroty autodestrukcyjne

• To być może nie nadaje się do zastosowania, ale...
• Ten sposób podejścia jest trochę śmieszny; ale...
• Nie wiem, czy znajdą się na to pieniądze, ale...
• To może zabrać dużo czasu, ale...
• Wy prawdopodobnie również macie pomysły w tym względzie, ale...
• Ta idea wydaje się nieużyteczna, ale...
• Wy z pewnością możecie to zrobić lepiej, ale...
• To może kosztować zbyt drogo, ale...
• Ja nie przemyślałem tego problemu do końca, ale...
• Ja nie zgłaszam nic genialnego, ale...
• Ta idea nie wzbudza we mnie entuzjazmu, ale...
• To nie jest być może bardzo interesujące, ale...
• Ja nie znam problemu w całej jego złożoności, ale...
• Pan Prezes zapewne się ze mną nie zgodzi, ale...
• Nie jestem ekspertem w tej dziedzinie, ale...

Etapy

Burza mózgów powinna przebiegać w trzech etapach:

• Przygotowanie do burzy mózgów.
• Sesja pomysłowości.
• Ocena pomysłów.

Przygotowanie do burzy mózgów. Pierwszym krokiem przygotowania jest tworzenie zespołów w oparciu o kry­teria, które podano wyżej. Osoby uczestniczące w zespołach powinny być przygotowane do uczestnictwa w burzy mózgów dlatego w przypadku osób, które po raz pierwszy uczestniczą w burzy mózgów należy przepro­wadzić szkolenie. Często jest również konieczny trening twórczości, zmierzający do nauczenia ludzi sposobów twórczego rozwiązywania problemów, przełamywania inercji myślowej. Bardzo ważne jest ośmielenie członków zespołów do publicznych wystąpień. Wielu ludzi ma problemy z publicznymi wystąpieniami efektem czego jest pasywne uczestnictwo w dyskusjach.

W etapie przygotowawczym należy określić czas i miejsce sesji. Na podstawie badań stwierdzono, że najlepsze efekty przynoszą sesję przeprowadzane między godziną 10 a 13, aczkolwiek w przypadku osób młodych lepsze są godziny wieczorne. Odpowiednio wcześniej należy powiadomić uczestników burzy mózgów o miejscu i cza­sie jej trwania (najlepiej przynajmniej na dwa dni przed spotkaniem).

Kolejną istotną sprawą jest powiadomienie uczestników o temacie sesji pomysłowości. Podświadomie lub świa­domie przyszli uczestnicy "atakują" problem i zapoznają się z nimi już wcześniej i na sesję pomysłowości przy­chodzą przygotowani.

Sesja pomysłowości rozpoczyna się od zapoznania uczestników z zasadami jej prowadzenia. Nie powinno to trwać dłużej niż 30 minut. Nic jest to szkolenie, gdyż takie powinno odbyć się wcześniej.

Następnie przewodniczący sesji zapisuje na tablicy problem, który ma być poddany burzy mózgów. Można wcześniej poprosić każdego o wyrażenie jak rozumie problem - pozwala to na zapewnienie, że każdy rozumie go identycznie.

Uczestnicy zgłaszają pomysły, które sekretarz zapisuje na tablicy. Chęć zgłoszenia pomysłu sygnalizuje się pod­niesieniem ręki. Głosu udziela przewodniczący według kolejności zgłoszeń. Za każdym razem można zgłaszać tylko jeden pomysł - ma to zapobiec przejmowaniu głosu przez bardziej pomysłowych uczestników, kosztem innych. Aby nie zapominać własnych pomysłów członkowie zespołu pomysłowości powinni je notować na kart­kach.

W przypadku gdy następuje impas w zgłaszaniu pomysłów przewodniczący powinien zgłosić swoje pomysły, zadać pytania naprowadzające (wykorzystując specjalne listy pytań kontrolnych), zachęcając członków do zgła­szania kombinacji dotychczas zgłoszonych pomysłów lub do ich rozwijania. Na koniec sesji przewodniczący zachęca do zgłoszenia ostatnich pomysłów.

Sesja pomysłowości nie powinna trwać dłużej niż godzinę. Zwykle trwa od 0,5-1 godziny. Są jednak różne odmiany burzy mózgów (patrz dalej), które zalecają nieco odmienną metodykę jej prowadzenia.

Dobę po zakończeniu sesji pomysłowości listę pomysłów powinno się powielić i przesłać uczestnikom sesji. Mogą oni nanieść jeszcze nowe pomysły. Następnie oddają listę przewodniczącemu. Zabieg ten pozwala wyko­rzystać tzw. przerwę synektyczną - nasza podświadomość pracuje dalej nad problemem mimo że my zajmuje­my się już czymś innym. Dlatego istnieje duże prawdopodobieństwo znalezienia rozwiązań po jakimś czasie.

Ocena pomysłów dokonywana jest przez zespół złożony z trzech specjalistów, który zbiera się dwie doby po zakończeniu sesji pomysłowości. Zasady powoływania członków zespołów podano wyżej.

Metoda 635 (odmiana burzy mózgów)

Metoda 635 jest chyba najciekawszą z odmian burzy mózgów. W metodzie tej zamiast słownego zgłaszania pomysłów zapisuje się je na formularzu specjalnie do tego przygotowanym. W sesji pomysłowości uczestniczy 6 osób. Każdy uczestnik otrzymuje formularz, na którym zapisuje jednorazowo 3 pomysły w ciągu 5 minut (stąd właśnie nazwa metody). Następnie podaje formularz osobie siedzącej obok. Podobnie jak w przypadku klasycznej burzy mózgów pomysłów nie należy powtarzać, natomiast wskazane jest ich modyfikowanie, rozwijanie i kombinowanie. Sesja pomysłowości kończy się z chwilą, każdy uczestnik napisze swoje pomysły na każdym formularzu. Łatwo policzyć, że każdy uczestnik w ciągu jednej sesji zgłasza 18 pomysłów. Sesja trwa 30 minut i po jej zakończeniu jest w sumie ponad 100 pomysłów. Po zakończeniu sesji pomysłowości następuje sesja oce­niania, która przebiega identycznie jak w oryginalnej metodzie.

Szczególna wartość metody 635 polega na tym, że mogą w niej uczestniczyć ludzie mniej komunikatywni, któ­rzy w zwykłej burzy mózgów zostaliby zakrzyczani. Poza tym mogą tu uczestniczyć jednocześnie przełożeni i podwładni. Metoda wymaga zaledwie 6 osób zamiast 12, a więc można ją przeprowadzić samodzielnie w dziale.

Badania nad burzą mózgów

Aby burza mózgów była owocna należy zastosować odpowiedni rozdział pomiędzy tworzeniem pomysłów, a ich jakością. Badania przeprowadzone przez dwóch uczonych: Karau i Williamsa przeczą skuteczności burzy mózgów. Używają oni następujących argumentów:

• lęk przed cudzą oceną własnych pomysłów,
• trudność w formułowaniu własnych pomysłów podczas gdy generowane są pomysły innych uczestników,
• spadek indywidualnej motywacji,
• brak możliwości wypowiedzi w grupie podczas gdy inna osoba się wypowiada.

Dlaczego burza mózgów jest uważana za skuteczną?:

• uczestnicy ulegają złudzeniu o zwiększonej kreatywności i produktywności,
• pochlebne porównania społeczne,
• zła technika grupy uważana jest za lepszą niż żadna.

Burza mózgów w szkolnictwie

Jest ona przygotowywana w bardzo łatwy i szybki sposób. Nauczyciel powinien przygotować problem do rozwiązania, często w postaci sformułowanego pytania. Temat powinien być otwarty i posiadać różne rozwiązania. Burza mózgów pozwala na równe zaangażowanie uczniów oraz daje możliwość wypowiedzi na forum klasy. Metoda ta pozwala na rozwiązanie problemu w szybkim czasie, dzięki szybkiemu zgromadzeniu różnych hipotez.

Praca z uczniami składa się z trzech etapów:

I. Wprowadzenie - nauczyciel ma za zadanie przygotowanie uczniów do zrozumienia problemu oraz do zapoznania uczniów z zasadami uczestnictwa w burzy mózgów.

• Uczniowie mają możliwość zgłaszania nieskończonej ilości pomysłów.
• Najważniejsza jest ilość pomysłów, a nie ich jakość.
• Pomysły nie są poddawane krytyce czy komentarzom ze strony innych uczestników.
• Pomysły są anonimowe (autorzy nie są zapisywani).
• Można zmieniać i rozwijać wcześniej podane pomysły.
• Głosu udziela prowadzący sesję.
• Pomysły powinny być notowane przez osobę prowadzącą sesję, najlepiej na tablicy.

II. Zbieranie pomysłów Podczas sesji trwającej około 5-15 minut, uczniowie podają śmiałe, a nawet niedorzeczne pomysły. Koniec sesji zostaje podany przez nauczyciela lub jest to związane ze spadkiem ilości podawanych pomysłów. Zgromadzony materiał poddawany jest dalszej analizie.

III. Analiza pomysłów Po zgłoszeniu wszystkich pomysłów następuje ich szczegółowa analiza. Nawiązuje się dyskusja oraz ocena na temat każdego rozwiązania. Uczniowie wraz z nauczycielem wybierają najbardziej trafne rozwiązanie. Wybrane rozwiązanie zostaje wprowadzone w życie.

Burza mózgów — artykuły polecane

Planning poker — Rozmowa kwalifikacyjna — Metody heurystyczne — Assessment center — Programowanie parami — Design thinking — Koła jakości — Warsztat — Mob programming

Bibliografia

• Gołaś H., Mazur A. (2010), Zasady, metody i techniki wykorzystywane w zarządzaniu jakością, Wydawnictwo Politechniki Poznańskiej, Poznań
• Matryniak Z., (1999). Metody organizacji i zarządzania, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Wachowiak P. Kształtowanie umiejętności przedsiębiorczych, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie

Autor: Anna Kondrat, Martyna Górecka