Wykres Clarka
| Wykres Clarka |
|---|
| Polecane artykuły |
Wykres Clarka pozwala na ujęcie na jednym schemacie wszystkich stanowisk pracy uczestniczących w procedurze, towarzyszących mu dokumentów i czynności wykonywanych przez poszczególne stanowiska pracy bądź komórki organizacyjne. Zbudowany jest w formie tabeli, złożonej w zależności od ilości podmiotów (komórek organizacyjnych, lub stanowisk pracy) uczestniczących w procedurze, z kilku bądź kilkunastu kolumn. W części nagłówkowej tabeli wpisuje się nazwy poszczególnych podmiotów procedury, natomiast część szczegółowa tabeli służy do rejestrowania przebiegu procedury.
Zastosowanie
Wykres Clarka może być wykorzystywany zarówno w etapie zbierania informacji o dotychczasowym przebiegu procedury, jak i w etapie prac projektowych. Można go również używać w charakterze prostej, łatwej do zrozumienia i syntetycznej instrukcji informującej petentów o sposobie załatwiania określonych spraw w urzędach. W przypadku tego drugiego zastosowania nie ma potrzeby szczegółowego informowania o czynnościach realizowanych przez poszczególne podmioty. Wystarczy gdy ograniczymy się do krótkiej informacji jaką sprawę w ramach całej procedury należy załatwić w danej komórce lub u danego urzędnika i jakie dokumenty są niezbędne do załatwienia tej sprawy. Instrukcje takie mogą być wywieszane na tablicach ogłoszeń, a także może je otrzymywać petent pytający o sposób załatwienia złożonej sprawy.
Procedura tworzenia wykresu Clarka
Rejestracja przebiegu procedury przebiega według następującego schematu (patrz przykład na):
- Sporządzenie szczegółowego opisu procedury i ustalenie podmiotów procedury.
- Podzielenie procedury na fazy i określenie podmiotów, które je realizują. Pod pojęciem fazy procedury należy rozumieć w tym przypadku spójny zespół czynności wyodrębniający się od innego zespołu, wykonywany na określonym etapie procedury przez odpowiedni podmiot.
- Określenie z jakich czynności składają się poszczególne fazy.
- Wpisanie w poszczególne rubryki części nagłówkowej tabeli nazw wszystkich podmiotów procedury (każda kolumna odpowiada jednemu podmiotowi procedury).
- Rejestrowanie w porządku chronologicznym każdej fazy przebiegu procedury w postaci kółka z określonym, kolejnym numerem w odpowiedniej kolumnie części szczegółowej tabeli.
- Zapisanie poniżej - w tej samej kolumnie, czynności wykonywanych na tym etapie przez dany podmiot procedury. Aby wykres był przejrzysty i łatwo czytelny należy starannie określić poziom szczegółowości rejestrowania czynności. Zapis ten powinien być krótki i powinien zawierać główne elementy określonej fazy procedury. Dopuszczalne jest połączenie kilku wiążących się ze sobą czynności w jedną operację i zapisanie ich w tej postaci.
- Zapisanie przemieszczeń dokumentów ze stanowiska na stanowisko za pomocą linii prostej ciągłej, z zaznaczeniem kierunku przepływu i wpisaniem nad linią nazwy dokumentu.
- W przypadku słownego bezpośredniego przekazu informacji fakt ten zaznacza się linią
przerywaną.
Zalety i ograniczenia Wykresu Clarka
Zastosowanie Wykresu Clarka w zarządzaniu procesami biznesowymi niesie za sobą wiele korzyści. Po pierwsze, pozwala on na lepszą widoczność i kontrolę nad procesem. Dzięki graficznemu przedstawieniu kolejności działań i przypisaniu odpowiedzialności, menedżerowie mogą łatwo monitorować postępy w realizacji zadań i reagować w przypadku opóźnień.
Dodatkowo, Wykres Clarka ułatwia komunikację między zespołami. Dzięki klarownym przedstawieniu oczekiwań i zadań, każdy członek zespołu wie, co należy zrobić i kto jest odpowiedzialny za wykonanie danej czynności. To z kolei minimalizuje ryzyko nieporozumień i usprawnia przepływ informacji w organizacji.
Należy jednak pamiętać, że Wykres Clarka ma również pewne ograniczenia. Po pierwsze, może okazać się zbyt skomplikowany w przypadku bardziej złożonych procesów. W takich sytuacjach, może być konieczne zastosowanie bardziej zaawansowanych narzędzi zarządzania procesami.
Ponadto, Wykres Clarka skupia się głównie na sekwencji działań i przypisaniu odpowiedzialności, co może być niewystarczające przy analizie innych aspektów procesu, takich jak koszty czy jakość. W takich przypadkach, konieczne może być zastosowanie innych narzędzi zarządzania procesami, które uwzględniają te aspekty.
Warto również pamiętać, że Wykres Clarka nie jest jedynym narzędziem zarządzania procesami. Istnieje wiele innych metodologii i narzędzi, które mogą być równie skuteczne w zarządzaniu procesami biznesowymi. Dlatego ważne jest, aby dostosować wybór narzędzi do konkretnych potrzeb i specyfiki organizacji.
Bibliografia
- Zastosowania w organizowaniu prac administracyjno-biurowych, pod redakcją Z. Martyniaka, AE Kraków, Kraków 1993
Autor: Sławomir Wawak
