Standardy regulujące zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami od dłuższego czasu jest w fazie nasilonego rozwoju, co wiąże się również z rozwojem wiedzy o danym sposobie zarządzania. Występuje wiele książek oraz czasopism na ten temat o zasięgu lokalnym jak i globalnym. Wspomniana literatura zawiera coraz bardziej wyspecjalizowaną wiedzę na ten temat, w tym momencie biorąc pod polskie książki jest ich co najmniej kilkadziesiąt. Szczególnie interesujące są te pozycje które skupiają się oczywiście na uporządkowaniu wiedzy jaka jest niezbędna do zarządzania projektami.

Tego typu publikacje skupiają się na przedstawieniu całości struktury wiedzy z tematu zarządzania projektami inne zaś opisuje metodykę zarządzania pojedynczym projektem, kolejne zaś przestawiają zarządzanie projektami jako zestaw umiejętności, które powinna posiadać osobą na stanowisku menedżerskim. Istnieją wydawnictwa, które definiują się jako "standardy", czyli dokumenty według, których ocenia się czy coś jest wykonywanie w odpowiedni sposób czy też nie. Kolejnym kategorią są także dokumenty, opisujące projekty przez pryzmat procesów realizowanych w przedsiębiorstwie oraz sposobów ich ulepszania. Poniższa praca będzie prezentowała najpopularniejsze standardy regulujące zarządzanie projektami tj.: Standard BS 6079, ISO 10006, ISO 21500, Metodyka PMBOK oraz Metodyka Prince II, ale także standardy ANSI.

TL;DR

Artykuł omawia popularne standardy zarządzania projektami, takie jak Standard BS 6079, ISO 10006, ISO 21500, Metodyka PMBOK i Metodyka PRINCE II. Standard BS 6079 skupia się na zarządzaniu projektami i tworzeniu harmonogramów, ISO 10006 dotyczy zarządzania jakością projektów, ISO 21500 ma na celu ujednolicenie standardów zarządzania projektami na skalę światową, a PMBOK Guide jest kompleksowym przewodnikiem po zarządzaniu projektami. Standardy ANSI są prywatnymi organizacjami non-profit, które zajmują się standardami technicznymi w USA.

Standard BS 6079

Ten dokument został stworzony przez British Standard Institute i powstał za sprawą modyfikacji standardu BS 4335, który dostał stworzony w 1968 roku. Opisywał podstawowe pojęcia dotyczące analizy budowy harmonogramu danego projektu. Standard, który istnieje w tym momencie składa się z czterech tomów, lecz najistotniejszy jest pierwszy, który jest swego rodzaju przewodnikiem po zarządzaniu projektami (kolejne to glosariusz pojęć, opis procesu zarządzania ryzykiem i opis zarządzania projektami w sektorze budowlanym.

Dokument opisuje sposoby organizacji danej firmy. Biorąc pod uwagę jednak fakt iż projekty są swego rodzaju narzędziem do wprowadzania zmian w organizacji w tej książce są także opisane sposoby realizacji danym projektów z punku widzenia wprowadzenia zmian w firmie. Część, która odpowiada za proces zarządzania projektami, zawiera opis procesu planowania, plan oraz proces jego nadzoru. Najważniejszymi częściami procesu planowania jest budowa Struktury Podziału Pracy (SPP), ale także tworzenie harmonogramu razem z podejmowaniem ustaleń, które dotyczą zasobów jakie są niezbędne do realizacji takiego projektu. Występują także procesy wspomagające, które są odpowiedzialne za zapewnienie odpowiedniej jakości projektu (odnoszące się do zdrowia i bezpieczeństwa) zarządzaniem konfiguracją, ryzykiem, zaopatrzeniem, finansami oraz mierzeniem wartości wypracowanej (EVA). Szczególne znaczenie do realizacji projektu ma tutaj personel, a głównymi zadaniami jakie są wykonywane podczas jego trwania jest raportowanie, monitorowanie postępu wykonania projektu, motywowanie oraz negocjowanie.

Standard BS 6079, wyróżnia się na tle innych standardów tym, że bardzo szeroko określa cykl życia projektu. Rozpoczyna się od on fazy pomysłu, gdy zainteresowanie osoby wyszukują sposobu na usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Następnie występują już te fazy, które są także obecne w innych standardach czyli analiza wydajności, zatwierdzanie projektu i realizacja prac, ale także integralną częścią jest przekazanie projektu do wykorzystania, faza działanie produktu oraz faza zakończenia projektu, która jest wycofaniem produktu z użytku. BS 6079 zawiera również rozważania na temat wprowadzania zmian w przedsiębiorstwach, które dotyczą m.in. polityki oraz psychologii i są one formułowane w odniesieniu do zmian jakie zachodzą w strukturach organizacyjnych. Ten standard wyróżnia się także podejściem kierownika projektu do osób, które są odpowiedzialne za konkretne zadania - mają one charakter kontraktów. Zastosowanie takiego podejścia dla zadań wykonywanych przez członków zespołu, którzy pochodzą z organizacji może sprzyjać dezintegracji zespołu projektowego. Dzieje się tak ponieważ każdy z członków bierze odpowiedzialność jedynie za zadanie mu przypisane a nie za całość projektu.

Standard ISO 10006

Jest to standard odnoszącym się do jakości wykonywanych projektów. Po raz pierwszy te wytyczne do zarządzania jakością w projektach zostały opublikowane w 1997 roku przez ISO, by następnie w 2003 roku wprowadzić pewne zmiany wprowadzić pewne zmiany techniczne do dokumentu.

Norma ta zawiera wytyczne, które odnoszą się do jakości wykonywanych projektów i dotyczą podejścia TQM tzn. że wszystkie procesy realizacji danego projektu mają znaczący wpływ na jego jakość i jakość produktu. W związku z tym można wysnuć wniosek, że wszystkie procesy realizacji projektu są przedmiotem tego standardu. Dokument opisuje ogólne właściwości zarządzania jakością w różnego rodzaju przedsięwzięciach, odpowiedzialność kadry kierowniczej, zarządzanie wszelkimi zasobami oraz pomiary, analizę a następnie doskonalenie. Podstawą do uzyskania odpowiedniej jakości jest właściwa organizacja oraz zaangażowanie kierownictwa, ale przede wszystkim procesy zorganizowane w sprawnie funkcjonujący system. Istotne jest również zorientowanie na klienta, przywództwo, zaangażowanie pracowników oraz kontakt z dostawcami.

Standard ten można śmiało uznać za złożony i bardzo wysokopoziomowy dokument, który systematyzuj procesy zarządzania projektami. Normy ISO 10006 można uznać na obowiązujący zakres jeśli chodzi o zarządzanie projektami. Ciekawe w tym standardzie jest także wskazanie, że sukces projektu jest zależny nie tylko od klienta i spełnieniu jego wymogów, ale także od innych stron zainteresowany (chodź satysfakcji klienta jest niewątpliwie najistotniejszym aspektem). Standard ten jako pierwszy podkreśla, że czynniki społecznościowe w zarządzaniu projektami są bardzo istotne, dlatego zaleca się uwzględnienie powiązań interpersonalnych przy kompletowaniu całego zespołu projektowego.

Standard ISO 21500

Ta norma została stworzona, aby w pewnym zastąpić wyżej wymienioną normę ISO 10006 i stać się standardem na skalę światową, jeśli mowa o zarządzaniu projektami. Tworzenie tej normy rozpoczęto w 2007 roku w Londynie, jednak prace nad nią zakończyły się dopiero pięć lat później w 2012 roku, a pełna wersja tego standardu to ISO 21500: Guide to Project Management.

Norma ISO 21500 została utworzona, aby sprecyzować i ujednolicić standardy zarządzania projektami. Systematyzuje ona wiedzę związaną z zarządzaniem projektami, ale także stara się usunąć różnice jakie występują w tej właśnie dziedzinie na tle międzynarodowym.

Wytyczne tego standardu mogą zostać wykorzystane w każdego rodzaju organizacjach, np.: prywatnych, publicznych lub społecznych. Co więcej norma ta jest także dostosowana do każdego rodzaju projektu, niezależnie od czasu jaki jest potrzebny do jego wykonania czy też od jego złożoności. Jednak można zaznaczyć, że jest szczególnie skierowana do:

• kadry kierowniczej oraz sponsorów, aby móc przekazać więcej wskazówek odnośnie wykonania zadań w projekcie oraz móc lepiej wesprzeć zespół projektowy oraz kierowników projektu,
• zespołu projektowego oraz kierowników projektu, aby móc udostępnić im jednakowe podstawy do porównywania swoich standardów projektowych,
• autorów krajowych i organizacyjnych norm, aby stworzyć im sposobność do wykorzystania wytycznych norm do opracowywania standardów zarządzania projektami, by było one spójne z zasadami innych norm i standardów.

Standard PMBOK Guide

Jest zbiorem wiedzy o zarządzaniu projektami - jego najważnieszym celem jest pokazanie struktury zarządzania projektami. Dyrekcja PMI zaakceptowała projekt w 1981 roku, który miał za zadanie opracować dokument wspomagający managerów projektów w ich pracy. Wyniki projektu zostały opublikowane w Project Management Journal dwa lata później pod nazwą Raport ESA (Komunikat ds. Etyki, Standartów oraz Akredytacji). W 1996 roku do wersji opublikowanej przez PMI dodano do tytułu słowo "guide", aby uzmysłowić odbiorcem, iż dokument jest przewodnikiem, nie zawierającym całej wiedzy. Trzy lata późnej, PMI został akredytowany przez American National Standard Institute jako organizacja, które ustanawia standardy, a PMBOK® Guide został zaakceptowany jako standard w obszarze zarządzania projektami.

W PMBOK® Guide głównym elementem jest opis wiedzy o zarządzaniu projektami, która przestawiona jest w postaci procesów zarządczych. Procesy te podzielne są na pięć grup i dziewięć obszarów. Zbiór procesów to procesy inicjujące, procesy planowania, wykonania, monitorowania i sterowania, a także procesy kończące projekt. Przykładem grupy oraz obszaru projektu może być np.: zarządzanie czasem jest działaniem związanym z harmonogramem prac, a obszar zarządzania kosztami odpowiada za planowanie oraz nadzór nad realizacją budżetu, który rozumiany jest jako lista kosztów.

PMBOK® Guide jest pierwszym, globalnym standardem zarządzania projektami, ponieważ opowiedziało się za nim rzesze kierowników projektów. PMBOK® Guide jest całkiem elestycznie zdefiniowaną metodyką zarządzania projektami. Na podstwie tego standardu, dysponując wykształconymi profesjonalistami, organizacje mogą zbudować własne metodyki zarządzania projektami - wprowadzać aplikacje wspierające zarządzanie procesami, budować procesy, definiować niezbędne formularze jakie są przedsiębiorstu potrzebne.

Standardy ANSI

Standardy ANSI (American National Standards Institute) to prywatna i niezależna organizacja non-profit. Zajmuje się nadzorem standardów technicznych, które są stosowane w USA. Organizacja ma na celu zwiększenie konkurencyjności firm amerykańskich oraz poprawę jakości życia poprzez promocje i łatwy dostęp do standardów w których zawarte są odpowiednie wskazówki i rozwiązania. ANSI za pośrednictwem swoich pracowników, partnerów i rzeczników szybko odpowiada na potrzeby konsumenckie, potrzeby rządu, firm oraz wszelkich organizacji, które specjalizują się w dziedzinie standaryzacji oraz oceny zgodności.

ANSI jest doskonałym przykładem sytuacji, kiedy to normy narodowe, stają się standardem międzynarodowym. Jednakże organizacja nie narzuca nikomu swoich standardów, lecz zachęca do ich stosowania oraz egzekwowania. Do standardów ANSI związanych z zarządzaniem projektami należą:

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Fifth Edition (2013). Recognized by the American National Standards Institute (ANSI) as American National Standard BSR/PMI 99-001-2013.
• The Standard for Program Management—Third Edition (2013). Recognized by ANSI as American National Standard BSR/PMI 08-002-2013.
• The Standard for Portfolio Management—Third Edition (2013). Recognized by ANSI as American National Standard BSR/PMI 08-003-2013.
• Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) | Knowledge Foundation—Second Edition (2008). Recognized by ANSI as ANSI/PMI 08-004-2008.(źródło: Wikipedia)

Standardy regulujące zarządzanie projektami — artykuły polecane

Metodyka PMI — Metodyka MSF — Porównanie PRINCE2 i PMBOK — Metodyka PROMPT — Zarządzanie integralnością wg PMBOK — Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2 — Produkt projektu — Procesy planowania wg PMBOK — Zarządzanie programem

Bibliografia

• Gasik S. (2010) Comparison of ISO 21500 and PMBOK Guide
• Gasik S. (2010) Standardy zarządzania projektami
• Kobyliński A. (2015) Ewolucja norm jakości produktu programowego Roczniki Kolegium Analiz Ekonomicznych, nr 36/2015, Warszawa
• Podgórska M. (2013). Istota jakości w zarządzaniu projektami Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Seria: Organizacja i zarządzanie z.63, Nr kol. 1888
• Wikipedia.org, Project Management Institute
• Wyrwicka M. (2011), Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Politechniki Poznańskiej, Poznań

Autor: Marta Polak