Drzewo celów

Drzewo celów - jeden z etapów budowy matrycy logicznej obok drzewa problemów. Odniesienie celów do problemów z drzewa problemów powoduje powstanie drzewa celów i jest jego pozytywnym odbiciem. Obrazuje sytuację pożądaną, która powstanie po wyeliminowaniu problemów.

Analiza celów

Jest kontynuacją analizy problemów. Zidentyfikowanie kluczowego problemu powinno pomóc w przekonstruowaniu kłopotliwej sytuacji (drzewo problemów) na potencjalnie, korzystną sytuację w przyszłości (drzewo celów). Powinno się w ten sposób wyszukać rozwiązań na to, co zrobić aby doprowadzić do przetworzenia negatywnych zjawisk w pozytywne. Przeobrażenie problemów w cele dokonuje się przez przekomponowanie negatywnych przejawów w postulaty pozytywnego działania. Sekwencję przyczynowo-skutkową drzewa problemów należy zamienić w sekwencję środek-cel. Poprawne określenie celu i współistniejących mu korelacji to nieunikniony, bazowy fragment poprawnego przygotowania projektu.(Walczak R. 2014)

Charakterystyka celów

Wyznaczony cel powinien:

• być konkretny - dopasowany do problemu, czytelny i wyczerpujący
• ustalać autentyczny rezultat końcowy projektu
• spełniać wymagania grupy lub organizacji, określony, aprobowany
• być realny do osiągnięcia w zaplanowanym czasie
• występować w ustalonym zakresie (Koźmiński A. K., Piotrowski W. 2009)

Budowa drzewa celów

Filarem drzewa celów jest cel główny, często stanowiący też cel projektu. Jest on odpowiedzią na problem kluczowy. Cele umieszczone poziom wyżej od celu głównego, to bezpośrednie następstwa osiągnięcia celu. Natomiast cele umieszczone poziom niżej to pośrednie środki, które do niego prowadzą. Cele na pozostałych poziomach to dalsze następstwa/środki.

Rys. 1 przykładowe drzewo celów

Metoda AHP jako przykład wykorzystania drzewa hierarchicznego

Analytic Hierarchy Process (AHP) jest wielokryterialną metodą analizy hierarchicznej problemów. Umożliwia ona atomizację złożonego problemu decyzyjnego oraz opracowanie klasyfikacji ostatecznej dla skończonego zestawu wariantów. Metodę opracował Thomas L. Saaty w 1970 roku. Zostaje ona wykorzystywana w wielu dziedzinach m.in.: socjologia, zarządzanie, transport, politologia.

Na algorytm metody AHP składają się cztery fazy:

1. Tworzenie hierarchicznej struktury procesu decyzyjnego.
2. Definicja preferencji decydenta oraz obliczanie ocen ważności dla wszystkich elementów hierarchii.
3. Badanie spójności macierzy preferencji.
4. Tworzenie rankingu końcowego.

Hierarchiczność struktury cyklu decyzyjnego obejmuje kilka stopni: cele, kryteria, podkryteria oraz warianty. Stopień podkryteriów nie jest konieczny.W metodzie AHP aspiracje jednostki określa się za pomocą oceny względnej ważności kryteriów i wariantów. Oceny powstają w wyniku porównania par, które występują na tym samym poziomie ważności. Wartości liczbowe obrazują nam wartość oceny. Thomas L. Saaty zasugerował skalę od 1 do 9, w niektórych przypadkach do 7.(Prusak A. 2014)

Zasady tworzenia drzewa celów

W procesie tworzenia drzewa celów istotne jest określenie zarówno celu głównego, jak i celów pośrednich. Cel główny powinien być głównym zamierzeniem organizacji lub projektu, a cele pośrednie powinny być krokami, które prowadzą do osiągnięcia celu głównego. Ważne jest, aby cele pośrednie były konkretnie sformułowane i łatwe do zrozumienia, aby umożliwić skuteczne monitorowanie postępów w realizacji drzewa celów.

Cele konkretne są kluczowe dla skutecznego tworzenia i realizacji drzewa celów. Konkretne cele pozwalają uniknąć niejednoznaczności i niejasności, umożliwiając zespołowi jasne zrozumienie oczekiwań i kierunku działań. Konkretno sformułowane cele stanowią podstawę do podejmowania decyzji i planowania działań w celu ich osiągnięcia.

Weryfikacja celów pod kątem ich realności i osiągalności jest kluczowym krokiem w procesie tworzenia drzewa celów. Cele powinny być realistyczne i możliwe do osiągnięcia, biorąc pod uwagę dostępne zasoby, umiejętności zespołu i otoczenie organizacji. Przeprowadzenie analizy SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) może pomóc w ocenie, czy cele są odpowiednie i realne w kontekście organizacji lub projektu.

Ustalenie zakresu celów w drzewie celów wymaga analizy strategicznej i zidentyfikowania priorytetów organizacji lub projektu. Wszystkie cele powinny być spójne i odzwierciedlać główne cele organizacji lub projektu. Ważne jest również ustalenie hierarchii celów, aby wyraźnie określić, które cele są nadrzędne, a które podrzędne.

Korzyści wynikające z prawidłowego tworzenia drzewa celów

Prawidłowe tworzenie drzewa celów przynosi wiele korzyści. Po pierwsze, umożliwia skuteczne zarządzanie zadaniami i projektami, poprzez jasne określenie celów i ścieżek do ich realizacji. Po drugie, drzewo celów pozwala na lepsze monitorowanie postępów w osiąganiu celów i identyfikowanie ewentualnych odchyleń. Ponadto, drzewo celów pomaga w efektywnym rozdzieleniu zadań i zasobów w zespole, a także w podejmowaniu decyzji strategicznych opartych na celach organizacji lub projektu.

Zastosowanie drzewa celów w zarządzaniu projektami

Drzewo celów jest skutecznym narzędziem planowania projektu, umożliwiającym jasne określenie celów projektu i ich hierarchii. Poprzez podział celu głównego na cele pośrednie, drzewo celów umożliwia zespołowi projektowemu lepsze zrozumienie oczekiwań i kierunku działań. Wykorzystanie drzewa celów jako narzędzia planowania projektu pozwala również na lepsze zarządzanie zadaniami, alokację zasobów oraz monitorowanie postępów w osiąganiu celów projektu.

Jakie są przykłady zastosowania drzewa celów w różnych branżach?

Drzewo celów znajduje zastosowanie w różnych branżach i obszarach zarządzania. Przykładowo, w branży IT drzewo celów może być wykorzystane do planowania i realizacji projektów informatycznych, określając cele dotyczące rozwoju oprogramowania, infrastruktury sieciowej czy bezpieczeństwa danych. W branży produkcyjnej drzewo celów może pomóc w zarządzaniu procesem produkcji, ustalając cele dotyczące jakości, efektywności i terminowości produkcji. W branży usługowej drzewo celów może być wykorzystane do planowania i oceny jakości świadczonych usług oraz doskonalenia procesów obsługi klienta.

Wykorzystanie drzewa celów w zarządzaniu projektami przynosi wiele korzyści. Po pierwsze, umożliwia lepsze zrozumienie celów projektu przez zespół oraz wyraźne określenie hierarchii i zależności między celami. Po drugie, drzewo celów ułatwia monitorowanie postępów w realizacji projektu i identyfikowanie potencjalnych problemów i rozbieżności. Ponadto, wykorzystanie drzewa celów pomaga w efektywnym zarządzaniu zadaniami i alokacją zasobów, co przyczynia się do osiągnięcia zamierzonych rezultatów projektu.

Wprowadzenie drzewa celów do zarządzania projektami może napotkać pewne wyzwania. Jednym z nich jest brak jasnego zrozumienia drzewa celów przez zespół projektowy, co może prowadzić do nieefektywnego planowania i realizacji działań. Ponadto, ustalenie hierarchii celów i ich powiązań może być czasochłonne i wymagać dokładnej analizy. Ważne jest również zapewnienie odpowiedniego wsparcia i szkoleń dla zespołu projektowego, aby umożliwić skuteczne wykorzystanie drzewa celów w zarządzaniu projektem.

Najlepsze praktyki związane z wykorzystaniem drzewa celów w zarządzaniu projektami

Aby skutecznie wykorzystać drzewo celów w zarządzaniu projektami, istnieje kilka najlepszych praktyk, które warto uwzględnić. Po pierwsze, ważne jest zaangażowanie zespołu projektowego w proces tworzenia drzewa celów, aby zapewnić ich pełne zrozumienie i akceptację. Po drugie, konieczne jest prawidłowe identyfikowanie problemów i celów, które powinny być oparte na analizie i konsultacji z interesariuszami. Ponadto, hierarchizacja celów i określanie ich powiązań powinny być dokładnie przemyślane i uwzględniać priorytety projektu. Wreszcie, monitorowanie postępów w realizacji celów i dostosowywanie strategii powinno być regularne i uwzględniać ewentualne zmiany i wyzwania, aby zapewnić osiągnięcie zamierzonych rezultatów projektu.

Krytyczne czynniki sukcesu w budowie drzewa celów

Aby zaangażować zespół w proces budowy drzewa celów, ważne jest zapewnienie uczestnictwa i aktywnego udziału każdego członka zespołu. Można to osiągnąć poprzez organizację warsztatów, spotkań i sesji grupowych, podczas których członkowie zespołu będą mieli możliwość wyrażenia swoich opinii, pomysłów i obaw dotyczących celów. Ważne jest również zapewnienie jasnych wytycznych i ram czasowych, aby zespół mógł efektywnie współpracować i osiągnąć porozumienie w zakresie celów.

Prawidłowe identyfikowanie problemów i celów w drzewie celów wymaga dokładnej analizy i konsultacji zarówno zespołu, jak i interesariuszami. Warto przeprowadzić analizę SWOT, aby zidentyfikować mocne strony, słabe strony, szanse i zagrożenia, które mogą wpływać na cele. Konieczne jest również uwzględnienie perspektywy interesariuszy i ich oczekiwań w celu lepszego zrozumienia problemów i potrzeb, które powinny być uwzględnione w drzewie celów.

Hierarchizacja celów i określanie ich powiązań w drzewie celów wymaga uwzględnienia priorytetów projektu oraz związanych z nimi zależności i zależności między celami. Warto zacząć od celu głównego i następnie podzielić go na cele pośrednie, uwzględniając ich powiązania i zależności. Hierarchia celów powinna być logiczna i odzwierciedlać priorytety projektu, umożliwiając skuteczne zarządzanie i monitorowanie postępów w realizacji celów.

Monitorowanie postępów w realizacji celów jest kluczowe w budowie drzewa celów. Ważne jest regularne sprawdzanie, czy cele są osiągane zgodnie z planem i czy nie występują odchylenia. Jeśli wystąpią problemy lub zmiany, konieczne jest dostosowanie strategii w drzewie celów, aby dostosować się do nowych warunków i zapewnić osiągnięcie zamierzonych rezultatów. Monitorowanie postępów i dostosowywanie strategii powinno być ciągłe i uwzględniać feedback od zespołu i interesariuszy.

Podczas budowy drzewa celów można napotkać pewne błędy lub pułapki, które należy uwzględnić. Jednym z nich jest nadmierna skomplikowaność drzewa celów, które utrudnia jego zrozumienie i implementację. Ważne jest utrzymanie drzewa celów w sposób prosty i przejrzysty. Innym błędem jest brak aktualizacji drzewa celów, co może prowadzić do nieaktualnych celów i nieefektywnego zarządzania projektem. Konieczne jest regularne monitorowanie i aktualizacja drzewa celów, aby uwzględnić zmiany i dostosować strategie.

Drzewo celów — artykuły polecane

Ewaluacja projektu — 7 narzędzi TQC — Metoda RAPPOS — Kryteria oceny — Karta kontrolna — Predykcja — Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK — Zarządzanie ryzykiem — Analiza ryzyka

Bibliografia

• Kabiesz J., Turek M., Drzewiecki J., Makówka J. (2008). Ocena innowacyjności eksploatacji węgla kamiennego metodą AHP
• Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Krajewska J., Boratyńska-Sala A. Innowacyjne zastosowanie metodyki TRIZ w coachingu
• Prusak A. (2014). AHP - analityczny proces hierarchiczny. Budowa i analiza modeli decyzyjnych krok po kroku, C.H. Beck
• Trocki M. (red.) (2013), Nowoczesne zarządzanie projektami, PWE, Warszawa
• Walczak R. (2014), Podstawy zarządzania projektami. Metody i przykłady, Difin, Warszawa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice