Jakość wg PRINCE2

Jakość wg PRINCE2 to Zgodność cech produktu z ustaleniami początkowymi projektu lub zdolność produktu do spełniania określonych funkcji

W metodologii PRINCE2 jakość jest wyróżniona jako jeden z tak zwanych tematów (ang. Themes), czyli obszarów wymagających wyjątkowej uwagi ze strony zarządzającego projektem podczas każdej z jego faz i etapów.(Buehring S. 2017, s. 4-6). Definiuje się ją jednak nieznacznie odmiennie niż wynika to z intuicyjnego dla większości ludzi rozumienia tego pojęcia. Wg PRINCE2 jakość to zgodność produktu z wymaganiami określonymi tak, aby mógł spełniać oczekiwane przez klienta funkcje w sposób zadowalający, a więc w praktyce zgodność cech produktu z ustaleniami początkowymi dotyczącymi jego wykonania oraz funkcjonalności (Sekuła P. 2015, s. 31-32) Doskonale takie podejście do pojęcia jakości zawiera się w powszechnie używanym w literaturze określeniu fit for purpose, czyli w wolnym tłumaczeniu "odpowiedni do nominalnych zastosowań". Takie podejście sprawia, że jakość przestaje być powszechnie rozumianym wyznacznikiem tego co jest najlepsze, a staje się jedynie określeniem zgodności z oczekiwaniami klienta (Hinde D. 2012, s. 159-163). Stąd też, paradoksalnie, jeśli klient tak określi wymagania wobec produktu, że nawet jeśli w porównaniu do innych produktów na rynku będzie on prezentował obiektywnie niższy poziom jakości (rozumianej potocznie jako kryterium klasyfikacji produktów przez klienta od najgorszych do najlepszych), w kontekście zarządzania projektem z użyciem metodologii PRINCE2, spełniając założenia projektowe produkt można będzie traktować jako spełniający wymagania rozumianej w ten sposób wysokiej jakości.

TL;DR

Według metodyki PRINCE2, jakość oznacza zgodność produktu z ustalonymi wymaganiami i funkcjonalnościami. Planowanie jakości polega na precyzyjnym określeniu oczekiwanych cech produktu i ustaleniu kryteriów akceptacji. Kontrola jakości obejmuje przeprowadzanie testów, dokumentację i uzyskiwanie akceptacji. Podejście PRINCE2 do jakości jest krytykowane za zmienianie społecznie przyjętego pojęcia jakości i przerzucanie odpowiedzialności na klienta.

Procesy w zarządzaniu jakością wg PRINCE2

Planowanie jakości

Kluczowe zatem w kontekście ujęcia jakości jako zgodności z oczekiwaniami klienta jest dokładne sprecyzowanie tego, czego klient wymaga od produktu projektu i odpowiednie rozplanowanie oraz wdrożenie wynegocjowanych norm do realizacji projektu. Zarządzanie jakością wg PRINCE2 rozpoczyna się w momencie ustalania oczekiwanych cech produktu z klientem. Celem tych ustaleń powinno być jednoznacznie sprecyzowany zestaw cech fizycznych lub funkcjonalnych produktu, który będzie mógł zostać zaakceptowany jako zgodny z oczekiwaniami (Sacha K. 2010, s. 299-302). W tym celu ustala się tak zwane kryteria akceptacji produktu. Są to najczęściej wypunktowane cechy wraz ze sposobem ich pomiaru, oczekiwanym wynikiem oraz możliwymi akceptowalnymi odchyleniami od przyjętych wartości określonych wskaźników. Tak ustalone kryteria są podstawą do rozliczenia zgodności produktu z zakładanymi oczekiwaniami. Co więcej, jeśli te kryteria zostaną spełnione a jakaś dodatkowa i niewynikająca wprost z charakteru produktu albo technologii na rynku cecha, której klient nie uwzględnił i nie została uzgodniona, produkt ten powinien zostać odebrany przez klienta jako gotowy i akceptowalny (Buehring S. w017, s. 9-10). Należy jednak pamiętać, że zespół projektowy występujący w transakcji jako profesjonalista, powinien antycypować oczekiwania klienta i w taki sposób ustalać z nim wymagania projektowe, aby możliwie maksymalizować jego zadowolenie z produktu końcowego. Ustalenie oczekiwanych cech produktu z klientem jest bazą wyjściową do zaplanowania zadań niezbędnych do realizacji projektu. Każde z zadań powinno mieć określone wartości wskaźników badania jakości, których spełnienie będzie gwarantowało spełnienie przez produkt projektu kryteriów akceptacji przez klienta.

Kontrola jakości

Plan jakości poza samymi kryteriami akceptacji dla zadań w ramach projektu powinien także zawierać informacje o tym, jakie zadania w jaki sposób i jak często będą kontrolowane. Ostateczna kontrola jakości oczywiście odbywa się podczas odbioru produktu przez klienta, jednak w celach obniżenia kosztów związanych z niespełnieniem kryteriów akceptacji klienta, wprowadza się także system wewnętrznej kontroli jakości. Sam proces kontroli jakości wg PRINCE2 składa się z 3 elementów (Sacha K. 2010, s. 302):

• Przeprowadzanie testów jakości
• Prowadzenie dokumentacji jakości
• Uzyskiwanie akceptacji wyników kontroli

Testy jakości wykonywane są zgodnie z zapisami zawartymi w planach związanych z jakością, w tym przede wszystkim w Strategii Zarządzania Jakością. Każdy wynik testu jest następnie odpowiednio dokumentowany i przekazywany do uprawnionej osoby w celu zatwierdzenia zgodności z wymaganiami.

Zalecanym przez PRINCE2 narzędziem kontroli jest prowadzenie tak zwanego Rejestru Jakości. Zawiera on informacje odnośnie wszystkich zadań związanych z jakością w ramach projektu. Może on być różnie sformatowany w zależności od indywidualnych wymagań projektowych, jednak najczęściej przybiera on postać tabeli zawierającej dane takie jak (I. Semik-Żbikowska 2010, s. 343): Nazwa produktu

• Sposób przeprowadzania kontroli
• Osoby odpowiedzialne za element jako wykonawca, kontroler i zatwierdzający
• Czas i wynik kontroli
• Czas i wynik zatwierdzenia
• Odnośniki do dokumentacji

Krytyka podejścia do jakości wg PRINCE2

Mimo swoich zalet, głównie związanych z praktycznością pojęcie jakości wg PRINCE2 jest także często krytykowana. wg Davida Hinde, jednym z argumentów przeciwników PRINCE2 jest fakt, iż całkowicie redefiniuje ona społecznie rozumiane i przyjęte pojęcie jakości (Hinde D. 2010, s. 1) W związku z tym, klient może w niektórych przypadkach ulec złudzeniu, że produkt projektu spełniający ustalone normy będzie "wysokiej jakości" także w porównaniu do innych produktów na rynku, a nie tylko względem postawionych przez siebie wymagań. To podejście przerzuca także niemalże całkowicie odpowiedzialność za ustalenie jakości produktu na klienta, który nie zawsze dysponuje odpowiednio ukształtowanymi wymaganiami lub wiedzą pozwalającą mu na określenie wszystkich niezbędnych parametrów produktu. Co więcej, w praktyce w sporej części przypadków nie jest specjalistą w zakresie w jakim realizowany jest projekt przez co mogą pojawiać się nadużycia ze strony wykonawcy projektu. Wg niektórych krytyków, ujęcie jakości w PRINCE2 prezentuje protekcjonalne z punktu widzenia wykonawcy podejście do zarządzania projektami i dodatkowo kłóci się z marketingową koncepcją "stawiania klienta w centrum zainteresowania celem jego zadowolenia" uważając go jedynie za zleceniodawcę do wąskiego zakresu zadań okreslonych ustalanymi Kryteriami Akceptacji.

Jakość wg PRINCE2 — artykuły polecane

Produkt projektu — Metodyka PMI — Testowanie w projekcie — Polityka jakości — Produkty cząstkowe — Projekt — Wymaganie, potrzeba, oczekiwanie — Zasady zarządzania projektem wg PRINCE2 — Zarządzanie jakością wg PMBOK

Bibliografia

• Buehring S. (2017) The PRINCE2 Principles - Revision e-book v1.0
• Buehring S. (2017) The PRINCE2 Themes - Revision e-book v1.0
• Hinde D. (2010) Why PRINCE2’s approach to quality is flawed
• Hinde D. (2012) PRINCE2 Study Guide, John Wiley & Sons, Nowy Jork
• I. Semik-Żbikowska (red.) (2010) PRINCE2TM - Skuteczne zarządzanie projektami, TSO Ireland
• Karaman E., Kurt M. (2015) Comparison of project management methodologies: PRINCE2 versus PMBOK for it projects
• Sacha K. (red.) (2012), Inżynieria oprogramowania, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Sekuła P. (2015) Zarządzanie infrastrukturalnymi projektami liniowymi, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, Katowice

Autor: Tomasz Ligęza