Analiza procesów

Analiza procesów
Polecane artykuły
Six sigma Modelowanie procesów Cykl Deminga DMAIC Controlling strategiczny William Conway Hoshin kanri System zarządzania jakością Wdrażanie systemu zarządzania projektami

Analiza procesów jest to wyspecjalizowana metoda w szerszym kontekście zarządzania procesami biznesowymi, pozwalająca przeanalizować, czy obecne procesy spełniają swoje cele. Korzystanie z analizy procesów biznesowych pomaga zidentyfikować szkodliwe elementy operacji i określić, jak pokonać przeszkody.

Analiza procesów to analiza różnych operacji biznesowych podzielonych na procesy lub serie powiązanych zadań, w których obserwacja koncentruje się na konkretnych sposobach, które zachodzą w całym cyklu życia od początku do końca. Ponieważ proces biznesowy składa się z serii powiązanych zadań lub zdarzeń o określonym celu końcowym, analiza procesów biznesowych wykorzystuje różne narzędzia i metodologie, aby spojrzeć na te procesy na różne sposoby, a także monitorować wydajność, produktywność i więcej Podejście procesowe w zarządzaniu (Romanowska M., Warszawa s. 89).

TL;DR

Analiza procesów biznesowych jest metoda, która pozwala ocenić, czy obecne procesy spełniają swoje cele. Jest wykorzystywana w różnych obszarach, takich jak organizacja pracy, ustalanie ról i obowiązków, czy identyfikacja możliwości doskonalenia. Analiza procesu jest kluczowym elementem doskonalenia procesów, a jej etapy obejmują identyfikację procesu, zebranie informacji, analizę obecnego stanu i opracowanie planu przyszłego procesu. W analizie procesów wykorzystuje się różne techniki, takie jak analiza luk, analiza wartości dodanej czy obserwacja. Prowadzenie analizy procesów wymaga wsparcia dyrekcji, systemu przetwarzania informacji i dyplomatycznego podejścia do współpracowników.

Wykorzystywanie analizy procesów

Analiza procesów znajduje coraz szersze zastosowanie w różnego typu organizacjach, zarówno w przedsiębiorstwach, jak i w jednostkach administracji publicznej. Najczęściej wykorzystywana jest w następujących obszarach:

• w orientowaniu nowych pracowników
• w organizacji pracy
• w ustalaniu ról i obowiązków
• w identyfikacji możliwości doskonalenia procesu/systemu
• w ustalaniu mierników osiągnięć
• w szczegółowym planowaniu i doskonaleniu obciążeń stanowisk, wielkości partii itp.

Analiza procesów przedstawiana jest czasem jako analiza procesów biznesowych. Pod tym określeniem kryją się działania firmy, które decydują o wynikach jej działalności i wpływają na kształtowanie takich charakterystycznych parametrów, jak czas realizacji przedsięwzięć i koszty.

Analiza drogą do doskonalenia procesów

Aby przedsiębiorstwo mogło działać w sposób skuteczny i efektywny, niezbędna jest systematyczna analiza, ocena procesów oraz bazująca na dokonanej analizie i ocenie usprawnienia, które powodują, że proces jest realizowany coraz lepiej Podejście procesowe w zarządzaniu (Romanowska M., Warszawa s. 89).

Doskonalenie procesu ma swój bezpośredni wyraz w stawianiu dla niego coraz wyższych i ambitniejszych celów. Określenie tych celów powinno wynikać z permanentnie prowadzonej analizy procesów, co zresztą w systemie zarządzania jest obowiązkiem właścicieli procesów. Analiza procesu to przede wszystkim:

• Ocena skuteczności przepływu informacji w procesie, realizacji uprawnień i odpowiedzialności, ocena skuteczności spełniania wymagań i oczekiwań klientów procesu (wewnętrznych i zewnętrznych) oraz ocena skuteczności i efektywności realizacji przyjętego dla procesu celu.
• Ocena efektywności wykorzystania środków i zasobów, ocena kosztów przebiegu procesu, w tym kosztów jakości, ocena czasu realizacji i przepływów.
• Ocena zdolności przystosowania się do zmian w otoczeniu procesu.

Etapy analizy procesów biznesowych

Analiza procesu biznesowego przebiega według 4-etapowego planu: Zidentyfikuj proces Pierwszym krokiem jest wybór "obecnego stanu", który ma zostać poddany analizie, oraz identyfikacja interesariuszy, którzy się nim zajmują. Należy się upewnić, że ma się jasny punkt początkowy i końcowy dla tego procesu. Zbierz informacje o procesie Następnie należy zebrać jak najwięcej informacji o procesie, aby zrozumieć problemy, przed którymi stoimy, cele, zakres poprawy i inne cele analizy. Analizuj proces As-Is Należy wdrożyć plan analizy procesów biznesowych. Przejść na sam dół zidentyfikowanego procesu, zdefiniować proces w schematach blokowych i innych diagramach i zmierzyć jego efektywność. Opracuj Plan To-Be Na koniec należy skorzystać z analizy, aby sformułować zalecenia, jak powinien wyglądać "przyszły" proces. Wskazać wymagania, zasugerować zasoby i zmiany, zdefiniować oś czasu itp.

Techniki stosowane w analizie procesów

Oto kilka popularnych technik używanych w analizie procesów biznesowych.

• Analiza luk (Jakich informacji brakuje w procesie)
• Analiza wartości dodanej (Sprawdza, czy każde działanie w procesie zwiększa wartość procesu lub organizacji)
• Analiza przyczyny głównej (Znajduje podstawowe przyczyny problemu i pokazuje co można zrobić, aby to naprawić)
• Obserwacja (Sprawdza czy proces działa zgodnie z przeznaczeniem, czy nie)
• Badanie doświadczenia (Polega na rozmowie z doświadczonym personelem w organizacji, aby zobaczyć jakie dane wejściowe mają)

Wymagania prowadzenia analizy procesów

Aby z powodzeniem prowadzić analizy procesów, należy przestrzegać następujących warunków:

• W celu nawiązania współpracy przez różne działy przedsiębiorstwa trzeba mieć poparcie dyrekcji.
• Należy mieć system porządkowania i przetwarzania informacji, ponieważ bardzo szybko okazuje się potrzebny.
• Aby skłonić współpracowników do szczerego wyrażania ich opinii, należy działać bardzo dyplomatycznie Zarządzanie organizacją turystyczną (Kowalczyk J. Warszawa 2009, s. 40-43).

Bibliografia

• Kowalczyk J. (2009), Zarządzanie organizacją turystyczną, CeDeWu, Warszawa (s. 40-43, 60)
• Langley A. (2007), Process thinking in strategic organization. Strategic Organization
• Miller P.(2011), Systemowe zarządzanie jakością., Difin, Warszawa
• Palepu K. G., Healy P. M. (2007), Business Analysis and Valuation, Cengage Learning EMEA
• Romanowska M., Trocki M. (2004), Podejście procesowe w zarządzaniu, Szkoła Głowna Handlowa, Warszawa (s. 89)
• Skrzypek E. (2010), Zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie. Identyfikowanie, pomiar, usprawnianie, Oficyna a Wolters Kluwer business, Kraków (s. 60-70)

Autor: Monika Tarapacka