Zasady wystawiania faktur i faktur korygujących

Faktura VAT - dokument w obrocie gospodarczym, potwierdzający zawartą transakcję kupna-sprzedaży, wystawiany przez podatników podatku od towarów i usług (VAT - ang. Value Added Tax), którzy są zarejestrowani jako tzw. 'podatnicy vat czynni'. Posiadanie faktury umożliwia odliczenie podatku naliczonego w niej zawartego. Realizujemy wtedy zasadę neutralności VAT.

Wystawia się go nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi w co najmniej 2 egzemplarzach opatrzonych adnotacją: oryginał; kopia. Oryginały i kopie faktur, faktur korygujących a także ich duplikaty należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności w fakturze. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

TL;DR

Faktura VAT to dokument potwierdzający transakcję kupna-sprzedaży, wystawiany przez podatników VAT. Posiadanie faktury umożliwia odliczenie podatku naliczonego. Faktury muszą spełniać określone wymogi formalne. Mogą być wystawiane również w formie elektronicznej. Faktura korygująca jest wystawiana w przypadku błędów w fakturze VAT. Faktury korygujące i ich duplikaty należy przechowywać. Nota korygująca może być wystawiona w przypadku pomyłek. Duplikat faktury może być wystawiony w przypadku zniszczenia oryginału.

Elementy faktury

Przepisy w zakresie podatku od towarów i usług określają wymogi formalne dotyczące wyglądu faktury:

datę wystawienia,

kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, przed dokonaniem określonej czynności dostawy lub świadczenia usług,

nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,

wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

stawkę podatku,

sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

kwotę należności ogółem,

w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatników stosujących metodę kasową - wyrazy "metoda kasowa",

w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT - wyraz "samofakturowanie",

Faktury w formie elektonicznej

Faktury można również wystawić i przesyłać w formie elektronicznej. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Faktura korygujaca VAT

Jest to dokument w obrocie gospodarczym odniesiony do konkretnej faktury VAT, wystawiany w przypadku, gdy np. po wystawieniu faktury VAT udzielono rabatów, dokonano zwrotu towaru, zwrotu nabywcy kwot nienależnych, zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat podlegających opodatkowaniu, lub stwierdzono inne błędy - także w cenie, stawce, kwocie podatku w wystawionej fakturze VAT.

Faktury korygujące powinny zawierać wyraz "KOREKTA" albo wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA".Wystawia się je w co najmniej 2 egzemplarzach oznaczonych odpowiednio: ?oryginał?, ?kopia?, a sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie.

Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA",

numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

niektóre dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,

przyczynę korekty,

jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem

Nota korygująca

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki zwłaszcza danych adresowych, oznaczenia towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek dotyczących ilości wartości kwot netto/brutto, podatku i stawek podatku - może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą. Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury i powinna zawierać:

wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA",

numer kolejny i datę jej wystawienia,

imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

dane zawarte w fakturze, m.in. datę wystawienia, nazwę towaru, dane sprzedawcy i nabywcy, numer identyfikacyjny sprzedawcy,

wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Duplikat faktury

Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca (na żądanie nabywcy) ponownie wystawia fakturę /fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Wystawiona ponownie faktura musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jego wystawienia.

Zasady wystawiania faktur i faktur korygujących — artykuły polecane

Faktura VAT — Faktura RR — Paragon — Faktura pro-forma — Faktura zaliczkowa — Nota kredytowa — Paragon fiskalny — Nota korygująca — Faktura korygująca

Bibliografia

• Klimas M. (1997), Podręczna encyklopedia rachunkowości, Poltext, Warszawa
• Ministerstwo Finansów (2014) Zasady wystawiania faktur
• Szeląg H. (2015), Rozbieżności pomiędzy prawem podatkowym i bilansowym w kontekście korekt sprzedaży - dylematy prawne a problemy racjonalności zastosowań w praktyce, Przedsiębiorczość i zarządzanie, Wydawnictwo SAN
• Zubrzycki J. (2017), Leksykon VAT, Oficyna Wydawnicza Unimex, Wrocław

Autor: Paulina Blukacz

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.