Reprezentacja

Reprezentacja to okazałość lub wytworność w sposobie życia człowieka związaną z zajmowaną posadą lub statusem społecznym (R. Styczyński 2015, s. 11). Z łacińskiego representatio rozumiany potocznie jako reprezentowanie czyichś interesów przez osobę, grupę osób czy instytucję występującą w czyimś imieniu (J. Tokarski 1970, s. 640). Mówiąc o reprezentacji należy przytoczyć termin o węższym znaczeniu - zastępstwo, które odnosi się do przedsiębiorców jednoosobowych. Wyróżniamy zastępstwo pośrednie i bezpośrednie (przedstawicielstwo). Reprezentacja osób prawnych jest to działanie ich organów, pełnomocników lub przedstawicieli ustawowych wykonywane "za" lub "w imieniu" osób prawnych.

Pojęcie reprezentacji ze względu na zakres czynności dokonywanych przez podmioty reprezentujące możemy podzielić na:

• reprezentację sensu largo,
• reprezentację sensu stricto.

TL;DR

Artykuł omawia pojęcie reprezentacji, które dotyczy okazałości w zachowaniu człowieka związanego z jego pozycją społeczną lub zawodową. Wyróżnia się reprezentację w szerszym i węższym znaczeniu. W przypadku spółek, reprezentację wykonuje zarząd lub wspólnicy. Artykuł omawia również koszty związane z reprezentacją, takie jak spotkania z klientami, organizacja imprez czy prezenty dla partnerów handlowych.

Reprezentacja w szerszym znaczeniu

Ad. 1 Reprezentacja rozumiana w szerszym znaczeniu, dotyczy występowania we wszelkich stosunkach prawnych (prawo cywilne, prawo pracy itp.) Co do zasady we wszystkich stosunkach, poza cywilnoprawnymi wymagana jest reprezentacja jednoosobowa. Ze względu na to jakiej materii dotyczy reprezentacja można wyodrębnić:

• reprezentację cywilną - dotyczącą występowania za lub w imieniu osób prawnych w sprawach prawa cywilnego,
• reprezentację dotyczącą występowania za lub w imieniu osób prawnych w sprawach prawa pracy,
• reprezentację administracyjną - dotyczącą występowania za lub w imieniu osób prawnych we wszelkich sprawach poza sprawami prawa cywilnego i prawa pracy.

Reprezentacja w węższym znaczeniu

Ad. 2 Reprezentacja w węższym znaczeniu obejmuje składanie i przyjmowanie oświadczeń woli w stosunkach dotyczących jedynie prawa cywilnego. Ten rodzaj reprezentacji mogą sprawować organy i przedstawiciele osób prawnych. Reprezentacja sensu stricto może być dokonywana jednoosobowo lub łącznie.

Reprezentacja spółki akcyjnej.

Reprezentantami spółki akcyjnej są jej organ - zarząd. Zarząd ma ogólną i generalną kompetencję, której poza pewnymi ostrożnościowymi wyjątkami, zawartymi w Kodeksie spółek handlowych lub statucie, nie można go pozbawić. W kilku przypadkach działalność reprezentacyjna zarządu jest ograniczona zgodą walnego zgromadzenia, postanowieniami statutu, lub uchwałą rady nadzorczej.

Reprezentacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Zarząd sp. z o.o. może reprezentować spółkę w sensie largo, inne osoby mogą ją reprezentować jedynie w zakresie, który jest określony w innych dokumentach np. art., 210 k.s.h. Zarząd może reprezentować spółkę zarówno w czynnościach sądowych (przed sądami, organami administracji państwowej i samorządowej), jak i pozasądowych (przez oświadczenia woli i wiedzy), jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.

Reprezentacja spółki jawnej.

Reprezentantami spółki jawnej są jej wspólnicy lub specjalnie ustanowione osoby trzecie, takie jak prokurent lub pełnomocnik. Wspólnik może jednak zostać pozbawiony prawa reprezentowania spółki prawomocnym wyrokiem sądu, lub na mocy zapisów umowy spółki. Wspólnik reprezentuje spółkę w sprawach sądowych i pozasądowych. Wszelkie ograniczenia w reprezentowaniu przez wspólnika mają skutek jedynie w relacjach spółka - wspólnik, nie są skuteczne wobec osób trzecich. W przypadku naruszenia ograniczeń przez wspólnika może zrodzić się jego osobista odpowiedzialność odszkodowawcza lub organizacyjna wobec spółki. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, każdy ze wspólników może samodzielnie reprezentować spółkę. Umowa spółki może stanowić, iż reprezentować spółkę muszą wszyscy jej wspólnicy, wspólnik z prokurentem lub wspólnik z przedstawicielem.

Reprezentacja spółek partnerskiej i komandytowo-akcyjnej.

Reprezentacja spółek partnerskiej i komandytowo-akcyjnej jest ograniczona w sposób bezwzględny. W spółce partnerskiej dotyczy to działań dokonywanych między członkami powołanego zarządu a spółką partnerską. Wzięcie pożyczki, kredytu, poręczenia pod konsekwencją nieważności wymaga zgody partnerów. W spółce komandytowo-akcyjnej bariery napotykają komplementariuszy w określonych sytuacjach, w których wymagana jest obecność walnego zgromadzenia. Prawo reprezentacji może być ograniczone przez przepisy zawierania umów między spółką i jej wspólnikami lub zarządem (A. Witosz 2013, s125,126).

Utożsamianie reprezentacji z przedstawicielstwem podatnika

Aby ocenić koszty reprezentacyjne trzeba patrzeć czy celem jest wykreowanie pewnego obrazu podatnika, stworzenie dobrych relacji z kontrahentami jak również utworzenie dobrego wizerunku firmy czy działalności. Koszty na zakup żywności czy napojów bądź wydatki na usługi gastronomiczne są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy jeżeli mają charakter reprezentacyjny.

Mianem reprezentacji określamy również wszelkie działania dotyczące wykreowania pożądanego wizerunku podatnika dla potrzeb zawierania umów z korzystnymi warunkami. Działanie te kierujemy do obecnych bądź przyszłych klientów. Trzeba pamiętać, że niekoniecznie to co było uważane za reprezentację kilka lat temu, będzie uważane obecnie ponieważ obyczaje i dobre praktyki w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej ciągle się zmieniają (D. Kosacka-Olszewska, B. Olszewski 2014, s. 42,43).

Wydatki na reprezentację.

Dobry wizerunek firmy możemy stworzyć np. w sposobie przyjmowania interesantów i konsumentów poprzez wystawność, elegancję i okazałość. Do kosztów reprezentacji zaliczamy wydatki poniesione na:

• spotkanie z klientami,
• przyjmowanie i utrzymywanie delegacji czy kontrahentów,
• organizacja imprez okolicznościowych,
• prezenty dla partnerów handlowych,
• poczęstunek gości (R. Styczyński 2015, s. 11).

Reprezentacja — artykuły polecane

Przedstawicielstwo — Spółka komandytowo-akcyjna — Podmiot prawa — Spółka cywilna — Prawo gospodarcze — Spółka cicha — Prokurent — Właściciel — Przedstawiciel ustawowy

Bibliografia

• Kidyba A. (2016), Prawo handlowe, C.H. Beck, Warszawa
• Kidyba A., Kopaczyńska-Pieczniak K., Bryłowski P. (2004), Prawo spółek handlowych, Kantor Wydawniczy ZAKAMYCZE, Zakamycze
• Kosacka-Olszewska D., Olszewski B. (2014), Reklama 2014: Reprezentacja i nieodpłatne świadczenia, DK Wydawnictwo Sp. z o.o., Białystok
• Styczyński R. (2015), Marketing a podatki dochodowe i VAT: Reprezentacja, reklama, sponsoring, promocja, Unimex, Wrocław
• Tokarski J. (red.) (1980), Słownik Wyrazów Obcych PWN, PWN, Warszawa
• Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych. Dz.U. 2000 nr 94 poz. 1037
• Witkowska M. (2013), Udział reprezentacji społeczeństw państw członkowskich w kształtowaniu treści polityki w wielopoziomowym systemie Unii Europejskiej, Akademia Humanistyczna im. Aleksandra Gieysztora, Pułtusk
• Witosz A. (2013), Prowadzenie spraw i reprezentacja spółek osobowych, LexisNexis, Warszawa

Autor: Emil Bazak, Anna Rudawska

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.