Metody kontroli zasobów

Metody kontroli zasobów
Polecane artykuły
Oszczędność w projekcie Bilansowanie zasobów Kamień milowy Plan projektu Procesy planowania wg PMBOK Metody kontroli w projekcie Kontrola w projekcie Zarządzanie komunikacją wg PMBOK Procesy realizacji wg PMBOK

TL;DR

Kontrolowanie zasobów w projekcie jest ważne dla identyfikacji różnic między celami a odchyleniami, zapewnienia efektywnego wykorzystania zasobów i eliminacji zagrożeń. Skuteczna kontrola wymaga koncentracji na strategicznych punktach, realizmu ekonomicznego, ścisłości, koordynacji, elastyczności i aktualności. Rodzaje kontroli obejmują koszty, zużycie zasobów, ryzyko, harmonogram i jakość, a metody obejmują analizę kosztowo-czasową, metodę Earned Value, Work Breakdown Structure, analizę wydajności technicznej, analizę SWOT, wykres Gantta, metodę Program Evaluation and Review Technique, inspekcje, analizy jakości, audyty, diagram Pareta-Lorenza i systemy zarządzania ISO. Kontrola zasobów ludzkich obejmuje monitorowanie pracy, planowanie i weryfikację szkoleń oraz analizę wiedzy i umiejętności.

Metody kontrolowania zasobów

Kontrolowanie w projekcie polega na zidentyfikowaniu różnic między ustalonymi celami a odchyleniami które pojawiają się podczas realizacji projektu. Pomaga także przystosować się do zmian w otoczeniu, ograniczyć pojawiające się błędy czy minimalizować koszty. W momencie zaistnienia nieprawidłowości w wykonywaniu projektu, dokonywane są korekty. Kontrolowanie w projekcie ma także na celu eliminację zagrożeń. Proces Kontroli Zasobów dotyczy zarządzania zasobami przypisanymi do projektu. Obejmuje to zasoby fizyczne, przykładowo systemy IT, sprzęt, przestrzeń biurową czy materiały, aczkolwiek nie obejmuje zasobów ludzkich, ponieważ są one obsługiwane w procesie zarządzania zespołem.

Plan i Harmonogram Projektu

Kontrolowanie zasobów rozpoczyna się od użycia planu projektu w celu określenia, jakie zasoby są potrzebne, a następnie przypisania ich do różnych zadań w projekcie we właściwym czasie. Proces ten trwa przez cały cykl życia projektu, aby zapewnić, że zaplanowane zasoby są gotowe i dostępne zgodnie z wymaganiami, aby uniknąć opóźnień w dostawie. Plan zasobów, który opisuje rodzaj potrzebnego zasobu i czas jego potrzeb, ma kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania zasobami. Wraz ze zmianą harmonogramu projektu plan zasobów musi być wystarczająco elastyczny, aby dostosować się wraz z pojawieniem się tych zmian. Proces kontroli zasobów jest stosowany regularnie, od początku projektu po to by zapewnić efektywne i terminowe wykorzystanie zasobów projektu. Proces ten wykracza poza planowanie i dostępność zasobów. Jakość, ilość i użyteczność zasobów muszą być również zarządzane, aby zapewnić, że produkty spełniają oczekiwania jakościowe projektu. Zasoby wymagane przez projekt mogą być ograniczone i kosztowne, więc proces zasobów kontrolnych musi również zapewnić, że zasoby nie zostaną zmarnowane lub niewykorzystane, ponieważ będzie to miało negatywny wpływ na budżet projektu.

Skuteczna kontrola

J. Stoner oraz Ch. Wankel przedstawiają różne cechy kontroli. Jedne z ważniejszych to:

• Koncentracja na strategicznych punktach kontroli - najważniejsze w organizacji jest skupienie się na najbardziej istotnych funkcjach, które, w przypadku awarii będą powodowały największe szkody.
• Realizm ekonomiczny - najważniejsze w organizacji powinno być, to aby kontrolować najbardziej istotne elementy.
• Ścisłość - dokładna analiza jest podstawą w kontrolowaniu. W przeciwnym wypadku skutek może być odwrotny.
• Koordynacja - kontrola powinna być koordynowana przez kierownika projektu lub osobę funkcyjną, aby uniknąć zamieszania na stanowiskach pracy lub w harmonogramie.
• Elastyczność - organizacje muszą wprowadzać elastyczne sposoby kontroli aby móc dostosować reakcję do nowych sytuacji i możlwiości.
• Aktualność - zbierane informacje, muszą być aktualne - tak by móc wprowadzić działania korygujące na jak najszybciej.

Rodzaje kontroli i metody

Kontrola kosztów - ustanawiając odpowiednią kontrolę nad budżetem, potrzeba ściśle kontrolować koszty. Kierujący projektami muszą mieć świadomość tego, gdzie fundusze są przydzielane przez cały czas i co powinno się zmienić, aby nie przekroczyć ustalonego budżet. Menedżerowie projektów nigdy nie powinni być zaskoczeni przekroczeniem budżetu nieoczekiwanie. Zdolność do kontrolowania budżetu oznacza, że kierujący projektem powinien być w stanie zidentyfikować źródło kosztów na samym początku. Poniżej przedstawiono kilka obszarów, na które kierownik projektu powinien zwracać uwagę, wykonując efektywne zarządzanie kosztami:

• oryginalny, wcześniej ustalony budżet
• aktualny zatwierdzony koszt
• prognozowane a rzeczywiste koszty

Do metod kontrolowania kosztów zaliczyć można:

• analizę kosztowo-czasowej CPM (Analiza czasowo - kosztowa)
• metodę Earned Value (Metoda wartości wypracowanej)

Kontrola zużycia zasobów - zorganizowane i określone przedsięwzięcia oraz zadania pozwalają zdefiniować ilość potrzebnych zasobów, oszacowanie czasu trwania projektu oraz zbudowanie harmonogramu prac. Każde z orkeślonych zadań (pakietów) podzielony jest na zadania główne, cząstkowe, indywidualne oraz czynności grupowe. Do technik kontrolowania zużycia zasobów Metodą kontroli i usystematyzowania podziału prac będzie:

• Work Breakdown Structure (WBS - Struktura podziału pracy)

Kontrola ryzyka projektu - obserwacja poszczególnych procesów w celu identyfikacji potencjalnego ryzyka wystąpienia awarii. Do technik kontrolowania ryzykiem, zaliczyć można:

• okresowe przeglądy, listy kontrolne
• audyty
• analizę dokumentacji

Do metod kontrolowania ryzyka projektu zaliczyć mozna:

• analizę wydajności technicznej Total Productive Maintenance (TPM - obsługa konserwacyjna maszyn i urządzen)
• analizę SWOT (analiza słabych i mocnych stron, szans oraz zagrożeń)

Kontrola wykonania zgodnie z harmonogramem - monitorowania dotrzymywania terminów oraz zleconych zadań. Istotne w kontrolowaniu terminów i harmonogramu jest to, iż do każdego zaplanowanego zadania przyporządkowany jest konkretny zasób. Do technik kontrolowania wykonania harmonogramu i dotrzymywania terminów zaliczyć można:

• wykres Gantta (wykres paskowy)
• metoda Program Evaluation and Review Technique (PERT - diagramy sieciowe)

Kontrola jakości - dotyczy wszystkich stopni i faz w projekcie. Okresla czy wykonywane działania odpowiadają założonym normom jakościowym, ustalonym kryteriom i standardom. Do technik kontroli jakości zaliczyć można:

• inspekcje
• analizy jakości
• audyty

Do metod kontroli jakości zaliczyć można:

• diagram Pareta-Lorenza (metoda ABC, prawo 20-80)
• systemy zarządzania ISO

Kontrola zasobów ludzkich - działania polegające monitorowaniu pracy poszczególnych działów. Wprowadzanie oraz określanie planu szkoleń, a późniejsze ich weryfikowanie także należy do działań w ramach kontroli zasobów ludzkich. Istotna jest dokładna analiza wiedzy, kwalifikacji czy umiejętności, w celu weryfikacji potencjalnych zagrożeń w kadrach czy potrzeby dodakowych szkoleń. Jedną z korzyści wprowadzania kontroli zasobów ludzkich jest pozyskanie i zatrzymanie w jednostce wykwalifi kowanych, zaangażowanych i dobrze umotywowanych pracowników. Koncepcja zasobów ludzki, powinnna współgrać założonymi przez organizację celami. Z tego też powodu kotnrola tego zasobu jest konieczna.

Bibliografia

• Ćwiklicki M. (2015). Kontrola Zarządcza, "Podstawowe zagadnienia kontroli zarządczej", Poradnik, UEK
• Dowigałło P. (2011). Kontrola zarządcza a metody zarządzania organizacją, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczeciśnkiego, UEP
• Control Resources
• Monitoring and Controlling Process Groups
• Korzeniowski L. (2011). Podstawy zarządzania organizacjami , DIFIN, Warszawa
• Krupski R. (2004). Podstawy organizacji i zarządzania, Prace Naukowe nr 1 - Wydanie 5, WWSZiP
• Phillips J. (2011), Zarządzanie projektami IT, Helion, Gliwice
• Stoner J., Wankel C. (1992), Kierowanie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Tarczyński W. (2001). Zarządzanie ryzykiem, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Trocki M. (2012), Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Trocki M., Grucza B., Ogonek K. (2003), Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Anna Węgrzyn