Gromadzenie informacji

Gromadzenie informacji
Polecane artykuły
System informacji menedżerskiej Dystrybucja informacji Odbiorca informacji System obiegu informacji Użytkownik informacji Tablica ogłoszeń Funkcje informacji Badanie potrzeb informacyjnych Informacja

W literaturze przedmiotu, jako informację najczęściej rozumie się każdą treść (dane), która przekazywana jest od nadawcy do odbiorcy. Informacje podlegają wielu procesom, takim jak rozpoznawanie, pamiętanie, przetwarzanie i przesyłanie informacji. Są to procesy, które zachodzą na wszystkich szczeblach organizacji świata materialnego - od istot myślących i wysoko zorganizowanych, aż po świat roślin i zwierząt. Jedną z podstawowych cech informacji jest jej zdolność do przenoszenia się w czasie i przestrzeni. Przenoszenie w czasie oznacza magazynowanie lub zapamiętywanie informacji, natomiast przenoszenie w przestrzeni to przekazywanie, przesyłanie lub komunikowanie (Kruczek Z. & Walas B. 2010) Gromadzenie informacji, rozumiane jest, jako ciągły proces polegający na pozyskiwaniu adekwatnych informacji, określaniu sposobów ich przechowywania (w postaci zdefiniowanych zapisów w bazach danych), utrzymywaniu informacji (zapewnienie integralności danych, bezpieczeństwa fizycznego dostępu do danych, itp.), aktualizacji informacji (zmiany w przechowywanych zbiorach informacji zapewniające aktualność reprezentowanych przez te zbiory zjawisk gospodarczych).

Zastosowanie

Gromadzenie informacji powinno rozpoczynać się od wcześniejszego określenia potrzeb informacyjnych w przedsiębiorstwie, w przeciwnym wypadku można spodziewać się zalewu masy danych. Skuteczność gromadzenia zasobów informacyjnych pozyskiwanych z różnych źródeł w znacznym stopniu wzrasta, gdy firma używa własnych sieci jako źródła informacji.

Przedsiębiorstwo gromadzi zarówno informacje wewnętrzne - przekazywane wewnątrz organizacji - jak i, a może przede wszystkim, informacje docierające z zewnętrznego otoczenia firmy.

Gromadzenie informacji nie może być procesem sporadycznym, okazjonalnym i wybiórczym. Musi się ono odbywać w sposób systematyczny i co najważniejsze uporządkowany według ściśle określonych reguł i zasad katalogowania - np. daty pozyskania informacji, daty umieszczenia jej w bazie, zakresu tematycznego, przedmiotu którego dotyczy. Szczególnie jest to ważne przy planowaniu zarówno bieżącej działalności przedsiębiorstwa jak i przy formułowaniu jej strategii. Każdy użytkownik systemu powinien znać zasady, jakie regulują proces gromadzenia informacji, aby w razie potrzeby mógł w szybki i bezproblemowy sposób odnaleźć niezbędne wiadomości.

Efekty gromadzenia informacji

Należy zwrócić uwagę, iż pozytywnych efektów gromadzenia informacji należy spodziewać się dopiero po długoczasowym procesie gromadzenia i przetwarzania informacji. Tylko taki proces może zapewnić rzetelne i prawdziwe dane, które są użyteczne dla przedsiębiorstwa. Funkcja gromadzenia wiadomości odpowiada w bardzo dużej mierze za zdolność systemu informacyjnego do długofalowego magazynowania i składowania informacji. Wykonywanie tej funkcji jest możliwe dzięki dwu operacjom:

• katalogowaniu- ściśle jest ono związane z klasyfikowaniem już zakodowanych informacji
• tworzeniu baz danych, poprzez odpowiednie i systematyczne grupowanie informacji w przedsiębiorstwie i tworzenie swego rodzaju wspólnego zasobu wiedzy, możliwej do wykorzystania przez każdego pracownika - użytkownika, który jej w danym momencie potrzebuje do prawidłowego wykonywania swych zadań i podejmowania decyzji.

Informacje mogą być przechowywane i gromadzone w:

• komputerowych bazach danych - są to najczęściej dane cyfrowe przechowywane na dyskach twardych,
• archiwach i katalogach,
• serwerach internetowych,
• bankach danych - uporządkowany i udostępniony w Internecie zbiór informacji,
• na urządzeniach pamięci masowej,
• na dyskach twardych komputerów,
• na dyskach optycznych - CD-ROM, CR-RW, CD-R,
• bibliotekach internetowych - inaczej zwanych cyfrowymi,
• intranecie,
• extranecie,
• repozytoria dokumentów- system zarządzania dokumentami DMS.

Bibliografia

• Benbasat, I., Goldstein, D. K., & Mead, M. (1987), The case research strategy in studies of information systems. MIS quarterly, Vol. 11 Nr es. 369-386
• Borowiecki R. & Kwieciński M. (2001), Zarządzanie zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie. Ku - przedsiębiorstwu przyszłości, Wydawnictwo Naukowo - techniczne, Warszawa
• Kalnius, R., & Eidukas, D. (2009), Probability Model Quality of Informations Systems. Elektronika ir Elektrotechnika, Vol. 92 Nr 4, s. 13-18
• Kruczek Z., Walas B. (2010), Promocja i informacja turystyczna, Wydawnictwo Proksenia, Kraków
• Kwieciński M. (1999), Wywiad gospodarczy w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa - Kraków
• Liese, F., & Vajda, I. (2006), On divergences and informations in statistics and information theory. IEEE Transactions on Information Theory, Vol. 52 nr 10, s. 4394-4412
• Martyniak Z. (2000), Zarządzanie informacją i komunikacja - zagadnienia wybrane w świetle studiów i badań empirycznych, Wydawnictwo Akademii ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Justyna Kubuszek, Mariusz Kaczor