Wykres blokowy

Wykres blokowy
Polecane artykuły
Organizacja pracy Macierz odpowiedzialności System zarządzania przebiegiem procesów Metodyka badania potrzeb informacyjnych Kartowanie Grupowanie stanowisk Regulamin organizacyjny Cechy stanowiska pracy Plan szkoleń

Uwaga! Istnieje wiele odmian wykresów blokowych. W zależności od rozpatrywanego problemu oraz przyjętych celów analizy, należy wybrać odpowiedni rodzaj wykresu. Poniżej omówiono jedną z odmian.

Schemat blokowy obrazuje w sposób dynamiczny przebieg realizacji zadań. Wykorzystuje się w nim siedem symboli geometrycznych (bloków) odpowiednio zróżnicowanych według rodzajów działalności lub stanów. Charakteryzuje się on przejrzystością ze względu na rozmieszczenie bloków w trzech kolumnach. W kolumnie lewej umieszcza się symbole źródeł informacji, w środkowej symbole podstawowego ciągu czynności, a w prawej symbole działań alternatywnych, względnie symbole stosowanych w procedurze dokumentów (przykład schematu blokowego wraz z objaśnieniem wykorzystywanych w nim symboli przedstawiono poniżej).

Symbole bloków połączone są ze sobą szeregowo lub tworzą pętle sprzężeń zwrotnych w przypadkach wymagających powrotu do poprzedzających czynności. W schemacie ujmuje się wszystkie niezbędne czynności składające się na pewną całość działań, które powinny być realizowane w podanej kolejności, tworzącej logiczną sekwencję czynności analitycznych i dyspozycyjnych.

Schemat blokowy ujawnia swe zalety szczególnie w przypadku procedur, w których należy podejmować decyzje, które z alternatywnych działań, bądź ciągów działań, należy wdanej sytuacji realizować. Pracownik po udzieleniu jednoznacznej odpowiedzi "tak" lub "nie" na zadane w bloku obrazującym czynność analityczną pytanie, wie już jaką ze wskazanych na schemacie dróg ma dalej podążać. Uprawnienie do podjęcia decyzji jest delegowane na bezpośredniego wykonawcę, który nie ma potrzeby zwracania się do swojego przełożonego o decyzję w sprawach objętych procedurą, przyzwyczajając się do samodzielnej pracy. Istotnym ułatwieniem dla wykonawcy (wykonawców) jest podawanie w schemacie źródeł, z których należy czerpać potrzebne informacje do wykonania danej czynności lub podjęcia decyzji. Stosowane w schemacie łączniki umożliwiają wskazanie czynności, poprzez które łączy się ona z innymi procedurami. Dzięki temu można zapewnić właściwą kolejność stosowania kilku procedur następujących po sobie lub synchronizację procedur realizowanych równolegle przez kilka stanowisk pracy. Dzięki temu koordynacja biegu kilku spraw, załatwianych równolegle lub w wymaganej kolejności przez różnych wykonawców, przybiera formę samokoordynacji. Wynika to ze znajomości procedur realizowanych przez cały zespół oraz momentów, w których poszczególni wykonawcy otrzymują fragmenty spraw do dalszego wykonywania. Ułatwia to znakomicie pracę przełożonego, którego rola może zostać ograniczona do nadzorowania prawidłowości przebiegu prac i ewentualnego podejmowania w miarę potrzeby działań koordynacyjnych.

Tak więc schemat blokowy pozwala na kilkakrotne zmniejszenie objętości wyrażającej treść procedury, na jej jasne, proste i przejrzyste przedstawienie, zwalnia przełożonych z podejmowania zrutynizowanych decyzji, przesuwając uprawnienia decyzyjne na bezpośrednich wykonawców, którzy mogą sami kontrolować przebieg realizowanych prac i koordynować je z pracą innych stanowisk i komórek organizacyjnych.

Przykłady wykresów blokowych

• Diagram procesu
• Diagram relacji
• Diagram pokrewieństwa

Bibliografia

• Wawak, S. (2013). Wybrane koncepcje klasyfikacji metod zarządzania jakością. Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, 910(10), 37-49.

Autor: Sławomir Wawak