Ewidencja środków trwałych

Ewidencja środków trwałych - tworzona jest w celu ustalenia stanu, stopnia zużycia, oraz wielkości odpisu amortyzacyjnego środków trwałych (I. Frymark 2003, s.155). W ewidencji środków trwałych nie ma obowiązku ujmowania majątku o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł., a zapisów powinno dokonywać się najpóźniej w miesiącu przekazania składnika majątku do używania. W ewidencji środków trwałych ujmuje się majątek firmy, a obowiązek dokonywania tych zapisów określony jest w ustawie o rachunkowości. Ewidencja środków trwałych powinna być wbudowana w księgi rachunkowe-syntetycznie lub analitycznie (R. Styczyński 2016).

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym podatnicy prowadzący zgodnie z przepisami o rachunkowości księgi rachunkowe są obowiązani do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych, a w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Ewidencji nie podlegają budynki mieszkalne, lokale mieszkalne i własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej. W razie zmiany formy opodatkowania podatnicy, zakładając ewidencję, o której mowa w ust. 2, uwzględniają w niej odpisy amortyzacyjne przypadające za okres opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku dochodowego, podatku tonażowego lub zryczałtowanego podatku od wartości sprzedanej produkcji (Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych 2020)

TL;DR

Ewidencja środków trwałych jest tworzona w celu ustalenia stanu, stopnia zużycia i wielkości odpisu amortyzacyjnego. W ewidencji ujmuje się majątek firmy, a obowiązkiem jest uwzględnienie informacji niezbędnych do obliczenia odpisów amortyzacyjnych. Istnieją zasady prowadzenia ewidencji oraz dokumentacji, takie jak konta główne, ewidencja szczegółowa i ujednolicone dokumenty.

Elementy danych w ewidencji środków trwałych

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób publicznych podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zawierającej co najmniej (Ustawa o podatku dochodowym od osób publicznych 1991, s.128-129):

1. liczbę porządkową;
2. datę nabycia;
3. datę przyjęcia do używania;
4. określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
5. określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
6. symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
7. wartość początkową;
8. stawkę amortyzacyjną;
9. kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;
10. zaktualizowaną wartość początkową;
11. zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
12. wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
13. datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Zasady ewidencji i dokumentacji środków trwałych

Środki trwałe ewidencjonujemy na koncie głównym "Środki trwałe". Na tym koncie ewidencja środków trwałych prowadzona jest metodą "brutto", czyli zachowujemy na koncie "środki trwałe" wartość brutto (początkową) tych środków. Narastające z miesiąca na miesiąc zużycie środków trwałych, które odzwierciedlone są w kwocie umorzenia, są ewidencjonowane na odrębnym koncie "Umorzenie środków trwałych". Konto "Umorzenie środków trwałych" spełnia funkcje konta korygującego. Dzięki temu sposobowi zapisu możemy ustalić wartość bilansową środków trwałych przez odjęcie od salda konta "Środki trwałe" salda konta "Umorzenie środków trwałych". Aby umożliwić identyfikację każdego środka trwałego oraz kontrolę stanu środków trwałych do konta głównego "Środki trwałe" prowadzona jest ewidencja szczegółowa. Jednostką ewidencyjną środków trwałych (objętą ewidencją szczegółową) określamy obiekt inwentarzowy, który oznaczony jest odrębnym numerem inwentarzowym, umożliwiającym ewidencję środka. Ewidencja szczegółowa może mieć formę;

• księgi inwentarzowej - wpisujemy chronologicznie wszystkie przyjmowane do użytku środki trwałe oraz podstawowe informacje o nich np.: numer inwentarzowy obiektu, nazwa, wartość początkowa, data i źródło nabycia, data postawienia w stan likwidacji, sprzedaży;
• kart szczegółowych środków trwałych - zakładamy je odrębnie dla każdego obiektu inwentarzowego (lub ich grup rodzajowych). Karty szczegółowych środków trwałych zawierają wszelakie dane dotyczące tych środków np.: wartość brutto i umorzenie, data przyjęcia do eksploatacji, miejsce użytkowania, miejsce użytkowania, koszty modernizacji, opis techniczny itp.;
• tabeli amortyzacji - służy ona do ustalenia wartości umorzenia i amortyzacji za poszczególne okresy oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb ewidencji. Tabelę amortyzacji sporządza komórka księgowości w jednym egzemplarzu na początku roku obrotowego (I. Frymark 2006, s.139-140).

Ewidencja szczegółowa (analityczna) środków trwałych wykonujemy aby:

1. ustalić wartości początkowe poszczególnych środków trwałych,
2. zidentyfikować środki trwałe,
3. ustalić terminy oddania do użytkowania,
4. grupować środki trwałe według grup rodzajowych, wymaganych m.in. przy sporządzaniu sprawozdania finansowego:

• grunty (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu),
• budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej,
• urządzenia techniczne i maszyny,
• środki transportu,
• inne środki trwałe,

1. grupować według miejsc używania i według osób materialnie odpowiedzialnych,
2. ustalić odpisy amortyzacyjne (R. Styczyński 2016)

W miarę potrzeby, oprócz kont bilansowych, księgowość ma możliwość prowadzenia konta pozabilansowego. Takie konta pełnią funkcję kontrolną i informacyjną, a ewidencja na nich jest prowadzona zapisem pojedynczym.

W ewidencji środków trwałych bardzo ważne są ujednolicone dokumenty. Ich cechą charakterystyczną są duże litery używane do oznaczenia ich symboli. Do najczęściej stosowanych dokumentów należą:

• Przyjęcie środka trwałego - OT
• Likwidacja środka trwałego - LT
• Przyjęcie - przekazanie środka trwałego - PT
• Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego - MT
• Polecenie księgowania - PK (I. Frymark 2006, s.139-140)

Ewidencja środków trwałych — artykuły polecane

Konto analityczne — Pełna księgowość — Tabela amortyzacji — Archiwizacja dokumentów księgowych — Sprawozdanie finansowe - informacja dodatkowa — Polityka rachunkowości — Dowód księgowy — Konto księgowe — Zakładowy plan kont

Bibliografia

• Andrzejczak D., Mikina A., Rzeźnik B., Wejgner M. (2010), Podstawy działalności handlowej, WSiP, Warszawa
• Frymark I. (2003), Zasady rachunkowości, uproszczone formy rachunkowości, Wydawnictwo Szkolne i Pedagogiczne, Warszawa
• Frymark I. (2006), Rachunkowość przedsiębiorcy, WSiP, Warszawa
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dz. U. 1991 nr 80 poz. 350
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dz. U. 1991 nr 80 poz. 350
• Styczyński R. (2016), Najważniejsze zasady ewidencjonowania środków trwałych oraz wyposażenia

Autor: Katarzyna Zajdel