Proces zarządzania rozwojem gminy

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

Cele ogólne procesu:

• Przygotowanie sprawozdań dotyczących inwestycji.
• Sporządzenie analiz dotyczących szans i zagrożeń (turystyka, wpływ środowiska)
• Zaspokojenie potrzeb mieszkańców
• Pozyskiwanie dotacji unijnych

Cele efektywnościowe:

• Zwiększenie ilości pozyskiwanych środków unijnych do 75 % złożonych wniosków.
• Skrócenie czasu potrzebnego do realizacji inwestycji od strony formalnej do 2 tygodni

Charakterystyka procesu rozwoju gminy

Strategia zrównoważonego rozwoju Gminy określa główne, długofalowe cele oraz takie kierunki działania i taką alokację zasobów, które są konieczne dla zrealizowania tych celów. Składa się na nią zespół decyzji kształtujących długookresowe zmiany strukturalne, ilościowe i jakościowe.

Charakterystyka rozwoju polega na wyborze sposobów realizacji wizji, celu nadrzędnego i celów głównych, w określonych warunkach, przy danych ograniczeniach, w ramach przyjętego horyzontu czasowego.

Wskazanie sposobów lepszego wykorzystania zasobów, którymi dysponuje gmina:

• Zmniejszenie niepewności oraz ryzyka działania miejscowych przedsiębiorców
• Zwiększenie szans na pozyskanie inwestorów zewnętrznych
• Długofalowa koordynacja działań gospodarczych, społecznych i ekologicznych.
• Ułatwienie władzom gminy efektywniejszego gospodarowania budżetem.
• Zwiększenie szans gminy na uzyskanie dodatkowych zewnętrznych źródeł finansowania.

Rola zaangażowania społecznego w budowie strategii jest bardzo ważna. Jest oczywiste, że im więcej osób zaangażuje się w proces budowania strategii i im bardziej będą się one z nią utożsamiały, tym większa będzie szansa na jej pomyślną realizację.

Za najważniejsze kryteria, przyjęte w procesie budowania niniejszej charakterystyki uznano:

• Współdziałanie, czyli zapewnienie mieszkańcom, organizacjom gospodarczym
• i społecznym wpływu na kształt programu rozwoju oraz możliwości aktywnego włączenia się w proces jego realizacji.

Wybór zadań - przy ograniczonych zasobach skuteczne i efektywne działanie może mieć miejsce tylko wtedy, gdy nastąpi koncentracja na realizacji celów najważniejszych, tzn. takich, które tworzą no

we możliwości rozwojowe, stanowią wyzwanie, dają szansę na mierzalne efekty w postaci wzrostu obrotów firm, wzrostu liczby przedsiębiorstw, zatrudnienia i jednocześnie są możliwe do osiągnięcia w określonym przedziale czasowym.

Rozwój inicjatyw lokalnych, utrzymywanie wysokiego poziomu aktywności mieszkańców - najważniejszym zasobem lokalnym gminy są jej mieszkańcy, kultywujący wartości kulturowe, angażujący się w przedsięwzięcia społeczne oraz kształtujący swoje warunki życia w oparciu o zaangażowanie gospodarcze i kwalifikacje zawodowe.

Zasoby (dane wejściowe)

Uczestnicy procesu

• pracownicy (wykształcenie co najmniej wyższe) ukierunkowani w zależności od zajmowanego stanowiska
• doświadczeni kierownicy - eksperci koordynujący prace poszczególnych działów
• specjalista od dotacji unijnych
• prawnik
• wójt - organ wykonawczy gminy
• rada gminy - zakres działania rady gminy obejmuje najważniejsze sprawy wspólnoty samorządowej oraz funkcjonowania jej władz.

Zasoby materialne

• budynek
• obiekty hotelarskie
• tereny rekreacyjne
• obiekty turystyczne o unikatowej architekturze
• treści umów
• komputery, dostęp do Internetu
• biura z wyposażeniem
• sale na spotkanie
• baza danych na temat bezrobocia w powiecie, mieszkańców, przedsiębiorców, turystyki, komunikacji
• akty prawne
• formularze

Zasoby naturalne

• leśne
• rolne
• mineralne

Zasoby informacyjne

• szczegółowe dane o mieszkańcach
• raporty budżetu
• sprawozdania ze spotkań i działalności, ustaw, decyzji
• planowane inwestycje
• planowany budżet
• informacje o planowanych środkach z budżety państwa
• dotacje z Unii Europejskiej

Narzędzia, metody i techniki

• Komputery
• oprogramowanie (sieciowe, finansowe)
• telefony
• fax, drukarki, urządzenia ksero, skanery
• zebrania z mieszkańcami w celu zebrania informacji o sytuacji mieszkańców gminy i ich oczekiwaniach

Opis rozwoju gminy

1. Stworzenia zespołu programowego ds. rozwoju gminy

Rada gminy powołuje zespół programowy ds. rozwoju gminy składających się między innymi z (ekspertów ds. rozwoju gminy, prawników, menadżerów, przedsiębiorców, mieszkańców oraz ekspertów ds. dotacji unijnych jak i eksperta ds. środowiska) łącznie około 25 osób.

2. Konsultacje zespołu programowego ds. rozwoju z mieszkańcami gminy

Zespół programowy ds. rozwoju przeprowadza konsultację z mieszkańcami gminy. W postaci spotkań jak również ankiet. Chcę zdiagnozować podgląd mieszkańców na rozwój gminy a także wziąć pod uwagę ich oczekiwania.

3. Opracowanie analizy SWOT

Zespół programowy ds. rozwoju przeprowadza analizę SWOT, gdzie analizuję się silne i słabe strony gminy oraz szanse i zagrożenia przychodzące z otoczenia w aspekcie czynników (politycznych, ekonomicznych społecznych i technologicznych).

4 Ustalenie priorytetów rozwojowych (cele główne do zrelaizowania)

Zespół programowy ds. rozwoju zgodnie z wytycznymi programowania regionalnego i panującymi w Krajach Członkowskich Unii Europejskiej, każda strategia rozwoju gminy powinna zawierać następujące elementy ściśle i logicznie ze sobą powiązane:

• Analizę SWOT.
• Wizję gminy.
• Misję gminy.
• Priorytety rozwojowe.
• Cele główne do zrealizowania.
• Zasady monitorowania i oceny realizacji strategii.

5 Zespół programowy ds. rozwoju przesyła ustawę do Rady gminy

Zespół programowy ds. rozwoju przesyła gotową ustawę do Rady gminy

6 Zatwierdzenie celów głównych przez radę gminy

Rada po konsultacjach zatwierdza ustawę dotyczącą celów głównych oraz szczegółowych.

7 Określenie budżetu oraz finansowania inwestycji

Wykwalifikowani pracownicy zespołu programowego wraz z referatem finansowym gminy określają kosztorys danej inwestycji. Kolejno dokonywana jest analiza środków przyznanych na daną inwestycję z programów strukturalnych Unii Europejskiej.

Następnie określa się środki pieniężne wymagane jako tzw. "wkład własny" inwestycji.

Na podstawie kosztorysu inwestycji wkładu własnego oraz dotacji tworzy się budzet inwestycji który następnie jest zatwierdzany.

8 Sprawdzenie zgodności dokumentów inwestycji z obowiązującym prawem prawnym.

Rada gminy przesyła ustawę do prawnika który sprawdza ją pod względem prawnym i formalnym a także zgodnie z konstytucją i sporządza akt normatywny.

9 Monitoring przyjętej strategii

Zespól programowy tworzy komitet monitorujący który analizuje postępu w kolejnych fazach inwestycji. Komitet monitorujący składa się między innymi z (ekspertów ds. rozwoju gminy, prawników, przedstawiciela z rady gminy oraz z zespołu ds.rozwoju) łącznie około 6-8 osób.

10 Ocena realizacji przyjętej strategii

Komitet monitorujący przygotowywuje raport który przedstawia zespołowi programowemu w którym ocenia realizację poszczególnych programów operacyjnych w zakresie terminowości wdrażania poszczególnych działań oraz zgodności tych działań z przyjętymi dla strategii celami i priorytetami rozwoju i wnioski przedstawia Radzie Gminy do zatwierdzenia.

11 Komitet Monitorujący sporządza raporty z przebiegu realizacji

Odpowiedni pracownicy co pewien czas dokonują monitoringu i kontroli prac i sporządzają specjalne raporty w którym zawierane są opisy o postępach prac i omawiane są podczas rady gminy.

12 Przedstawienie raportu wójtowi

Wójt zapoznaje się z raportem i zatwierdza.

7. Wyjścia (dane wyjściowe)

• Szczegółowe dane o nowych inwestycjach w gminie.
• Wypełnione przez mieszkańców ankiety, formularze na temat inwestycji oraz kolejnych inwestycji.
• Raporty z przebiegu prac inwestycji.

8. Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Nr zadania	Uprawniony do	Odpowiada za
Wójt		* zapoznaje się z raportem	* zatwierdza raport
Zespół programowy do ds. rozwoju gminy	2.	* Konsultacje z mieszkańcami gminy. Zespół programowy upoważniony jest do przeprowadzenie ankiet z mieszkańcami. Zespół programowy upoważniony jest do konsultacji z inicjatywy Rady gminy. Przygotowanie raportu końcowego po przeprowadzeniu konsultacji. Raport końcowy zostaje skierowany do Rady gminy.	* Określeniem bieżącej i przyszłej sytuacji Wyznaczaniem celów priorytetowych na podstawie diagnozy Ustaleniem celów strategicznych i szczegółowych Wypracowaniem alternatyw strategicznych
	3.	* Zespół programowy na podstawie przyjętych kryteriów oraz celów konstruuje analizę SWOT Zespół programowy konstruuje z inicjatywy rady gminy	* analiza silnych i słabych stron strony gminy przygotowanie raportu szans i zagrożeń przychodzących z otoczenia. ustalenie celów które zostały scharakteryzowane jako ściśle określone, mierzalne, uzgodnione, realistyczne i aktualne
	4.	* Uprawniony do określenia priorytetów rozwojowych. Przygotowanie raportu z celami rozwojowymi Przygotowanie raportu zgodnie z misją i wizją gminy	* Stworzenie i wyselekcjonowanie wniosków Ustaleniem celów strategicznych i szczegółowych Wyznaczaniem celów priorytetowych na podstawie diagnozy Wybór najlepszej i optymalnej strategii.
	5.	* Zespół programowy przesyła gotową ustawę do Rady gminy	* Zespół programowy jest odpowiedzialny za przygotowanie pełnego raportu oraz ustawy która będzie zgodna z ustalonymi celami i kryteriami.
	7.	* Zespół programowy dokonuje konsultacji z referatem finansowym Zespół programowy wybiera eksperta (referat finansowy) z zewnątrz na wniosek rady gminy.	* Określenie kosztorysu danej inwestycji Określenie środków przyznanych na daną inwestycję z programów strukturalnych określenie środków pieniężnych wymagane na tzw. "wkład własny" Stworzenie budżetu (środków pieniężnych) pieniężnych jakie są potrzebne do realizacji zatwierdzonej ustawy
	9.	* Zespól programowy tworzy komitet monitorujący	* Zespól programowy odpowiedzialny jest za powołanie komitetu monitorującego który składa się z wykwalifikowanych osób.
Rada gminy	1.	* Stworzenie zespołu programowego ds. rozwoju gminy Zespół programowy zostaje stworzony z inicjatywy Wójta. Rada gminy dokonuje wyboru według ustalonych kryteriów kompetentności oraz specyfiki podziału na odpowiednie stanowiska.	* Dobór kompetentnych osób do zespołu programowego (ekspertów ds. rozwoju gminy, prawników, menadżerów, przedsiębiorców, mieszkańców oraz ekspertów ds. dotacji unijnych jak i eksperta ds. środowiska) Rada gminy wraz z zespołem programowym odpowiada za ustalenie celów strategicznych i szczegółowych
5.	* Rada gminy konsultuje wnioski. Rada gminy z inicjatywy zespołu programowego pierwotnej selekcji celów.	* Stworzenie i wyselekcjonowanie wniosków Ustaleniem celów strategicznych i szczegółowych Wyznaczaniem celów priorytetowych na podstawie diagnozy Porównanie ich oczekiwań dotyczących wizji i misji w z głównymi, strategicznymi i operacyjnymi celami gminy
6.	* Rada gminy dokonuję konsultacji dotyczących celów głównych oraz szczegółowych Rada gminy podejmuję decyzję i uchwala ustawę dotyczącą zatwierdzonych celów głównych oraz szczegółowych.	* Rozpatrzenie wniosku Opiniowanie wniosku Przygotowanie ostateczną wersję celów strategicznych oraz szczegółowych pod głosowanie.
Prawnik	8.	* Przygotowanie analizy inwestycji rozwojowych pod względem prawnym	* Sporządza akt normatywny
komitet monitorujący	10.	* Ocena realizacji programu Ocenę poszczególnych programów operacyjnych w zakresie terminowości	* Monitoring i ocena realizacji przyjętej strategii Przygotowanie raportu Przygotowanie zgodności tych działań z przyjętymi dla strategii celami
11.	* Omawianie postępu prac przed radą gminy	* Kontrola i monitoring prac

Diagram procesu

Wykres Hijmansa

Wykaz czynności	Podmioty uczestniczące w procesie
Wójt	Zespół programowy do ds. rozwoju gminy	Zespół programowy do ds. rozwoju gminy	Rada gminy	Prawnik	komitet monitorujacy
1. Stworzenia zespołu programowego ds. rozwoju gminy	In			W
2. Konsultacje zespołu programowego ds. rozwoju z mieszkańcami gminy			W	In
3. Opracowanie analizy strategicznej SWOT			W	In, Wyt
4. Ustalenie priorytetów rozwojowych				W
5. Zespół programowy ds. rozwoju przesyła ustawę do Rady gminy			W, I	O
6. Zatwierdzenie celów głównych przez radę gminy				W, Z
7. Określenie budżetu oraz finansowania inwestycji			W	In, Wyt	Wyt
8. Przygotowanie analizy inwestycji rozwojowych pod względem prawnym.			In		W
9. Monitoring przyjętej strategii				In		W, K, O
10. Ocena realizacji przyjętej strategii				In		W
11. Komitet Monitorujący sporządza raporty z przebiegu realizacji				In		W, O
13. Przedstawienie raportu wójtowi.	W, Z			In

Autor: Łukasz Dukat, Maciej Kołcz