Notatka służbowa

Notatka służbowa nazywana również memo (ang.) oraz raportem (E. Jendrzejczak, s. 81).

Jest jednym z najczęściej wykorzystywanych dokumentów w wewnętrznej komunikacji przedsiębiorstw, instytucji i organizacji. Służy do przekazywania istotnych wiadomości pomiędzy poszczególnymi pracownikami ale również pomiędzy różnymi jednostkami organizacyjnymi (E. Stefaniak - Piasek, s. 62).

Notatka ma charakter pisma informacyjnego, czyli ma za zadanie przedstawić faktyczny obraz rzeczywistości, dostarczyć odbiorcy informacji na temat danej kwestii w rzetelny, obiektywny i zwięzły sposób (E. Jendrzejczak, s. 64). Jest pismem prawnie potwierdzającym przyjęte ustalenia i umożliwia późniejszą weryfikację podjętych działań (M. Jasińska, G. Kurzątkowski, s. 8).

TL;DR

Notatka służbowa, zwana także memo lub raportem, jest często używanym dokumentem wewnętrznej komunikacji w organizacjach. Służy do przekazywania istotnych informacji pomiędzy pracownikami i jednostkami organizacyjnymi. Notatka ma charakter informacyjny i służy do przedstawienia rzetelnego i zwięzłego obrazu danej kwestii. Może być tworzona w różny sposób i dystrybuowana za pomocą różnych dróg komunikacji. Wymaga zastosowania zasad ortografii i interpunkcji oraz prostego i konkretnego przekazu. Nie ma jednej oficjalnej formy tworzenia notatek, ale występują w nich zazwyczaj elementy takie jak data i miejsce sporządzenia, imię i nazwisko nadawcy i odbiorcy oraz treść. Notatki służbowe różnią się od listów pod względem zakresu dotarcia, możliwości dotarcia do wielu osób jednocześnie oraz stopnia formalizacji.

Zastosowanie

Wyróżnia się trzy przesłanki stosowania notatek służbowych (E. Jendrzejczak, s. 81):

• gdy uniemożliwiona jest komunikacja słowna (np. gdy pracownicy pracują w dwóch różnych biurach),
• w sytuacji delegowania zadań przez przełożonego,
• gdy istnieją specjalne okoliczności, wymagające pisemnej formy przekazania komunikatu (np. gdy notatka jest również potwierdzeniem przekazania i otrzymania danej wiadomości).

Notatka służbowa nie ma ograniczeń wykorzystania, może zostać zastosowana wszędzie tam, gdzie nadawca uzna za stosowne utrwalenie wiadomości w formie pisemnej, a nie istnieje potrzeba stworzenia wnikliwego opisu sytuacji. Sporządzane są najczęściej w związku z przebytymi rozmowami z interasariuszami, klientami, spotkaniami pomiędzy współpracownikami ale również w związku z istotnymi z punktu widzenia organizacji postanowieniami i podejmowanymi działaniami (R. Winkler, s. 52).

Sporządzanie i dystrybucja

Istnieje dowolność w sposobie i technice tworzenia notatek służbowych. Mogą być one tworzone zarówno komputerowo, maszynowo jak i odręcznie, tak długo jak pozostają one czytelne a tym samym zrozumiałe. Co za tym idzie mogą one być przekazywane z wykorzystaniem różnych dróg komunikacji. W przypadku notatek zawierających dane poufne bądź wrażliwe najczęstszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie poczty tradycyjnej lub elektronicznej. Współcześnie droga e-mail'owa ma najszersze zastosowanie, jej główną zaletą jest niemal natychmiastowa informacja potwierdzająca otrzymanie wiadomości przez adresata (w przypadku problemów z dostarczeniem wiadomości e-mail, nadawca otrzyma informację zwrotną). W przypadku treści jawnych praktykuje się przekazywanie wiadomości np. poprzez umieszczanie ich do przegródek na korespondencję poszczególnych pracowników (E. Jendrzejczak, s. 81).

Jak każde pismo biurowe, notatka musi zostać sporządzona zgodnie z zasadami ortografii i interpunkcji. Jej przekaz powinien być konkretny i prosty, umożliwiający szybkie odnalezienie kluczowych punktów. Notatka nie wymaga korzystania ze specjalistycznego słownictwa czy oficjalnych zwrotów używanych w wielu pismach biznesowych. Jest to forma cechująca się krótkim czasem tworzenia przekazu, jak i odszyfrowaniem go (M. Jasińska, G. Kurzątkowski, s. 8).

Elementy

Nie istnieje jedna, oficjalna forma tworzenia notatek służbowych. W zależności od przedsiębiorstwa, tematyki przekazu oraz osoby sporządzającej notatki można zauważyć różnorodne elementy w nich występujące. Są nimi przede wszystkim (A. Rybak s. 149):

• data i miejsce sporządzenia notatki,
• imię i nazwisko nadawcy,
• imię i nazwisko odbiorcy (w przypadku notatki skierowanej do jednego adresata),
• krótka informacja, czego notatka dotyczy,
• treść.

Notatka służbowa a list

Zarówno notatka służbowa jak i list są jednymi z najbardziej popularnych form komunikowania się używanymi w organizacjach. Ponieważ istnieje między nimi wiele podobieństw, istotne jest aby wyszczególnić te cechy, które umożliwią rozróżnienie ich.

• Jedną z głównych różnic pomiędzy listem a notatką jest zakres ich dotarcia. W przypadku listów, stosuje się je podczas nawiązywania kontaktów z osobami lub działami, nie będącym częścią tej samej organizacji, co autor. Są one wykorzystywane przede wszystkim do komunikacji zewnętrznej. W przypadku notatek służą one tylko i wyłącznie do przekazywania informacji wewnątrz organizacji.
• Notatka w przeciwieństwie do listu, umożliwia dotarcie z przekazem do więcej niż jednej osoby na raz.
• Listy przygotowywane przez organizacje najczęściej pisane są na charakterystycznym papierze firmowym, oznakowanym logiem i najważniejszymi danymi na temat instytucji. Notatka najczęściej sporządzona jest na zwykłym papierze.
• Struktura listów jest dużo bardziej sformalizowana od notatki. W liście wszystkie elementy (data i miejsce sporządzenia, dane nadawcy, dane odbiorcy) powinny być ułożone zgodnie z ogólnie przyjętą strukturą. W przypadku notatki konstrukcja jest bardziej luźna i może być modyfikowana. To samo dotyczy stopnia sformalizowania języka w nich używanych.
• O ile natura listu wymaga takich elementów jak wstęp, rozwinięcie czy zakończenie, o tyle notatka ma zawierać tylko esencję danej kwestii bez zagłębiania się w mniej istotne szczegóły.
• Biorąc pod uwagę stopień sformalizowania obu form, listy można rozróżnić na oficjalne i nieoficjalne, kiedy notatka służbowa ma charakter wyłącznie formalny (S.S. Debasish, B. Das, s. 253)

Notatka służbowa — artykuły polecane

Komunikowanie interpersonalne — Wykres blokowy — Czarny PR — Komunikacja werbalna — Informacja zwrotna — Identyfikacja wizualna — Hasło reklamowe — Plan komunikacji w projekcie — Dane

Bibliografia

• Debasish S., Das B. (2010), Business Communication, PHI, New Dehli
• Jasińska M., Kurzątkowski G. (2015), Wzory pism - korespondencja urzędowa w zakresie funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych, Grupa Wydawnicza Infor
• Jendrzejczak E. (2014), Korespondencja biurowa, Oficyna Wydawnicza Politechniki Warszawskiej, Warszawa
• Ober J. (2013), Funkcja i rola efektywnej komunikacji w zarządzaniu, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, nr 65/1897
• Rybak A. (2005), Praktyczne zasady sporządzania korespondencji i innych prac biurowych, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk
• Sikorski W. (2010), Skuteczna komunikacja interpersonalna w pracy, Edukacja ustawiczna dorosłych, nr 3/(70)
• Stefaniak-Piasek E. (2005), Technika pracy biurowej cz.2 - Praca Biurowa, WSiP, Warszawa
• Winkler R. (2008), Komunikowanie w relacji przełożony-podwładny: przegląd technik, [w:] Współczesne problemy w zarządzaniu organizacjami, Adamus. W (red.), Krakowska Szkoła Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, Kraków

Autor: Anna Grabska