Zarządzanie zamówieniami

Zarządzanie zamówieniami - jest to planowanie, a następnie podejmowanie działań które doprowadzą do dostarczenia klientowi odpowiednich produktów, towarów lub usług jakie zamówił.

Proces zamówienia zostaje uznany jako zakończony w momencie gdy, dane zamówienie będzie dostarczone do planowanego miejsca dostarczenia.

Oczywiście mają miejsce także sytuacje kiedy firma dokonuje kontroli sprawności procesu zamówienia oraz stopnia zadowolenia klienta z przeprowadzonej transakcji, dlatego śmiało można stwierdzić, że jest ono mocno powiązane z zarządzaniem relacjami z klientem. Z ofertami konkretnych firm i wymogami klientów związane jest także zarządzaniem zapasami.

Najważniejszym aspektem w zarządzaniu zamówieniami jest jednak usatysfakcjonowanie klienta. Z punktu widzenia klienta to właśnie czas realizacji zamówienia odgrywa najistotniejszą role w osiągnięciu odpowiedniego poziomu obsługi klienta oraz zbudowaniu odpowiedniej przewagi konkurencyjnej.

Należy także wziąć pod uwagę, że przyjęcie czasu jako jedno ze źródeł przewagi konkurencyjnej firmy, pokazuje znaczenie logistyki, która to w znacznym stopniu odpowiada za zrealizowanie zobowiązań, które dotyczą miejsc oraz zgodności z terminami, które są odpowiedzialne za sprawny i szybki przepływ danych dóbr.

TL;DR

Zarządzanie zamówieniami polega na planowaniu i podejmowaniu działań mających na celu dostarczenie klientowi zamówionych produktów. Ważne jest usatysfakcjonowanie klienta poprzez szybką realizację zamówienia. W procesie zamawiania uczestniczą sprzedawcy, klienci, przewoźnicy, producenci, pośrednicy i magazyny. Komunikację i jakość zamówień można poprawić za pomocą stron internetowych i specjalistycznych programów. Proces realizacji zamówienia składa się z kilku etapów, w których wymieniane są dokumenty i potwierdzenia. Zarządzanie łańcuchem logistycznym ma na celu obniżenie kosztów, podniesienie jakości i elastyczność oraz skrócenie czasu realizacji zamówienia.

Uczestnicy oraz elementy usprawniające proces zamawiania

Do uczestników procesu zamawiania zaliczamy:

• Sprzedawcę - osoba, która oferuje przedmiot klientowi
• Klienta - osoba zamawiająca przedmiot
• Przewoźnika - osoba dostarczająca dany przedmiot klientowi (chyba, że przedsiębiorstwo samo odpowiada za transport wtedy ten uczestnik nie występuje)
• Producenta i pośrednika - osoby odpowiedzialne za wyprodukowanie danego towaru
• Magazyn - miejsce w którym przechowywane są towary oraz zapasy

Często w celu usprawnienia komunikacji pomiędzy poszczególnymi etapami i uczestnikami procesu wykorzystuje się przekaźników które mają na celu usprawnienie zamówień i podniesienie ich jakości. Należą do nich:

• Strony WWW sprzedawców,
• Strony WWW przewoźników
• Strony WWW producentów
• Strony WWW magazynów
• Specjalistyczne programy np. do śledzenia przesyłek

Przebieg procesu realizacji zamówienia

Przebieg realizacji zamówień, można rozpatrywać z dwóch różnych punktów widzenia:

• z punktu widzenia klienta - przedział czasowy pomiędzy przyjęciem zamówienia do wyłania danego towaru do klienta,
• z punktu widzenia producenta - przedział czasowy od przyjęcia zamówienia, poprzez aż po dostarczenie klientowi.

Według M. Christopher’a takie ujęcie można rozumieć jako logistyczny czas realizacji lub po prostu cykl logistyczny, właśnie takie ujęcie podkreśla różnice w realizacji zamówień.

Z perspektywy klienta dostawy odbywają się z zapasów, zaś z perspektywy producenta towary nie są realizowane z zapasów, ale są produkowane. Można zatem zauważyć równice czasową pomiędzy cyklem logistycznym, a czasem dostawy oczekiwanym przez danego odbiorcę (klienta). Tego typu problem jest określany jako "luka czasowa realizacji zamówienia".

Aby skutecznie móc dokonać kontroli logistycznej czasu realizacji należy odpowiednio zarządzać jego łańcuchem. Podczas takiego procesu podczas którego czas produkcji oraz zaopatrzenia zostaje ściśle powiązany z potrzebami rynku. Jednakże zarządzanie łańcuchem logistycznym stanowi jednocześnie próbę szybszego oraz sprawniejszego od konkurencji dostosowania się do zmian potrzeb jakie występują na rynku.

Do celów zarządzania łańcuchem logistycznym należą: niskie koszty, wyższa jakość, większa różnorodność oraz elastyczność a także szybszy czas realizacji zamówienia. Przebieg realizacji zamówienia można także przedstawić w następujący sposób, który występuję przy każdym zamówieniu.

• Otrzymanie zamówienia od klienta
• Wystawienie odpowiedniego dokumentu potwierdzającego złożenie zamówienia
• Potwierdzenie złożenia zamówienia przez klienta
• Potwierdzenie przez dostawców daty dostawy danego przedmiotu
• Wysłanie awizo do klienta
• Wysłanie przedmiotu do klienta

Zarządzanie zamówieniami — artykuły polecane

Łańcuch dostaw — Zadania logistyki w dystrybucji — Logistyka dystrybucji — Funkcja integracyjna logistyki — Optymalizacja powiązań transportowych — Zarządzanie sieciami dostaw — Systemy DRP — Tworzenie sieci dostaw — Proces zaopatrzenia — Cech rzemiosł różnych

Bibliografia

• Christopher M. (2000), Logistyka i zarządzanie łańcuchem dostaw. Strategie obniżki kosztów i poprawy poziomu usług, Polskie Centrum Doradztwa Logistycznego, Warszawa
• Ciesielski M. (2009), Instrumenty zarządzania łańcuchami dostaw, Wydawnictwo PWE, Warszawa
• Gaschi-Uciecha A. (2015), Zakłócenia w procesach logistycznych przedsiębiorstw produkcyjnych - badania literaturowe, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Seria: Organizacja i zarządzanie zeszyt 78, Nr kol
• Radziejowska G. (2012), Aspekty logistyczne w zarządzaniu realizacją zamówień na przykładzie przedsiębiorstwa produkcyjnego, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, nr 1871
• Ward G. (2008), Od umowy po realizację zamówienia, Wolters Kluwer, Warszawa

Autor: Marta Polak