Zarządzanie zakresem Etapu

Aby możliwe było osiągnięcie jak najlepszych wyników projektu, powinno się go podzielić na mniejsze części. Pomoże to wówczas zespołowi projektowemu skoncentrować się na wytworzeniu konkretnych produktów. Podział na mniejsze części sprawia, że można zwrócić baczniejszą uwagę na to, czy produkty z danego etapu zostały wykonane zgodnie z kryteriami jakości, czy pozostałe produkty są nadal potrzebne oraz czy uzasadnienie biznesowe projektu jest nadal aktualne. W trakcie procesu "Zarządzanie Zakresem Etapu" odbywa się tak jakby inwentaryzacja aktualnego stanu projektu i przygotowanie do następnej jego części. Proces ten obejmuje:

• raportowanie końca etapu,
• planowanie kolejnego etapu,
• uaktualnianie planu projektu,
• uaktualnianie uzasadnienia biznesowego i ryzyk po zakończeniu każdego etapu zarządczego,

W szczególnych przypadkach proces ten obejmuje również opracowanie planów naprawczych.

TL;DR

Proces "Zarządzanie Zakresem Etapu" w projektach PRINCE2 polega na podziale projektu na mniejsze części, co pomaga skupić się na konkretnych produktach. Proces ten obejmuje raportowanie końca etapu, planowanie kolejnego etapu, aktualizację planu projektu i uzasadnienia biznesowego, oraz opracowanie planów naprawczych. Celem procesu jest zagwarantowanie wykonania produktów zgodnie z kryteriami jakości, dostarczenie informacji dla komitetu sterującego, oraz stworzenie mechanizmu tolerancji dla kolejnego etapu. W procesie uwzględnia się również planowanie, uaktualnienie uzasadnienia biznesowego i rejestru ryzyka, oraz raportowanie wyników etapu. Proces ten występuje we wszystkich projektach PRINCE2.

Cele

Celem tego procesu jest:

• zagwarantowanie komitetowi sterującemu, że wszystkie produkty zaplanowane dla bieżącego etapu zostały wykonane i spełniły określone dla nich kryteria jakości,
• dostarczenie informacji o harmonogramie, wynikach technicznych i budżecie, potrzebnych komitetowi sterującemu do oceny, czy uzasadnienie biznesowe jest nadal słuszne i czy oczekiwane korzyści mogą być osiągnięte przy akceptowalnym poziomie ryzyk,
• dostarczenie informacji wspierających podejmowanie decyzji o stanie bieżącego etapu i całego projektu pozwalających komitetowi sterującemu podjąć decyzję o zakończeniu aktualnego etapu, zezwoleniu na rozpoczęcie kolejnego etapu i podpisaniu się pod całym projektem,
• stworzenie mechanizmu ustanawiania tolerancji dla następnego etapu. Tolerancja jest elementem sterowania określającym liczbowo wartości graniczne dla terminu i kosztów, poza które kierownik projektu nie może wyprowadzić projektu bez zgody komitetu sterującego,
• zapisanie wszelkich informacji lub doświadczeń zdobytych w trakcie realizacji projektu, które mogą wpływać na kolejne etapy projektu lub na całą organizację.

(źródło: "Podstawy Metodyki PRINCE2")

Pierwszym elementem procesu "Zarządzanie zakresem etapu" jest planowanie. To właśnie w tym miejscu określa się wszystkie produkty, jakie należy wytworzyć podczas następnego etapu zarządczego, szacuje się również nakład pracy i koszty potrzebne do jego realizacji. W trakcie planowania powinno się dokonać przeglądu struktury organizacyjnej zespołu zarządzania projektem. Jest to wskazane po to, aby do realizacji prac, które trzeba wykonać, zaplanowano dostępność najwłaściwszych ludzi i zespołu zarządzania projektem. Wszystkie informacje potrzebne do podejmowania decyzji związanych z pracami projektowymi powinny być stale uaktualniane, aby zapewnić optymalny wybór środków i metod działania. Kolejnym elementem jest uaktualnienie uzasadnienia biznesowego. Uzasadnienie biznesowe jest główna siłą napędową projektów realizowanych według metodyki PRINCE2. Dlatego powinno być ono aktualizowane i oceniane przynajmniej na zakończenie każdego etapu zarządczego.

Uaktualnianie rejestru ryzyka to następny element tego procesu. Tutaj należy ponownie dokonać oceny ryzyk związanych z etapem zarządczym i projektem. Do aktualizacji ryzyk pomocna jest "Lista kontrolnej analizy ryzyka". Otrzymane w ten sposób wyniki powinno się zarejestrować i zaprezentować je komitetowi sterującemu podczas Oceny końcowej etapu. Jeśli realizacja projektu przebiega bez większych zmian, rejestr ryzyka powinien mieć tendencję malejącą. Zgodnie z metodyką PRINCE2 wyniki etapu zarządczego muszą być raportowane. Są one prezentowane w Raporcie końcowym etapu podsumowującym wyniki etapu zarządczego. Raport ten informuje komitet sterujący o:

• kosztach planowanych i poniesionych,
• nakładzie pracy planowanym i poniesionym,
• terminach planowanych i faktycznych,
• produktach dostarczonych i potwierdza, że spełniły one określone dla nich kryteria jakości.

(źródło: "Podstawy Metodyki PRINCE2")

Za przygotowanie raportu odpowiedzialny jest kierownik projektu, któremu powinien pomagać zespół zarządzania projektem. Opracowany raport powinien zostać przedłożony na około tydzień przed Oceną końcową etapu. W szczególnym przypadku, jeżeli zaistnieją zbyt duże odchylenia nie mieszczące się w granicach przewidzianej tolerancji należy sporządzić plan naprawczy. Wówczas zastępuje on wcześniejszy plan. Nowy plan powinien zostać zatwierdzony przez komitet sterujący w procesie "Zezwolenie na realizację planu etapu lub planu naprawczego" lub w trakcie specjalnie zwoływanej "Oceny nadzwyczajnej".

Proces "Zarządzanie Zakresem etapu" występuje we wszystkich projektach zgodnych z PRINCE2, gdyż wszystkie projekty zgodne z ta metodyką muszą mieć przynajmniej dwa etapy zarządcze.

Zarządzanie zakresem Etapu — artykuły polecane

Inicjowanie Projektu — Zarządzanie zakresem wg PMBOK — Plany wg PRINCE2 — Etapy projektu — Rozpoczynanie projektu — Metodyka PROMPT — Przygotowanie Założeń Projektu — Procesy w projekcie — Cykl życia projektu

Bibliografia

• Bradley K. (2003), Podstawy metodyki PRINCE2, Centrum Rozwiązań Menedżerskich, Warszawa

Autor: Barbara Gola