Główny księgowy

Główny księgowy - to osoba odpowiedzialna za prowadzenie rachunkowości w całym przedsiębiorstwie. Osoba pełniąca funkcję głównego księgowego przyjmuje na siebie odpowiedzialność za:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnym,
• dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
• prowadzenie innych spraw finansowych przedsiębiorstwa,
• nadzoruje pracę innych księgowych (art. 54 ust.1 ustawy o finansach publicznych, Dz.U. z 2017 r., poz. 659).

Stanowisko głównego księgowego odpowiedzialnego z prowadzenie rachunkowości występuje w jednostkach sektora finansów publicznych, jak i w jednostkach prowadzących działalność gospodarczą.

TL;DR

Główny księgowy jest odpowiedzialny za prowadzenie rachunkowości w przedsiębiorstwie. W sektorze finansów publicznych, musi spełniać określone warunki, a w jednostkach samorządu terytorialnego może pełnić rolę skarbnika. Obowiązki głównego księgowego obejmują m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych, kontrolę zgodności operacji z planem finansowym i sporządzanie sprawozdań finansowych. W sektorze prywatnym, obowiązki i zakres odpowiedzialności są ustalane przez kierownika jednostki. Główny księgowy ponosi różne formy odpowiedzialności, takie jak karna, sądowa, karnoskarbowa, podatkowa, służbowa, dyscyplinarna i pracownicza. Osoba pełniąca tę funkcję powinna być odporna na stres, umieć podejmować decyzje, mieć umiejętności analityczne i planistyczne, a także cechy osobowości takie jak samodzielność, odpowiedzialność i dobra organizacja pracy.

Główny księgowy w jednostkach sektora finansów publicznych

1. Funkcja głównego księgowego w jednostkach sektora finansów publicznych uregulowana jest w art. 54 ustawy z dnia 27 sierpień 2009 o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 659). Ustawa ściśle określa warunki jakie musi spełniać osoba chcąca pełnić tą funkcję. Głównym księgowym może być osoba, która:

• ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba że odrębne ustawy uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego,
• ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;
• nie była prawomocnie skazana za przestępstwo przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwo skarbowe;
• posiada znajomość języka polskiego w mowie i piśmie w zakresie koniecznym do wykonywania obowiązków głównego księgowego;
• spełnia jeden z poniższych warunków:
  • ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości,
  • ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,
  • jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,
  • posiada certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wydane na podstawie odrębnych przepisów.

2. W jednostkach samorządu terytorialnego rolę głównego księgowego budżetu może pełnić skarbni (powiatu, miasta lub gminy). Poza spełnieniem wymagań określonych w ustawie o finansach publicznych, musi on także spełnić warunki określone w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 roku o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (Dz. U z 2017 r. poz. 1393 ze zm.). Zgodnie z art. 4 ww. ustawy skarbnik w okresie pełnienia funkcji głównego księgowego nie może:

• być członkiem rad nadzorczych, zarządów, komisji rewizyjnych spółek prawa handlowego,
• posiadać w spółkach prawnych więcej niż 10% akcji lub udziałów przedstawiających więcej niż 10 % kapitału zakładowego w każdej z tych spółek,
• być członkiem zarządów fundacji prowadzących działalność gospodarczą,
• być zatrudniony lub wykonywać innych zajęć w spółkach prawa handlowego, które mogłyby wywołać stronniczość lub interesowność,
• prowadzić działalności gospodarczej na własny rachunek lub wspólnie z innymi osobami.

Ponadto, przed upływem roku od zaprzestania pełnienia funkcji skarbnika, osoba taka nie może być zatrudniona lub wykonywać innych zajęć u przedsiębiorcy, jeżeli brała udział w wydaniu rozstrzygnięcia w sprawach indywidualnych dotyczących tego przedsiębiorstwa.

3. Zakres obowiązków głównego księgowego w sektorze finansów publicznych można podzielić na:

• obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości - każdy podmiot powinien posiadać dokumentację, która zawiera przyjęte przez nią zasady rachunkowości (art 10 ustawy), a osobą odpowiedzialną za ustalenie tego i aktualizacje jest kierownik jednostki (art. 10 ust.2). Ustalając dane zasady polityki rachunkowości kierownik jednostki powinien, zgodnie z art. 40 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, uwzględnić obowiązujące rozwiązania w zakresie rachunkowości. Szczególne zasady rachunkowości dotyczą:
  • ewidencji wykonania budżetu,
  • ewidencji aktywów trwałych stanowiących własność Skarbu Państwa"
  • sporządzenia sprawozdań finansowych oraz odbiorców tych sprawozdań
  • wyceny poszczególnych składników pasywów i aktywów,
  • gromadzenie i archiwizacja dowodów księgowych, zabezpieczenia przed osobami trzecimi, jak także należyta ochrona danych (por. art. 71 i art74 ustawy)

Zasady te ustalone zostały w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej

• obowiązki wynikające z ustawy o finansach publicznych - jednym z najważniejszych obowiązków głównego księgowego określonych w art. 54 jest dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji finansowych i gospodarczych z planem finansowym. Kolejnym jego obowiązkiem jest stałe kontrolowanie realizacji planu, zagrożenia niewykonania lub przekroczenia plany, zaangażowania wydatków i zapewnienie terminowego rozliczenia należności i zobowiązań, sporządzanie sprawozdań budżetowych i ich terminowe przekazywanie.
• obowiązki wynikające z innych aktów prawnych - związane są z ogólnym funkcjonowaniem jednostki i poszczególnych komórek i należą do nich m.in.:
  • ochrona danych osobowych - szczególnie zgromadzonych w dokumentacji płacowej i podatkowej,
  • rozliczenie pieniężne,
  • funkcjonowanie kasy jednostki"
  • ewidencja i rozliczenia podatkowe
  • terminowe naliczanie i odprowadzanie składek na Fundusz Pracy, ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych świadczeń pracowniczych,
  • prowadzenie ewidencji wymaganej przez ZUS,
  • naliczanie wypłat wynagrodzeń.

Główny księgowy w jednostkach prowadzących działalność gospodarczą

Sposób zatrudnienia w jednostkach prowadzących działalność gospodarczą w sektorze prywatnym przebiega inaczej niż w sektorze finansów publicznych. Obowiązki jakie wykonywać będzie na tym stanowisku w przedsiębiorstwie prywatnym oraz zakres odpowiedzialności jaki będzie ponosić, ustala kierownik danej jednostki.

1. Obowiązki głównego księgowego wyznaczane są przez kierownika jednostki. Należą do nich m.in.:

• przelewy firmowe,
• dostarczania danych dla tworzenia strategii jednostki,
• sporządzania planów operacyjnych i doradztwa w zakresie ich realizacji, controllingu prowadzonych operacji gospodarczych i związanych z nimi kosztów,
• rozliczenia z tytułu podatków i ZUS oraz sprawy kadrowe szczególnie w małych jednostkach,
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych
• sprawdzanie i kwalifikowanie dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca i sposobu zaksięgowania - dekretowanie,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycena aktywów i pasywów,
• ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych,
• gromadzenie i archiwizacja pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą,
• systemem raportowania i innymi działaniami z zakresu rachunkowości zarządczej

Odpowiedzialność głównego księgowego

Przyjęcie przez głównego księgowego powierzonych mu obowiązków, w trybie art. 4 ust 5 ustawy o rachunkowości, skutkuje wzięciem pełnej odpowiedzialności wynikającej z art. 77 i 79 pkt 2 ww. ustawy, a także między innymi z art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego (Dz. U. z 2017poz.2226 ze zm.).

1. Odpowiedzialność głównego księgowego w jednostkach sektora finansów publicznych uregulowana została w różnych normach prawnych. Odpowiedzialność ta dotyczy odpowiedzialności:

• karnej,
• sądowej,
• karnoskarbowej,
• podatkowej,
• służbowej,
• dyscyplinarnej,
• pracowniczej

2. W jednostkach finansów publicznych główny księgowy jednostki ponosi odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości. W sytuacji, gdy główny księgowy nie wywiąże się z powierzonych mu zadań, może otrzymać sankcje w postaci pozbawienia wolności lub kary grzywny. Głównymi powodami nałożenia sankcji na głównego księgowego są:

• nieudzielanie lub udzielanie niezgodnych ze stanem faktycznym informacji, wyjaśnień, oświadczeń biegłemu rewidentowi albo niedopuszczanie go do pełnienia obowiązków
• nieprowadzenie ksiąg rachunkowych
• prowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy
• podanie w księgach wieczystych nierzetelnych danych
• nie sporządzanie sprawozdań finansowych
• sporządzenie sprawozdań niezgodnie z przepisami ustawy
• zawarcie nierzetelnych danych w sprawozdaniach finansowych.

3. Stanowisko głównego księgowego zarówno w sektorze finansów publicznych, jak i w sektorze prywatnym należy do jednych z najbardziej stresogennych i odpowiedzialnych prac. Osoba pełniąca tę funkcję winna odznaczać się taki cechami jak:

• wysoka odpornością na stres i umiejętność radzenia sobie z nim,
• umiejętność podejmowania decyzji,
• umiejętności analityczne i planistyczne,
• umiejętność realnej oceny sytuacji

oraz takie cechy osobowości, jak:

• samodzielność,
• odpowiedzialność i rzetelność w wykonywaniu swoich obowiązków,
• dobra organizacja pracy,
• odznaczać się cechami przywódczymi.

Decydując się na przyjęcie tej funkcji musi być od początku świadoma wielkiej odpowiedzialności jaka na niej spoczywa zarówno za finanse przedsiębiorstwa, w którym pracuje, jak i za podległą mu kadrę księgowych niższego szczebla.

Główny księgowy — artykuły polecane

Audytor — Księgowość — Doradztwo podatkowe — Zarządca nieruchomości — Doradca podatkowy — Urząd wojewódzki — Syndyk — Ustawa o rachunkowości — Zarząd Narodowego Banku Polskiego

Bibliografia

• Adamek-Hyska D. (2014), Odpowiedzialność kierownika jednostki i głównego księgowego za funkcjonowanie kontroli zarządczej, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego. Finanse, Rynki Finansowe, Ubezpieczenia, nr 72
• Kaczurak-Kozak M. (2010), Główny księgowy w jednostkach samorządu terytorialnego - jego rola, zakres kompetencji i status, Studia Lubelskie tom VI
• Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne. Dz.U. 1997 nr 106 poz. 679
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Dz.U. 2009 nr 157 poz. 1240
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591

Autor: Karolina Gerycz