Ewidencja przychodów

Ewidencja przychodów to proces liczenia i dokumentowania przychodów danej instytucji lub osoby. Jest to wymagana forma dokumentacji w procesie ustalania obciążenia podatkowego przy rozliczeniach w formie zryczałtowanego podatku od przychodów ewidencjonowanych.

TL;DR

Ewidencja przychodów polega na liczeniu i dokumentowaniu przychodów w celu ustalenia obciążenia podatkowego. Jest to wymagana forma dokumentacji w przypadku rozliczania się z zryczałtowanego podatku od przychodów ewidencjonowanych. Ewidencja powinna być prowadzona w sposób niewadliwy i rzetelny, zgodnie z przepisami prawa. Powinna zawierać zapisy chronologiczne, oparte na dokumentach księgowych, i być przechowywana w odpowiednim miejscu. Ewidencja zostaje sumowana na koniec każdego miesiąca, a na jej podstawie oblicza się kwotę podatku.

Definicja przychodu

Przychód czyli element rejestrowany w ewidencji, jest to pieniężny zapis odzwierciedlający daną operację gospodarczą. Pod względem podatkowym, jest to suma pieniężna, wyrażająca dostarczone nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie przedmioty, prawa bądź usługi czy świadczenia

Ewidencja przychodów a zryczałtowany podatek od przychodów ewidencjonowanych - normy prawne

Rozliczając się przy pomocy zryczałtowanego podatku od przychodów ewidencjonowanych, obliczania podatku dokonuje się w oparciu o zapisy z ewidencji przychodów. Obowiązek prowadzenia tej ewidencji określa ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Opracowano na podstawie: t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398, 650, 1629. Z kolei wzór, jak i sposób jej prowadzenia określa ustawa o podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne z dnia 20 listopada 1998r. Dz.U. 1998 Nr 144 poz. 930. oraz rozporządzanie wraz z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 kwietnia 2014r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Dz.U. 2014 poz. 701.

Elementy i wymogi ewidencji przychodów

Wymóg prawny stosowania ewidencji przychodów dotyczy osób fizycznych lub spółek cywilnych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i rozliczających się na zasadach zryczałtowanego podatku od przychodów ewidencjonowanych. Prowadzenie takiej ewidencji obowiązuje od momentu:

• Wybrania tej uproszczonej formy opodatkowania,
• Początku roku podatkowego lub
• wystąpienie pierwszego przychodu w działalności gospodarczej w wypadku rozpoczynania owej działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego.

Stosując się do wyżej wymienionych regulacji ewidencja przychodów powinna zawierać m.in. następujące elementy:

• Zapisy powinny być zbroszurowane a każda z kolejnych stron odpowiednio ponumerowana;
• Prowadzenie ewidencji wymaga prowadzenia jej w sposób niewadliwy oraz rzetelny;
• Zapisy w niej zawarte winny być sporządzone na podstawie dokumentów księgowych tj. faktury, faktury VAT, dokumenty celne czy rachunki. Dokumenty te jak i sama ewidencja musi zostać poddana archiwizacji i przechowywana w miejscu gdzie działalność jest prowadzona, bądź, jeśli mamy do czynienia ze spółką, w miejscu wskazanym przez podatnika. Może to być siedziba spółki jak ich biuro rachunkowe, które na zlecenie spółki prowadzi jej księgowość;
• Kolejne zapisy muszą być ewidencjonowane z zachowaniem porządku chronologicznego, a zapisy za dany miesiąc powinny zostać uzupełnione do upływu dwudziestego dnia kolejnego miesiąca. Wiąże się to z terminem zapłaty zaliczki na podatek dochodowy;
• Przedsiębiorcy ewidencjonujący obrót przy pomocy kas fiskalnych, mogą tworzyć swoje zapisy na podstawie kasowego raportu dobowego, zapisując odpowiednie sumy w rubryki dotyczące poszczególnych stawek ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;
• Ewidencja może być prowadzona w formie komputerowej z zastrzeżeniem konieczności jej wydruku pod koniec każdego miesiąca, z zachowaniem formy wymaganej przed rozporządzenie;
• W razie dokonywania odliczeń od przychodów przedsiębiorca powinien je c jako odrębne pozycje a następnie zmniejszyć podstawę opodatkowania;
• Zapisy ewidencji są sumowane na koniec każdego miesiąca, następnie na ich podstawie oblicza się kwotę podatku;

Co oznacza prowadzenie ewidencji w sposób rzetelny i niewadliwy?

Sposób poradzenia ewidencji przychodów w sposób niewadliwy uznaje się gdy zachowane zostają regulacje i unormowania ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne oraz rozporządzenia Ministra Finansów w dnia 16 kwietnia 2014r. Z kolei zaś, zasada prowadzenia ewidencji rzetelnie, dotyka kwestii odzwierciedlania w niej wyłącznie realnych i aktualnych faktów. Cechy te podkreślają, jak ważny element stanowi ewidencja w dostarczaniu informacji dotyczącej prowadzonej działalności, głównie do celów podatkowych. Zapisy zawarte w ewidencji odzwierciedlają jedynie zdarzenia czy operacje gospodarcze, nie są one bowiem obiektywnym źródłem informacji ekonomicznej. Nie zawiera ona zapisów o prowadzonej polityce przedsiębiorstwa. Rozporządzenie uznane zostaje się za poprawne i nie naruszające zasad dotyczących rzetelności i nie wadliwości nawet w wyjątkowych sytuacjach. Rozporządzenie wyszczególnia w tym miejscu:

• 1. Zewidencjonowanie w sposób błędny wielkości przychodów bądź zewidencjonowanie ich w sposób niewłaściwy, lecz z zastrzeżeniem dotyczącym faktu, iż błąd nie może przekroczyć 0,5% wysokości przychodów za dany rok podatkowy;
• 2. Częściowy lub całkowity brak zapisów bądź przeprowadzenie niezbędnych korekt, zostało dokonane przed przeprowadzaniem kontroli przez odpowiedni organ kontroli skarbowej;
• 3. Błąd popełniony w ewidencji podatkowej został popełniony nieumyślnie i niecelowo, na co przedsiębiorca posiada odpowiednie dowody;
• 4. Uzupełnienie zapisów bądź przeprowadzenie niezbędnych korekt zostało dokonane przed przeprowadzaniem kontroli przez odpowiedni organ kontroli skarbowej;

Ewidencja przychodów — artykuły polecane

Pełna księgowość — Księga przychodów i rozchodów — Podatnik vat czynny — Archiwizacja dokumentów księgowych — Rejestracja podatnika VAT — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej — Rok obrachunkowy — Ewidencja przebiegu pojazdów

Bibliografia

• Dziuba-Burczyk A. (1995), Rachunkowość podatkowa. Karta podatkowa, Ewidencja przychodów, Podatkowa księga przychodów i rozchodów, WPSB, Kraków
• Jaworski J. (2010), Zmiany w potrzebach informacyjnych a polityka uproszczeń w rachunkowości małych przedsiębiorstw w Polsce, Finanse przedsiębiorstw, nr 98
• Kubacki R. (2011), Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Komentarz, Wolters Kluwer, Warszawa
• Lew G. (2015), Wybrane aspekty rachunkowości - wymiar teoretyczny i praktyczny, Oficyna Wydawnicza Politechniki Rzeszowskiej, Rzeszów
• Olchowicz I. (2009), Vademecum rachunkowości. Rachunkowość podatkowa, Difin, Warszawa
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) Dz.U. 2016 poz. 1864
• Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Dz.U. 1998 nr 144 poz. 930
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591

Autor: Kinga Święciak

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.