Zapytanie o cenę

Request For Quotation (RFQ)-W języku polskim określone jako zapytanie o cenę. W warunkach zlecania nieskomplikowanych, pojedynczych, ustandaryzowanych usług RFQ może zastępować zapytanie ofertowe RFP. Wśród przykładowych sytuacji, w których zapytanie ofertowe zastępowane jest zapytaniem o cenę wyróżnić można:

• zlecanie wystandaryzowanych usług ze zbliżonymi warunkami dostaw oferowanymi przez poszczególne jednostki,
• przygotowanie zapytania o informacje (RFI - Request For Information) w sposób umożliwiający opracowanie listy potencjalnych usługodawców, którzy zapraszani są następnie do uczestnictwa w przetargu, w którym o wyborze zleceniobiorcy rozstrzyga poziom oferowanej ceny.

Należy uzupełnić, że zapytanie o informacje (RFI) można zastosować w dwóch etapach. Pierwszy może dotyczyć uzyskania ogólnych informacji dotyczących zakresów usług świadczonych przez poszczególne jednostki działające na rynku, drugi natomiast może obejmować węższą grupę zakwalifikowanych potencjalnych usługodawców, do których skierowano pytania związane ze szczegółowymi wymaganiami przyjętymi przez zleceniodawcę.

Zapytanie o cenę - to reguła przekazania zlecenia, w którym kupujący zadaje pytanie o cenę do wyznaczonych przez siebie wykonawców i kieruje ich do składania ofert (Beck C.H. (2009), s. 267). Zapytanie o cenę nie oznacza to jednak, że jest to przedmiot zamówienia publicznego regulowanego ustawą z dnia 29 stycznia 2004r.(Ustawa o zamówieniach publicznych Dz.U. 2015 poz. 2164).

TL;DR

Zapytanie o cenę (RFQ) jest prostszą i bardziej konkurencyjną metodą przekazania zlecenia niż zapytanie ofertowe. Może być stosowane w przypadku standardowych usług o podobnych warunkach dostaw. Zapytanie o cenę jest jednym z trybów przydzielania zamówień publicznych i może obejmować trzy etapy: selekcję wykonawców, pytanie o cenę i przygotowanie ofert. Metoda ta jest odpowiednia dla usług dostawy i serwisu, ale nie dla robót budowlanych. Kupujący musi zachęcać do składania ofert i wybierać wykonawców spełniających określone kryteria.

Reguły przydzielania zamówienia

• przetarg nieograniczony
• przetarg ograniczony
• negocjacje z ogłoszeniem lub bez ogłoszenia
• dialog konkurencyjny
• zamówienie z wolnej ręki
• zapytanie o cenę
• licytacja elektroniczna

Pierwsze dwie procedury nazywane są metodami konkurencyjnymi i pożytkowane są bezwarunkowo.Znaczy to, że kupujący ma okazję posłużyć się nimi w każdej sprawie. Jednak, który z nich wybierze należy do zamawiającego. Dalsze etapy zlecenia zamówienia są etapami warunkowymi, których użycie jest zależne od dopełnienia czynników dokładnie ukazanych w ustawie (Wypych Mirosław, P. T.(2014), s. 206).

Powierzenie zaliczek na przygotowanie zamówienia: Kupujący może przydzielić wykonawcy zaliczkę, jeśli był on mianowany w jednym z etapów ukazanych powyżej. Minimalizacja skłonności zaliczkowania jest zależne od metody odnoszącej się do zamówienia publicznego, ujmowało argument odnoszący się do pobudzenia zamawiających do posługiwania się otwartymi konkurencyjnymi etapami zastosowania zamówień publicznych(R. Kozik (2011), s. 528).

Trybami oraz etapami tej reguły są

1. Selekcja wykonawców.
2. Kierowanie do nich pytania o cenę ekspedycji lub usługi wszędzie dostępnej, z wyjątkiem robót budowlanych.
3. Apel do wyselekcjonowanych wykonawców do przygotowania ofert.

Poniżej zostały przedstawione dwa czynniki dzięki którym możemy użyć metody pytania o cenę:

1. Zagadnieniem pytania jest zamówienie na dowóz lub usługi wszędzie dostępne.
2. Istotność problemu zamówienia jest mniejsza niż sumy określone w normach dyrektywy w sprawie kwot siły zamówień wydanych na podstawie art. 11 ust. 8(Babiarz Stefan, Z. C. (2011). s. 427 i 429).

Czym jest i na czym polega?

1. Zapytanie o cenę od zawsze było najprostszym konkurencyjnym etapem powierzenia zamówienia publicznego. Istotną rzeczą jest wystąpienie do wykonawców z zapytaniem o przedstawienie ceny na konkretny przedmiot zamówienia. Przyjęcie odpowiedzi, która zawiera cenę jest potwierdzeniem otrzymaniem oferty.
2. Metoda zapytania o cenę jest wraz z licytacją elektroniczną, jednym z dwóch trybów nieprzewidzianych przez UE. Stąd ustanowiono ograniczoną miarę zamówienia, dla której korzystamy z etapu zapytania o cenę. Gdyż jest to miara mniejsza od progowej miary unijnej, po przekroczeniu której musimy używać dyrektywy, metoda pytania o cenę jest zgodny z normami powszechnie stosowanymi w UE.
3. Kupujący zadaje pytanie do kilku wyznaczonych wykonawców. Dyrektywa w zakresie tego przedmiotu nie nakazuje żadnych ograniczeń lub powinności. Oznacza to, że klient ma dużą swobodę. Jeżeli weżmiemy pod uwagę obowiązek zapewnienia konkurencji, to zauważymy, że te przepisy zobowiązują osobę która zamawia, oraz aby o cenę zapytał 5 wykonawców lub więcej oraz osiągnął co najmniej dwie oferty, które będą mieć te wszystkie wymagania (art. 93 ust 1 pkt 2).
4. Metoda pytania o cenę może być stosowana tylko, gdy zamawiamy dowóz lub serwis. Nie ma dopuszczalności stosowania tej metody, jeśli zamówienia to roboty budowlane.
5. Nie ma barier, aby osoba zamawiająca stosowała te przepisy przy prowadzeniu postępowania art. 27 ust. 1. Akceptacja korzystania z faksu lub e-mailem poprawi postępowanie. W tych systemach mogą być dostarczone prawie wszystkie materiały ukazane w działaniu poza asortymentem, która pod presją nieważności powinna być udokumentowana pisemnie lub za zgodą osoby zamawiającej, elektronicznie (Beck C.H. (2009), s. 267-268).

Zachęcenie do umieszczania ofert

Działania w metodzie pytania o cenę wszczyna przekazanie zachęcenia do dołączania ofert, a do niego osoba zamawiająca musi dołączyć SIWZ, nie jest wskazane zawierać składników dotyczących:

• oczekiwań związanych z wadium (art. 36 ust. 1 pkt 8)
• oczekiwań związanych z zabezpieczeniem odpowiedniego zawarcia sojuszu (art. 36 ust 1 pkt 15 także art. 147-150)

W tym etapie postępowania najbardziej istotną rzeczą jest dobrze dobrany wykonawca. Muszą charakteryzować się poniższymi cechami:

• Tworzywo zamówienia ma być zgodne z profilem aktywności gospodarczej prowadzonej przez faworyta.
• wybranych wykonawców jest 5 nie mniej może być więcej.
• faworyci powinni zapewniać konkurencje.
• Osoby wybrane, które wykonały usługę zobowiązani są zapewnić najkorzystniejszą ofertę(Babiarz Stefan, Z. C. (2011). s. 429-430.).

Zapytanie o cenę — artykuły polecane

Zamówienia publiczne — Proces przetargowy — Wykonawca — Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia — Oferta handlowa — Windykacja należności — Zapytanie o informację — Touroperator — Przetarg ograniczony — Źródła innowacji

Bibliografia

• Babiarz S. (2011), Prawo zamówień publicznych komentarz, LexisNexis Polska, Warszawa
• Babiarz S. (2011), Prawo zamówień publicznych komentarz, LexisNexis Polska, Warszawa
• Kozik R. (2011), Wpływ światowego kryzysu gospodarczego na polski rynek zamówień publicznych na roboty budowlane, Budownictwo i inżynieria środowiska, nr 2
• Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Przepisy wprowadzające ustawę - Prawo zamówień publicznych Dz.U. 2019 poz. 2020
• Wypych M. (2014), Finansowe i organizacyjne aspekty kooperacji nauki i lokalnej przedsiębiorczości, Przedsiębiorczość i zarządzanie, Tom XV, zeszyt 10

Autor: Tomasz Małkus, Ewelina Wójtowicz

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.