Archiwum zakładowe: Różnice pomiędzy wersjami
Z Encyklopedia Zarządzania
m (Infobox update) |
m (cleanup bibliografii i rotten links) |
||
| (Nie pokazano 11 wersji utworzonych przez 2 użytkowników) | |||
| Linia 1: | Linia 1: | ||
'''[[Archiwum]] zakładowe''' tworzone jest w państwowych jednostkach organizacyjnych, jednostkach samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają [[materiały]] archiwalne (P. Thiem 2016, s. 11) Może być komórką organizacyjną bądź samodzielnym stanowiskiem. W systemie tradycyjnym może posiadać filie. ([[Rozporządzenie]] Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, s. 287) | |||
'''[[Archiwum]] zakładowe''' tworzone jest w państwowych jednostkach organizacyjnych, jednostkach samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają [[materiały]] archiwalne | |||
Działalność archiwalna zajmuje się: | Działalność archiwalna zajmuje się: | ||
| Linia 25: | Linia 8: | ||
* [[zabezpieczenie]], | * [[zabezpieczenie]], | ||
* udostępnianie materiałów archiwalnych, | * udostępnianie materiałów archiwalnych, | ||
* prowadzenie działalności informacyjnej. | * prowadzenie działalności informacyjnej. | ||
([[Ustawa]] z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, s. 27) | ([[Ustawa]] z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, s. 27) | ||
Udostępnianie dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku, który zawiera datę, nazwę wnioskującego, wskazanie dokumentacji (będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie), informację o sposobie udostępnienia oraz imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie. Osoba korzystająca z dokumentacji archiwum ponosi pełną [[odpowiedzialność]] za stan udostępnianej dokumentacji. Archiwista przed i po każdym udostępnieniu dokumentacji sprawdza jej stan. ([[Instrukcja]] w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych, s. 12) | Udostępnianie dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku, który zawiera datę, nazwę wnioskującego, wskazanie dokumentacji (będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie), informację o sposobie udostępnienia oraz imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie. Osoba korzystająca z dokumentacji archiwum ponosi pełną [[odpowiedzialność]] za stan udostępnianej dokumentacji. Archiwista przed i po każdym udostępnieniu dokumentacji sprawdza jej stan. ([[Instrukcja]] w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych, s. 12) | ||
==TL;DR== | |||
Archiwum zakładowe to miejsce, gdzie gromadzi się, przechowuje i udostępnia dokumentację archiwalną. Materiały archiwalne obejmują różne rodzaje dokumentów i mają trwałą wartość informacyjną. Archiwista jest odpowiedzialny za działalność archiwum zakładowego i musi posiadać odpowiednie kwalifikacje. Raz w roku archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum. | |||
<google>n</google> | |||
==Materiały archiwalne== | ==Materiały archiwalne== | ||
| Linia 42: | Linia 29: | ||
* nagrania dźwiękowe i wideofonowe, | * nagrania dźwiękowe i wideofonowe, | ||
* dokumenty elektorniczne | * dokumenty elektorniczne | ||
* inna dokumentacja | * inna dokumentacja | ||
(Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) | (Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) | ||
| Linia 50: | Linia 37: | ||
==Zakres działania archiwum zakładowego== | ==Zakres działania archiwum zakładowego== | ||
"Do zakresu działania archiwum zakładowego należy: | "Do zakresu działania archiwum zakładowego należy: | ||
# przejmowanie dokumentacji: | # przejmowanie dokumentacji: | ||
* spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych, | * spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych, | ||
* na nośniku papierowym ze składu chronologicznego, | * na nośniku papierowym ze składu chronologicznego, | ||
| Linia 63: | Linia 50: | ||
# przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazywaniu do zasobu archiwum państwowego, | # przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazywaniu do zasobu archiwum państwowego, | ||
# sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym, | # sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym, | ||
# doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w postaci nieelektronicznej. | # doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w postaci nieelektronicznej". | ||
(Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych, s. 5-6) | (Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych, s. 5-6) | ||
==Archiwista== | ==Archiwista== | ||
Jest to [[pracownik]], który odpowiedzialny jest za realizację zadań archiwum zakładowego. Osoba, która chce pracować na tym stanowisku musi posiadać co najmniej [[wykształcenie]] średnie oraz przeszkolenie archiwalne albo wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwalną. Archiwista musi stale pogłębiać swoją wiedzę i [[kwalifikacje]] zawodowe. Każdorazowa [[zmiana]] pracownika archiwum odbywa się protokolarnie | Jest to [[pracownik]], który odpowiedzialny jest za realizację zadań archiwum zakładowego. Osoba, która chce pracować na tym stanowisku musi posiadać co najmniej [[wykształcenie]] średnie oraz przeszkolenie archiwalne albo wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwalną. Archiwista musi stale pogłębiać swoją wiedzę i [[kwalifikacje]] zawodowe. Każdorazowa [[zmiana]] pracownika archiwum odbywa się protokolarnie (Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych, s. 6-7) | ||
==Sprawozdawczość archiwum zakładowego== | ==Sprawozdawczość archiwum zakładowego== | ||
Raz w roku (do 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym) archiwista ma [[obowiązek]] sporządzenia sprawozdania rocznego z działalności archiwum zakładowego i stanu jego dokumentacji. Następnie [[sprawozdanie]] przekazywane jest kierownikowi podmiotu oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego. Powinno ono zawierać opis lokalu archiwum zakładowego oraz mieć podane ilości dokumentacji przejętej z innych jednostek, udostępnionej lub wypożyczonej, ilości materiałów archiwalnych, które zostały przekazane do archiwum państwowego oraz ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej | Raz w roku (do 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym) archiwista ma [[obowiązek]] sporządzenia sprawozdania rocznego z działalności archiwum zakładowego i stanu jego dokumentacji. Następnie [[sprawozdanie]] przekazywane jest kierownikowi podmiotu oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego. Powinno ono zawierać opis lokalu archiwum zakładowego oraz mieć podane ilości dokumentacji przejętej z innych jednostek, udostępnionej lub wypożyczonej, ilości materiałów archiwalnych, które zostały przekazane do archiwum państwowego oraz ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, s. 297) | ||
{{infobox5|list1={{i5link|a=[[Administrator bezpieczeństwa informacji]]}} — {{i5link|a=[[Instrukcja archiwalna]]}} — {{i5link|a=[[Numer REGON]]}} — {{i5link|a=[[Kontrola obiegu dokumentów księgowych]]}} — {{i5link|a=[[Proces administrowania systemami informatycznymi]]}} — {{i5link|a=[[Rejestr przedsiębiorców]]}} — {{i5link|a=[[Instrukcja kancelaryjna]]}} — {{i5link|a=[[Proces gospodarki komunalnej]]}} — {{i5link|a=[[Absolutorium]]}} }} | |||
==Bibliografia== | ==Bibliografia== | ||
<noautolinks> | |||
* Konstankiewicz M., Niewęgłowski A. (2016) | * Konstankiewicz M., Niewęgłowski A. (2016), ''Narodowy zasób archiwalny i archiwa. Komentarz'', Wolters Kluwer, Warszawa | ||
* ''[ | * ''Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych'' [https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20110140067 Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67] | ||
* Thiem P. (2016) | * ''Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych'' [https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20110140067 Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67] | ||
* ''[ | * Thiem P. (2016), ''Instrukcja archiwalna z komentarzem'', ODDK, Gdańsk | ||
* ''Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.'' [https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19830380173 Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173] | |||
</noautolinks> | |||
{{a|Katarzyna Pudo}} | {{a|Katarzyna Pudo}} | ||
[[Kategoria: | [[Kategoria:Dokumentacja organizacyjna]] | ||
{{ | [[Kategoria:Jednostka organizacyjna]] | ||
{{#metamaster:description|Archiwum zakładowe to miejsce, w którym gromadzi się, przechowuje i udostępnia materiały archiwalne. Dowiedz się więcej o działalności archiwalnej i zasadach udostępniania dokumentacji.}} | |||
Aktualna wersja na dzień 23:41, 27 lis 2023
Archiwum zakładowe tworzone jest w państwowych jednostkach organizacyjnych, jednostkach samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne (P. Thiem 2016, s. 11) Może być komórką organizacyjną bądź samodzielnym stanowiskiem. W systemie tradycyjnym może posiadać filie. (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, s. 287)
Działalność archiwalna zajmuje się:
- gromadzeniem,
- ewidencjonowaniem,
- przechowywanie,
- opracowanie,
- zabezpieczenie,
- udostępnianie materiałów archiwalnych,
- prowadzenie działalności informacyjnej.
(Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, s. 27)
Udostępnianie dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku, który zawiera datę, nazwę wnioskującego, wskazanie dokumentacji (będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie), informację o sposobie udostępnienia oraz imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie. Osoba korzystająca z dokumentacji archiwum ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji. Archiwista przed i po każdym udostępnieniu dokumentacji sprawdza jej stan. (Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych, s. 12)
TL;DR
Archiwum zakładowe to miejsce, gdzie gromadzi się, przechowuje i udostępnia dokumentację archiwalną. Materiały archiwalne obejmują różne rodzaje dokumentów i mają trwałą wartość informacyjną. Archiwista jest odpowiedzialny za działalność archiwum zakładowego i musi posiadać odpowiednie kwalifikacje. Raz w roku archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum.
Materiały archiwalne
Materiałami archiwalnymi zgodnie z art. 1 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które wchodzą do narodowego zasobu archiwalnego, są to wszelkiego rodzaju:
- akta i dokumenty,
- korespondencja,
- dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna,
- mapy i plany,
- fotografie,
- filmy i mikrofilmy,
- nagrania dźwiękowe i wideofonowe,
- dokumenty elektorniczne
- inna dokumentacja
(Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)
Materiały archiwalne podlegają wieczystemu przechowywaniu, ich wartość informacyjna ma charakter stosunkowo trwały a także nie wartość ta nie maleje z upływem czasu.(M. Konstankiewicz, A. Niewęgłowski 2016, s. 45)
Zakres działania archiwum zakładowego
"Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
- przejmowanie dokumentacji:
- spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
- elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) lub systemów dziedzinowych,
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
- przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
- porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,
- udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia spraw w komórce organizacyjnej,
- przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwania w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w komisyjnym jej brakowaniu,
- przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazywaniu do zasobu archiwum państwowego,
- sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,
- doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w postaci nieelektronicznej".
(Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych, s. 5-6)
Archiwista
Jest to pracownik, który odpowiedzialny jest za realizację zadań archiwum zakładowego. Osoba, która chce pracować na tym stanowisku musi posiadać co najmniej wykształcenie średnie oraz przeszkolenie archiwalne albo wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwalną. Archiwista musi stale pogłębiać swoją wiedzę i kwalifikacje zawodowe. Każdorazowa zmiana pracownika archiwum odbywa się protokolarnie (Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w archiwach państwowych, s. 6-7)
Sprawozdawczość archiwum zakładowego
Raz w roku (do 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym) archiwista ma obowiązek sporządzenia sprawozdania rocznego z działalności archiwum zakładowego i stanu jego dokumentacji. Następnie sprawozdanie przekazywane jest kierownikowi podmiotu oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego. Powinno ono zawierać opis lokalu archiwum zakładowego oraz mieć podane ilości dokumentacji przejętej z innych jednostek, udostępnionej lub wypożyczonej, ilości materiałów archiwalnych, które zostały przekazane do archiwum państwowego oraz ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, s. 297)
| Archiwum zakładowe — artykuły polecane |
| Administrator bezpieczeństwa informacji — Instrukcja archiwalna — Numer REGON — Kontrola obiegu dokumentów księgowych — Proces administrowania systemami informatycznymi — Rejestr przedsiębiorców — Instrukcja kancelaryjna — Proces gospodarki komunalnej — Absolutorium |
Bibliografia
- Konstankiewicz M., Niewęgłowski A. (2016), Narodowy zasób archiwalny i archiwa. Komentarz, Wolters Kluwer, Warszawa
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67
- Thiem P. (2016), Instrukcja archiwalna z komentarzem, ODDK, Gdańsk
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173
Autor: Katarzyna Pudo
