Planowanie ścieżki krytycznej

Ścieżka krytyczna to najdłuższa ścieżka następujących po sobie zadań w projekcie, chronologicznie ułożonych tak, że każde następne zadanie może rozpocząć się dopiero po zakończeniu poprzedniego. Długość ścieżki krytycznej jest sumą czasu trwania wszystkich zadań w projekcie znajdujących się na tej ścieżce. Ścieżka krytyczna kończy się wraz z zakończeniem projektu, tak więc ścieżka ta wyznacza najkrótszy czas potrzebny na realizację projektu. Każde opóźnienie któregokolwiek zadania znajdującego się na ścieżce krytycznej powoduje automatyczne opóźnienie daty zakończenia projektu. W związku z tym zadania należące do ścieżki krytycznej wymagają zwrócenia szczególnej uwagi na nie.

Określenie ścieżki krytycznej może odbyć się na dwa sposoby:

1. Identyfikacja wszystkich możliwych ścieżek oraz zsumowanie czasów wszystkich zadań występujących na tych ścieżkach. Ścieżka o najdłuższym łącznym czasie trwania będzie ścieżką krytyczną.
2. Obliczanie zapasu czasu działania dla każdego zadania, czyli tolerowanego czasu w jakim działanie może się zakończyć, nie powodując opóźnienia zakończenia projektu. Z uwagi, że ścieżka krytyczna wyznacza najkrótszy czas realizacji projektu, to wszystkie zadania należące do ścieżki krytycznej posiadają zerowe rezerwy czasu.

W każdym projekcie znajduje się przynajmniej jedna ścieżka krytyczna. Równolegle w projekcie może występować kilka ścieżek o charakterze krytycznym, jednak z każdą kolejną wzrasta ryzyko w projekcie. W przypadku gdy w projekcie występuję więcej ścieżek krytycznych, to każda z nich ma taki sam łączny czas. Wymaga to zwiększonej koordynacji oraz uwagi, ponieważ pojawia się więcej zadań bez zapasu czasu, przez co, więcej miejsc, gdzie coś może pójść poza planem powodując opóźnienie w projekcie. Dlatego planując projekt, należy układać tak zadania, aby ścieżek krytycznych było możliwie jak najmniej.

TL;DR

Ścieżka krytyczna to najdłuższa ścieżka zadań w projekcie, która determinuje czas potrzebny na realizację projektu. Zadania na ścieżce krytycznej wymagają szczególnej uwagi, ponieważ opóźnienie jednego z nich prowadzi do opóźnienia całego projektu. Planowanie ścieżki krytycznej polega na sporządzeniu listy zadań, ustaleniu ich kolejności i współzależności, oraz określeniu czasów trwania. Optymalizacja ścieżki krytycznej może polegać na rozbiciu zadań na mniejsze komponenty, rozpoczęciu zadań przed zakończeniem ich poprzedników, skracaniu czasów zadań i innych działaniach. Wykorzystanie ścieżki krytycznej pozwala na określenie całkowitego czasu trwania projektu, oszacowanie rezerw czasowych i optymalne wykorzystywanie zasobów.

Planowanie ścieżki krytycznej

Aby skutecznie zaplanować ścieżkę krytyczną należy:

1. Sporządzić listę wszystkich zadań (czynności), jakie muszą zostać wykonane w projekcie.
2. Uszeregować wszystkie zadania w kolejności w której mają być wykonywane, zaczynając od zadań najwcześniejszych. Przy okazji zdecydować, które z nich mogą być wykonywane równolegle
3. Należy ustalić i przeanalizować wszystkie wzajemne współzależności pomiędzy zadaniami w projekcie
4. Opracować diagram sieciowy, który w graficzny sposób pokazuje kolejność wykonywanych zadań, jak również współzależności między nimi
5. Określić czasy trwania każdego zadania, co pozwoli na określenie zsumowanych czasów wszystkich ścieżek w diagramie. W punkcie tym można również obliczyć rezerwy czasu dla poszczególnych zadań. Bardzo ważne jest dokładne i prawidłowe oszacowanie czasu wykonania poszczególnych zadań, ponieważ zbyt krótki czas na zadanie powoduje, że projekt z góry jest obłożony ryzykiem niewykonania w terminie
6. Jako przed ostatnią czynność w projekcie, można dodać tzw. Rezerwę Projektową, czyli zapas czasu, na potencjalne opóźnienia w realizacji poszczególnych zadań.

Optymalizacja ścieżki krytycznej

W pierwszej kolejności do skracania czasu trwania projektu powinno się poszukiwać z zadań z dalszej części realizacji projektu. W początkowych etapach zespół projektowy zazwyczaj zaczyna współpracować ze sobą, i dlatego zwiększanie równoległych zadań w tej fazie powoduje wzrost ryzyka w projekcie.

• W celu skracania czasu trwania projektu, należy przeanalizować wszystkie zadania leżące na ścieżce krytycznej, w celu sprawdzenia możliwości rozbicia danego zadania na mniejsze komponenty. Pozwoli to na równoległe rozpoczęcie pewnych czynności, skracając czas potrzebny na wykonanie zadania.
• Niektóre zadania można rozpocząć po osiągnięciu pewnego stanu realizacji zadania poprzedzającego, bez konieczności czekania na jego zakończenie.
• Jedną z metod optymalizacji czasu trwania projektu może być skracanie czasów zadań pierwotnie przyjętych jako bezpieczne, na bardziej "agresywne" (ryzykowne).
• Należy zastanowić się czy część zadań znajdujących się na ścieżce krytycznej można skrócić poprzez inwestycje w zmianę technologii, urządzeń, czy też kooperację. To samo zadanie będzie można wykonać w krótszym czasie.
• W niektórych przypadkach do bardziej czasochłonnych zadań możemy wprowadzić zmianowy charakter pracy, ewentualnie wydłużyć dzień pracy z 8 do 12 godzin.

Skracając czas trwania projektu nie zmniejszamy ilości pracy do wykonania, dlatego należy pamiętać aby zwiększyć koordynację i komunikację pomiędzy działaniami. W szczególności tymi, które pierwotnie następowały po sobie, a po skróceniu wykonywane są równolegle. Należy pamiętać, że skracając czas trwania ścieżki krytycznej, możemy ją tak zmienić, że inna równoległa ścieżka zadań, będzie miała dłuższy łączny czas, i wtedy to ona stanie się naszą nową ścieżką krytyczną, którą możemy również spróbować zoptymalizować.

Wykorzystanie ścieżki krytycznej

Zastosowanie ścieżki krytycznej przez kierowników projektu:

• Określenie całkowitego czasu trwania projektu.
• Analiza ścieżki krytycznej umożliwia określenie zadań, dla których zwiększenie zasobów pozwala na skrócenie czasu trwania projektu
• Oszacowanie rezerwy czasowej dla poszczególnych zadań leżących poza ścieżką krytyczną
• Określenie tzw. "wąskich gardeł" czyli zadań, które wymagają szczególnej uwagi i nadzoru menadżerskiego, a od zakończenia których możliwe jest dalsze realizowanie projektu.
• Analiza ścieżki krytycznej pozawala na optymalne wykorzystywanie dostępnych zasobów.

Planowanie ścieżki krytycznej — artykuły polecane

Bilansowanie zasobów — Optymalizacja czasu zadań (crashing) — Metoda łańcucha krytycznego — CPM — Kamień milowy — Oszczędność w projekcie — Wykres Gantta — Planowanie czasu w warunkach niepewności — MPM

Bibliografia

• Harper-Smith P., Derry S. (2012) "Zarządzanie projektami: Szybka droga do sukcesu", Wydawnictwo MT Biznes Sp z o.o, Warszawa
• Kapusta M. (2014) "Zarządzanie projektami krok po kroku", Wydawnictwo Edgard, Warszawa
• Kulejewski J., Zawistowski J. (2011) Metoda symulacyjna wyznaczania wielkości buforów stabilizujących harmonogramy budowlane, Budownictwo i Inżynieria Środowiska, Oficyna wydawnicza Politechniki Białostockiej, Białystok
• Plich M., Rypińska P., Trojanowska J., Kotliński A. (2011), Wykorzystanie wybranych metod planowania i sterowania produkcją w controlingu produkcji, Logistyka 5/2011, Poznań
• Połoński M. (2010), Jak skrócić zagrożony termin zakończenia robót na obiekcie budowlanym, [w:] Strategie zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie - Ryzyko międzynarodowej kooperacji przedsiębiorstw (red.) J. Bizon-Górecka, Bydgoszcz
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Rafał Kozieł