Kontrola obiegu dokumentów księgowych

Sprawny obieg dokumentów w firmie sprzyja w jej sprawnym funkcjonowaniu. Skraca czas potrzebny na dotarcie do istotnych informacji, czy czas obsługi poszczególnych spraw. Optymalizacja tego procesu to dążenie do przepływu dokumentów w sposób precyzyjny, szybki i prosty.Bardzo istotne jest, by dokumentacja trafiała tylko do tych działów, które faktycznie je wykorzystują.Ułatwia to również realizację funkcji kontrolnych. Kontrola procesów obiegu dokumentów dokonywana jest na bieżąco, a instrukcja obiegu dokumentów okresowo weryfikowana. Dokumenty nie poddane kontroli nie mogą być księgowane (Grosskreutz G., Fladrowska E. 2008, s. 83)

Dokumenty księgowe powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym formalnym i rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz podpisane przez osoby uprawnione.

TL;DR

Artykuł omawia znaczenie sprawnej kontroli obiegu dokumentów księgowych w firmie. Wskazuje na konieczność kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej dokumentów. Kontrola merytoryczna polega na ocenie zgodności dokumentu z rzeczywistymi zdarzeniami, kontrola formalna sprawdza poprawność formy i elementów dokumentu, a kontrola rachunkowa sprawdza obliczenia i przeliczenia walut. Osoby odpowiedzialne za kontrolę są wyznaczane przez jednostkę gospodarczą. Artykuł podkreśla, że większość błędów w prowadzeniu ksiąg rachunkowych wynika z niestosowania procedur, dlatego ważne jest egzekwowanie przestrzegania obowiązujących procedur kontroli dokumentów księgowych.

Kontrola merytoryczna

Dowód księgowy jest rzetelny, gdy potwierdza fakt zajścia zdarzenia zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem. Osoba odpowiedzialna za weryfikację dokumentu księgowego dokonuje takiej oceny, po czym potwierdza (lub nie) zasadność dokonania operacji. Proces ten nazywamy kontrolą merytoryczną. (Nowak E. i in. 2016, s. 54-55)

W praktyce gospodarczej kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy:

• dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,
• operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione,
• planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowo-gospodarczego,
• dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. była zaplanowana do realizacji prawidłowego funkcjonowania firmy, ochrony mienia itp.
• dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, tj. czy dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane (kontrola na gruncie), czy został wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami,
• została zawarta umowa na operację, która jest dokumentowana tym dowodem księgowym,
• zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie,
• zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

Do przeprowadzenia kontroli merytorycznej zobowiązany jest zazwyczaj kierownik właściwej komórki organizacyjnej.

Kontrola formalna

Kontrola formalna ma za zadanie ustalenie czy dowód księgowy jest bezbłędny i zawiera wszystkie niezbędne elementy. Jego zawartość musi być zgodna z przepisami prawa bilansowego. Kontrola formalna polega na:

• przyjęciu dokumentu w odpowiedniej formie (odpowiedni druk, wypełnienie rubryk zgodnie z opisem)
• identyfikacji uczestników zdarzenia gospodarczego,
• sprawdzeniu czy dokument ma odpowiedni numer nadany przez wystawcę,
• zweryfikowaniu informacji istotnych z punktu widzenia potwierdzonego zdarzenia (nadany numer, data dokumentu, data operacji, opis słowny),
• sprawdzeniu pod względem przejrzystości, kompletności, czytelności opisu zdarzenia gospodarczego oraz zweryfikowaniu sposobu jego ceny.

Należny podjąć czynności wyjaśniające jeśli w dokumencie występuje wada formalna. Osoba upoważniona do kontroli formalnej potwierdza fakt jej przeprowadzenia podpisem i datą. (Nita B., Koczar J., Kostrzyk-Siekierska K. 2017, s. 110)(Nowak E. i in. 2016, s. 55)

Kontrola rachunkowa

Kontrola rachunkowa to zbadanie czy obliczenia na dowodzie są wolne od błędów arytmetycznych, a w razie ich wystąpienia - ponowne obliczenie kluczowych wartości określonych na dokumencie. Może ona obejmować również sprawdzenie, czy dowód w obcej walucie został poprawnie przeliczony na złote. Po zakończeniu kontroli rachunkowej należy potwierdzić ją podpisem i datą.(Nita B., Koczar J., Kostrzyk-Siekierska K. 2017, s. 110-111)

Zapisy z kontroli

Wykonanie kontroli merytorycznej dokumentów i formalno-rachunkowej winno być stwierdzone i uwidocznione na dokumencie w postaci podpisu osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz daty jej dokonania. W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w dowodzie księgowym główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona zwraca dokument właściwej komórce (osobie) w celu dokonania odpowiednich zmian lub poprawek (o ile obowiązujące przepisy, np. o podatku od towarów i usług, nie stanowią inaczej), przekazując jednocześnie szczegółowy opis nieprawidłowości. Jeżeli zachodzi taka konieczność, opis nieprawidłowości powinien być potwierdzony przez osobę do tego upoważnioną. Stwierdzenie nieprawidłowości uwidocznione w tej formie będzie podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych względnie do zażądania od kontrahenta faktury korygującej.

Osoby kontrolujące obieg dowodów księgowych

Jednostka gospodarcza wyznacza osoby upoważnione do kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej.Określa ona również tryb, czas i miejsce jej przeprowadzenia. Zajmuje się tym najczęściej kierownik jednostki. Kontrola merytoryczna jest przeprowadzana przez kierownika lub osobę przez niego upoważnioną. Kontrolę formalną i rachunkową z kolei można przypisać każdej osobie w jednostce, która zajmuje się dokumentacją. Może to być pracownik sekretariatu lub kancelarii, jednak najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie tego obowiązku pracownikowi działu finansowo - księgowego, ponieważ to tam ostatecznie trafia dokumentacja księgowa.(Nowak E. i in. 2016, s. 56)

Tylko 27,3% korzysta z outsourcingu rachunkowości, reszta firm prowadzi rachunkowość we własnym zakresie. Działy finansowo - księgowe w przedsiębiorstwach, które zdecydowały się na na prowadzenie rachunkowości we własnym zakresie, realizują przede wszystkim zadania związane z księgowaniem, kontrolą merytoryczną i formalną dokumentów księgowych (Juźwicka A., Zakrzewska-Bielawska A. 2014, s. 32)

Regionalne Izby Obrachunkowe przeprowadziły kontrole z których wynika, że aż 90% nieprawidłowości związanych z nieprzestrzeganiem zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z niestosowania przyjętych mechanizmów i procedur, a jedynie 10% z ich braku lub niewłaściwego sformułowania. Dlatego tak istotne jest egzekwowanie przestrzegania obowiązujących procedur, w tym również kontroli obiegu dokumentów księgowych (Dźwigoł H. 2012, s. 71)

Kontrola obiegu dokumentów księgowych — artykuły polecane

Obieg dokumentów księgowych — Dokumenty magazynowe — Opinia biegłego rewidenta — Proces audytu wewnętrznego — Dokumentacja rewizyjna — Zasady prowadzenia inwentaryzacji — Kontrola finansowa — Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych — Administrator bezpieczeństwa informacji

Bibliografia

• Dźwigoł H. (2012). Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Organizacja i zarządzanie nr 1871
• Grosskreutz G., Fladrowska E. (2008) Problemy eksploatacji i kierunki rozwoju systemu informatycznego rachunkowości w Uniwersytecie Technologiczno-Przyrodniczym w Bydgoszczy Studia i materiały Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Wiedzą w Bydgoszczy, nr 17
• Hołda A., Nowak W. (2006), Teczka Księgowego, Wydawnictwo C.H.Beck, Warszawa
• Juźwicka A., Zakrzewska-Bielawska A. (2014), Kompetencje pracowników a outsourcing służb finansowo-księgowych w małych przedsiębiorstwach, Zeszyty Naukowe Politechniki Łódzkiej, nr 1188
• Nita B., Koczar J., Kostrzyk-Siekierska K. (2017). Organizacja rachunkowości podmiotów gospodarczych, Difin, Warszawa
• Nowak E. (red.) (2016), Rachunkowość. Zasady i metody, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591

Autor: Bartłomiej Bednarczyk, Elżbieta Burda