Dokumentacja rewizyjna

Dokumentacja rewizyjna to zbiór dokumentów, które umożliwiają odtworzenie i prześledzenie przebiegu badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta oraz stanowią uzasadnienie dla opinii, która została wydana o badanym sprawozdaniu finansowym.

Elementy dokumentacji rewizyjnej

Dokumenty inicjujące badanie:

• spis warunków badania i ewentualnych dodatkowych zadań, które wynikają z umowy o badanie,
• sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności badanej jednostki,
• plan i program badania wraz z modyfikacjami jeśli miały miejsce,
• opis sposobu określania błędu istotnego,
• oświadczenia kierownictwa badanej jednostki związane z istotnymi dla jednostki zdarzeniami.

Dokumenty stanowiące rezultat przeprowadzonego badania:

• kopia wyrażonej opinii i raportu badania,
• kopia ewentualnego pisma powiadamiającego o występujących nadużyciach lub dużym prawdopodobieństwie ich popełnienia,
• kopia ewentualnego pisma do zarządu dotyczącego stwierdzonych podczas badania nieprawidłowości wraz ze sposobem ich usunięcia.

Najważniejszą część dokumentacji rewizyjnej stanowi dokumentacja robocza, gdyż są to zapisy robocze sporządzane przez biegłego rewidenta podczas samego badania. Najczęściej stanowią ją zestawienia liczbowe, kopie umów, oświadczenia uzyskane od jednostki albo od innych powiązanych z nią podmiotów.

Dokumenty zaliczane do dokumentacji rewizyjnej

Dokumenty, które stanowią podstawę dokumentacji rewizyjnej z przeprowadzonego przez biegłego rewidenta badania sprawozdania finansowego to:

• dokumenty zawierające informacje o działalności przedsiębiorstwa i jego formie prawne,
• umowa spółki i wyciąg z rejestru sądowego,
• dowody zapoznania się z obowiązującym systemem rachunkowości i kontrolą wewnętrzną,
• dokumenty zawierające ocenę wiarygodności operacji księgowych i sald na kontach,
• obliczenia wskaźników i analiza rozwoju,
• dokumenty ze spisu inwentarza,
• oświadczenia uzyskane od jednostki,
• kopie pism związanych z tematami omawianymi z badaną jednostką,
• kopie korespondencji z innymi biegłymi rewidentami, rzeczoznawcami czy prawnikami.

Przechowywanie dokumentacji rewizyjnej

W celu zapewnienia odpowiedniego przechowywania dokumentacji rewizyjnej istnieją określone wymagania, które powinny być spełnione. Przede wszystkim dokumentacja powinna być przechowywana w sposób trwały i bezpieczny. Oznacza to, że musi być chroniona przed zniszczeniem, kradzieżą lub utratą.

Wymagania dotyczą również odpowiedniego środowiska przechowywania, takiego jak odpowiednie temperatury i wilgotność, aby zapewnić ochronę przed uszkodzeniami fizycznymi. Ponadto, dokumentacja powinna być przechowywana w sposób, który umożliwia łatwy dostęp do niej w przypadku potrzeby.

Archiwizacja dokumentacji rewizyjnej jest kluczowym aspektem przechowywania. Zasady archiwizacji określają, jakie dokumenty powinny być archiwizowane, jak długo powinny być przechowywane oraz jakie procedury powinny być stosowane w przypadku ich przechowywania i utylizacji.

Zasady archiwizacji mogą różnić się w zależności od rodzaju dokumentów i przepisów prawnych obowiązujących w danej branży. Ważne jest również monitorowanie terminów ważności dokumentów i regularne przeglądanie archiwum w celu usunięcia dokumentów, które nie są już wymagane.

Zasady dotyczące dostępności dokumentacji rewizyjnej

Dokumentacja rewizyjna powinna być dostępna dla osób uprawnionych, takich jak zarząd, audytorzy wewnętrzni, organy nadzoru oraz potencjalni inwestorzy. Zasady dotyczące dostępności określają, jakie informacje powinny być udostępniane, w jaki sposób i komu.

Ważne jest, aby zastosować odpowiednie procedury w celu zapewnienia, że dostęp do dokumentacji jest kontrolowany i ograniczony tylko do osób, które mają do tego uprawnienia. W przypadku poufnych informacji, mogą być potrzebne dodatkowe środki bezpieczeństwa, takie jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe czy stosowanie specjalnych uprawnień dostępu.

Dokumentacja rewizyjna może zawierać poufne informacje, takie jak dane finansowe, informacje personalne czy tajemnice handlowe. W związku z tym istnieją wymagania dotyczące poufności, które muszą być przestrzegane.

Ważne jest, aby odpowiednie środki bezpieczeństwa były stosowane w celu zapewnienia poufności dokumentacji. Należy uwzględnić zarówno aspekty fizyczne, takie jak zabezpieczenia fizyczne dokumentów, jak i aspekty cyfrowe, takie jak szyfrowanie danych i kontrola dostępu.

Zabezpieczenia przechowywania dokumentacji rewizyjnej

W celu zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji rewizyjnej, można zastosować różne środki. Przykłady zabezpieczeń to: systemy monitoringu, zamki i alarmy na pomieszczeniach przechowujących dokumentację, kontrola dostępu do pomieszczeń i systemów informatycznych, a także tworzenie kopii zapasowych w celu ochrony przed utratą danych.

Ważne jest, aby zabezpieczenia były dostosowane do rodzaju dokumentów, poziomu poufności i specyficznych wymagań organizacji. Regularne przeglądy i testy zabezpieczeń są również ważne, aby upewnić się, że są one skuteczne i aktualne.

Wsparcie procesu decyzyjnego w organizacji

Dokumentacja rewizyjna może znacząco wspierać proces decyzyjny w organizacji. Dostarcza ona informacji o kondycji finansowej, wynikach operacyjnych i skuteczności działań organizacji. Na podstawie tych informacji zarząd może podejmować dobrze poinformowane decyzje dotyczące dalszego rozwoju, alokacji zasobów czy restrukturyzacji.

Dokumentacja rewizyjna może być również cennym narzędziem pomocnym w zarządzaniu ryzykiem. Na podstawie informacji zawartych w dokumentacji, zarząd może ocenić skuteczność procesów kontrolnych, identyfikować obszary narażone na ryzyko oraz podejmować działania mające na celu minimalizację ryzyka.

Monitorowanie działalności organizacji

Dokumentacja rewizyjna może być wykorzystywana do monitorowania działalności organizacji. Dostarcza ona informacje o przestrzeganiu procedur, zgodności z przepisami prawnymi, efektywności działań czy skuteczności przeprowadzanych kontroli.

Na podstawie tych informacji zarząd może monitorować postępy w realizacji celów organizacji, identyfikować obszary wymagające zmian i doskonalenia oraz podejmować działania naprawcze w przypadku wykrycia nieprawidłowości.

Dokumentacja rewizyjna może zawierać różnorodne informacje, które mogą być istotne dla różnych grup interesariuszy. Przykładowo, inwestorzy mogą być zainteresowani informacjami dotyczącymi kondycji finansowej organizacji, wyników operacyjnych i prognoz finansowych.

Audytorzy wewnętrzni mogą być zainteresowani informacjami dotyczącymi przestrzegania procedur, zgodności z przepisami czy efektywności działań kontrolnych. Zarząd może być zainteresowany informacjami dotyczącymi skuteczności działań, oceny ryzyka czy prognoz dotyczących rozwoju organizacji.

==Audyt wewnętrzny a dokumentacja rewizyjna =- Audytorzy wewnętrzni mogą wspierać proces rewizji, dostarczając dokumentację, informacje i analizy, które mogą być istotne dla biegłego rewidenta. Przykładowo, audytorzy wewnętrzni mogą przeprowadzać wstępne badania i oceny, identyfikować obszary narażone na ryzyko oraz dostarczać informacje o skuteczności działań kontrolnych.

Biegły rewident może wykorzystać te informacje, aby skoncentrować swoje działania na obszarach najbardziej istotnych dla oceny sprawozdań finansowych.

Audytorzy wewnętrzni mogą korzystać z dokumentacji rewizyjnej w celu oceny skuteczności działań kontrolnych, przestrzegania procedur i zgodności z przepisami, jak również w celu identyfikacji obszarów wymagających doskonalenia.

Dokumentacja rewizyjna może stanowić ważne źródło informacji dla audytora wewnętrznego, które umożliwia mu skuteczne wykonywanie swoich obowiązków i ocenę efektywności procesów w organizacji.

Dokumentacja rewizyjna — artykuły polecane

Opinia biegłego rewidenta — Badanie sprawozdania finansowego — Kontrola obiegu dokumentów księgowych — Rachunkowość — Zakładowy plan kont — Obieg dokumentów księgowych — Księgowość — Audyt zewnętrzny — Proces audytu wewnętrznego

Bibliografia

• Helin A. (2005), Ustawa o rachunkowości. Komentarz, C.H. BECK, Warszawa
• Krzywda D. (red.) (2005), Rewizja finansowa, SKwP, Warszawa
• Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1126/2008 z dnia 3 listopada 2008 r. przyjmujące określone międzynarodowe standardy rachunkowości zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1606/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady (Tekst mający znaczenie dla EOG) Document 32008R1126

Autor: Agnieszka Miszczyszyn