Zakres obowiązków

Zakres obowiązków pracownika to sformalizowany dokument określający jakie prace powinien wykonywać w przedsiębiorstwie pracownik w ramach umowy o pracę.

Zakres obowiązków może stanowić integralny składnik umowy o pracę (gdy jest uwzględniony jako załącznik do umowy o pracę). Jednak w tym przypadku, chcąc zmienić pracownikowi jego zadania, należy zastosować wypowiedzenie zmieniające lub porozumienie zmieniające. Lepszą opcją jest wydać zakres obowiązków jako zupełnie odrębne pismo, niezwiązane z umową. (Sokolik S. 2008, s. 29)

Pracownik jest zobowiązany wykonywać prace, która została określona w umowie o pracę lub związana jest ze stanowiskiem, na którym pracownik jest zatrudniony. Zazwyczaj takiej umowie określony jest tylko rodzaj pracy lub stanowisko, bez konkretnego wskazania, jakie czynności będą należały do pracownika. Pracodawca ma obowiązek zaznajomić pracowników z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania prac na wyznaczonych stanowiskach. Obowiązek ten może być realizowany w formie informacji ustnej albo pisemnego zakresu czynności/obowiązków.

Kodeks pracy nie wymaga już opracowania pisemnego zakresu czynności, jednak pracodawca powinien go przygotować, choćby dla celów dowodowych przed sądem.

TL;DR

Zakres obowiązków pracownika to formalny dokument określający prace, które powinien wykonywać w ramach umowy o pracę. Zakres obowiązków może być integralną częścią umowy o pracę lub osobnym dokumentem. Pracownik jest zobowiązany do wykonywania pracy określonej w umowie lub związanej ze stanowiskiem. Kodeks pracy nie wymaga sporządzania pisemnego zakresu obowiązków, ale pracodawca powinien go przygotować dla celów dowodowych. Zakres czynności jest związany z konkretnym pracownikiem, podczas gdy opis stanowiska pracy dotyczy struktury organizacji. Zakres czynności powinien być spójny z rodzajem pracy określonym w umowie. Zakres czynności pracownika może być załącznikiem do umowy lub dostarczony w późniejszym czasie i powinien być umieszczony w aktach osobowych pracownika. Pracownik ma obowiązek sumiennie i starannie wykonywać pracę. Przykładem zakresu czynności może być lista konkretnych zadań przypisanych do danego stanowiska.

Zakres obowiązków pracownika a opis stanowiska pracy

Zakres czynności jest związany ściśle z pracownikiem, inaczej niż opis stanowiska pracy. Opis stanowiska pracy jest elementem struktury organizacji, dlatego nie dotyczy konkretnego pracownika. Zakres czynności natomiast uszczegóławia opis stanowiska dla konkretnego pracownika. Może więc zawierać bardziej szczegółowo podane zadania. Nie powinien jednak poszerzać zakresu pracy na stanowisku, chyba że z umowy o pracę wynika inaczej.

Niedopuszczalną sytuacją jest, aby zakres czynności i obowiązków przekazanych pracownikowi, nie był spójny z rodzajem pracy widniejącym na umowie. Przeważnie w umowie o pracę stanowisko lub zakres obowiązków jest określony ogólnie np: sprzątanie biura, sprzedaż produktów spożywczych, bądź poprzez wskazanie stanowiska, np: sekretarka, redaktor (Stojek-Siwińska M. 2007, s. 37)

Zastosowanie zakresu obowiązków

Zakres czynności/obowiązków pracownika może być załącznikiem do umowy o pracę albo może być dostarczony w późniejszym czasie. W takim wypadku należy umieścić ten dokument w aktach osobowych pracownika.

Poinformowanie pracownika jest ważne w sytuacjach, gdy pracodawca chce nałożyć karę porządkową lub wypowiedzieć umowę o pracę z powodu niewłaściwego wykonywania obowiązków. W takich wypadkach pracownik nie może bronić się twierdząc, że nie znał dokładnie swoich obowiązków i wymagań pracodawcy. Z tego powodu, zwykle przygotowuje się 3 egzemplarze zakresu: dla pracownika, bezpośredniego przełożonego oraz do akt.

Obowiązek sumiennego i starannego wykonywania pracy

Obowiązek ten zawarty jest w art 1 k.p. Pracownik ma obowiązek wykonywać pracę w odpowiedniej jakości oraz odpowiedniej ilości. Gdy te warunki zostają spełnione, mówi się, że praca była wykonana w sposób należyty. Miarą właściwego wykonania pracy jest staranność i sumienność. (Majchrzak K. 2015, s. 152)

Wzór zakresu obowiązków/czynności

........................................ ............... pieczęć pracodawcy miejscowość i data ZAKRES CZYNNOŚCI PRACOWNIKA Pan (i)........................................................ ................................................................................................... (stanowisko pracy lub rodzaj pracy określony w umowie) Niniejszym informuję, że w związku z zatrudnieniem Pana (i) na stanowisku ....................................... do obowiązku Pana (i) będą należały następujące czynności: ............ ............................................... ............ ............................................... ............ ............................................... Podany zakres obowiązuje Pana (nią) od dnia................ ....................... .............................. (podpis pracodawcy) Oświadczam, że zapoznałem się z zakresem czynności i zobowiązuje się do ich wykonywania. ............................... (podpis pracownika)

Przykład zakresu czynności

Zakres obowiązków kierownika administracyjno-gospodarczego w Zespole Szkół Plastycznych w Gdyni: Czuwanie nad należytym zabezpieczeniem majątku szkoły przed zniszczeniem, dewastacją i kradzieżą. Gospodarka inwestycyjno - remontowa szkoły: przygotowywanie projektów umów i zleceń na prace inwestycyjno-remontowe w oparciu o obowiązujące przepisy, prowadzenie obowiązującej dokumentacji związanej z inwestycjami i kapitalnymi remontami, czuwanie nad zaopatrzeniem pracowników dydaktycznych oraz obsługi szkoły w materiały niezbędne do realizacji procesu dydaktyczno-wychowawczego, nadzór nad prawidłowym przebiegiem prac remontowych i naprawczych, uczestniczenie w komisjach odbioru wykonanych prac lub zleceń, prowadzenie na bieżąco kontroli eksploatacji majątku szkoły, udział w opracowaniu projektu do planu zakupów inwestycyjnych i eksploatacyjnych szkoły. Gospodarka inwentarzowa szkoły: udział w planowaniu i realizacji zakupów inwentarza szkoły, właściwe rozmieszczenie i oznakowanie inwentarza szkoły, wnioskowanie do dyrektora szkoły o konieczności zakupu lub likwidacji inwentarza szkoły, udział w pracach komisji inwentaryzacyjnej szkoły. Zabezpieczenie właściwego stanu sanitarno-higienicznego oraz przeciwpożarowego szkoły. Nadzór i kontrola nad właściwą gospodarką energią elektryczną, opałem, wodą oraz ich zużyciem zgodnie z przeznaczeniem. Sprawy kadrowo-personalne: opracowywanie zakresów obowiązków oraz znaczenie godzin pracy podległych pracowników z dostosowaniem - do planu zajęć i organizacji pracy szkoły, kontrolowanie jakości oraz dyscypliny pracy podległych pracowników administracji i obsługi. Sporządzanie w ustalonych terminach: wykazów należności dla pracowników szkoły - wynikających z tabel i przepisów BHP, wniosków premiowych oraz należności za przepracowane godziny ponadwymiarowe dla podległych pracowników. Kontrola zasadności zamówień, zakupów, składowania oraz użytkowania materiałów gospodarczych i biurowych. Sprawdzanie pod względem merytorycznym niektórych dokumentów finansowych. 10.Opracowywanie projektu planu zatrudnienia i zaspokajania potrzeb gospodarczych szkoły. 11.Opracowanie projektów pozyskiwania środków pozabudżetowych dla polepszenia warunków pracy, remontów i wyposażenia szkoły.

Nie należy w zakresie czynności wpisywać zwyczajowej pozycji "inne zadania zlecone przez kierownika", ponieważ taki zapis nic nie oznacza i nie może być podany jako dowód w sądzie. Z kodeksu pracy wynika, że pracownik ma obowiązek wykonywać polecenia przełożonych w zakresie swojego stanowiska pracy. Co więcej, pracownik może zostać oddelegowany do wykonywania innych prac.

Zakres obowiązków — artykuły polecane

Wykonawca — Zakres czynności — Administrator bezpieczeństwa informacji — Obowiązki pracodawcy — Umowa zlecenie — Kierownik budowy — Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego — Umowa o roboty budowlane — Skierowanie na badania

Bibliografia

• Armstrong M. (2011), Zarządzanie zasobami ludzkimi, Wolters Kluwer, Warszawa
• Dziliński B., Napiórkowska K. (2014), Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych w pytaniach i odpowiedziach, C.H. Beck, Warszawa
• Majchrzak K. (2015), Urlopy wypoczynkowe w świetle przepisów prawa pracy, Prawo Kanoniczne, nr 4
• Pocztowski A. (2003), Zarządzanie zasobami ludzkimi. Strategie-procesy-metody, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Sokolik S. (2008), Zatrudnianie nowego pracownika, Wiedza i Praktyka, Warszawa
• Stojek-Siwińska M. (2007), Mam już pracę! Prawo w pracy, Wolters Kluwer, Warszawa
• Strona internetowa: www.zsplast.gdynia.pl
• Szałkowski A. (red.) (2000), Wprowadzenie do zarządzania personelem, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Żemigała M. (2010), Menedżer Nowych czasów. Najlepsze metody i narzędzia zarządzania, One Press, Gliwice

Autor: Piotr Ganicz, Damian Mężyk