System zarządzania przebiegiem procesów: Różnice pomiędzy wersjami

Z Encyklopedia Zarządzania
(LinkTitles.)
m (cleanup bibliografii i rotten links)
 
(Nie pokazano 14 wersji utworzonych przez 2 użytkowników)
Linia 1: Linia 1:
{{infobox4
'''Systemy zarządzania przebiegiem procesów pracy''' (ang. ''workflow'') to programy wspomagające [[zarządzanie procesami]]. Termin workflow oznacza sposób przepływu dokumentów pomiędzy [[pracownik]]ami wykonującymi pewien ustrukturalizowany [[zespół]] czynności. Oprogramowanie tego typu znajduje zastosowanie w odniesieniu do [[praca zespołowa|pracy grupowej]]. Pozwala na określenie, jakie role i czynności są przypisane danej osobie w procesie przetwarzania dokumentu i zdefiniowanie zbioru stanów danego dokumentu. Procesy workflow przedstawia się zazwyczaj w postaci grafu, co ma również miejsce w przypadku omawianego oprogramowania.
|list1=
<ul>
<li>[[Cykl życia systemu informatycznego]]</li>
<li>[[Feature-Driven Development]]</li>
<li>[[Modelowanie procesów]]</li>
<li>[[Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2]]</li>
<li>[[Inżynieria oprogramowania]]</li>
<li>[[System informacji menedżerskiej]]</li>
<li>[[Cechy stanowiska pracy]]</li>
<li>[[System ekspercki]]</li>
<li>[[Zarządzanie konfiguracją]]</li>
</ul>
}}


 
==TL;DR==
 
Systemy zarządzania workflow są programami pomocnymi w zarządzaniu procesami pracy zespołowej. Oferują funkcje, takie jak zarządzanie obiegiem dokumentów, kontrola zadań, integracja procesów, zmiana sposobu zarządzania i dokumentowanie działań pracowników. Systemy workflow znajdują zastosowanie w różnych branżach, a ich zaletami ułatwienie zarządzania, optymalizacja procesów i monitorowanie czasu wykonania zadań. Istnieje kilka rodzajów systemów workflow, takich jak administracyjne, produkcyjne, ad hoc i współpracujące.
'''Systemy zarządzania przebiegiem procesów pracy''' (ang. ''workflow'') to programy wspomagające [[zarządzanie procesami]]. Termin workflow oznacza sposób przepływu dokumentów pomiędzy [[pracownik]]ami wykonującymi pewien ustrukturalizowany [[zespół]] czynności. Oprogramowanie tego typu znajduje zastosowanie w odniesieniu do [[praca zespołowa|pracy grupowej]]. Pozwala na określenie, jakie role i czynności przypisane danej osobie w procesie przetwarzania dokumentu i zdefiniowanie zbioru stanów danego dokumentu. Procesy workflow przedstawia się zazwyczaj w postaci grafu, co ma również miejsce w przypadku omawianego oprogramowania.  


==Funkcje systemów workflow==
==Funkcje systemów workflow==
Do najważniejszych funkcji systemów workflow można zaliczyć:
Do najważniejszych funkcji systemów workflow można zaliczyć:
* [[zarządzanie]] obiegiem dokumentów kierownicy akceptują głównie niestandardowe zlecenia,
* [[zarządzanie]] obiegiem dokumentów - kierownicy akceptują głównie niestandardowe zlecenia,
* kontrolę wykonywanych zadań [[monitoring]] pracy oraz [[ocena]] dotrzymania terminów realizacji,
* kontrolę wykonywanych zadań - [[monitoring]] pracy oraz [[ocena]] dotrzymania terminów realizacji,
* całkowitą integrację [[proces|procesów]] możliwą dzięki tworzeniu przez [[przedsiębiorstwo]] własnych scenariuszy, które obsługują specyficzne wymagania organizacji,
* całkowitą integrację [[proces|procesów]] - możliwą dzięki tworzeniu przez [[przedsiębiorstwo]] własnych scenariuszy, które obsługują specyficzne wymagania organizacji,
* zmianę sposobu zarządzania ułatwiającego dynamizację procesów, podnoszącego [[jakość]] świadczonych usług,
* zmianę sposobu zarządzania - ułatwiającego dynamizację procesów, podnoszącego [[jakość]] świadczonych usług,
* dokumentowanie działań pracowników [[zadanie]] przypisane jest jednemu uprawnionemu pracownikowi, który wykonuje cały proces obsługi,
* dokumentowanie działań pracowników - [[zadanie]] przypisane jest jednemu uprawnionemu pracownikowi, który wykonuje cały proces obsługi,
* możliwość zaplanowania funkcjonowania organizacji na podstawie dotychczasowych obciążeń zadaniami. (E. Niewiadomska 2014, s. 117-118)
* możliwość zaplanowania funkcjonowania organizacji na podstawie dotychczasowych obciążeń zadaniami (E. Niewiadomska 2014, s. 117-118)


==Zastosowania==
==Zastosowania==
[[Program]] nie dotyczy jedynie przepływu dokumentów, ale także zawiera pełen zestaw do zarządzania [[proces]]ami biznesowymi. Najczęściej tego typu programy są dedykowane głównie do użytkowników działających w branży związanej z produkcją i/lub obsługą [[klient]]a. Jest to związane z szeregiem procesów biznesowych powstających w tego typu jednostkach. Wymaga to dobrej koordynacji i kontroli stanu wykonania zadań, składających się na poszczególne procesy.
[[Program]] nie dotyczy jedynie przepływu dokumentów, ale także zawiera pełen zestaw do zarządzania [[proces]]ami biznesowymi. Najczęściej tego typu programy są dedykowane głównie do użytkowników działających w branży związanej z produkcją i/lub obsługą [[klient]]a. Jest to związane z szeregiem procesów biznesowych powstających w tego typu jednostkach. Wymaga to dobrej koordynacji i kontroli stanu wykonania zadań, składających się na poszczególne procesy.


Zarządzanie może tu być w znaczny sposób ułatwione, jeśli przedsiębiorstwo posiada system worfklow.  
Zarządzanie może tu być w znaczny sposób ułatwione, jeśli przedsiębiorstwo posiada system worfklow.


Pomaga on firmie w podziale procesów na zadania i przypisania im osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy danego procesu. Jest także cennym źródłem informacji w procesie kontroli i [[badanie metod pracy|badania metod pracy]]. Pozwala na wgląd kto i w jakim czasie dokonał danej operacji, co pozwala na optymalizację danego procesu w przyszłości. Nie mniej ważna jest tu także [[kontrola]] bieżącego stanu wykonania poszczególnych zadań, zgodnie z ustaloną wcześniej [[hierarchia|hierarchią]]. Umożliwia to ciągłe [[monitorowanie]] czasu wykonania zadania, co pozwala na modyfikację założeń zaplanowanego harmonogramu w stosunku do czasu rzeczywistego.
Pomaga on firmie w podziale procesów na zadania i przypisania im osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy danego procesu. Jest także cennym źródłem informacji w procesie kontroli i [[badanie metod pracy|badania metod pracy]]. Pozwala na wgląd kto i w jakim czasie dokonał danej operacji, co pozwala na optymalizację danego procesu w przyszłości. Nie mniej ważna jest tu także [[kontrola]] bieżącego stanu wykonania poszczególnych zadań, zgodnie z ustaloną wcześniej [[hierarchia|hierarchią]]. Umożliwia to ciągłe [[monitorowanie]] czasu wykonania zadania, co pozwala na modyfikację założeń zaplanowanego harmonogramu w stosunku do czasu rzeczywistego.
<google>ban728t</google>
Jest to szczególnie istotne w trakcie [[praca zespołowa|pracy grupowej]]. Każdy członek zespołu ma podane w sposób uporządkowany czynności, za które jest odpowiedzialny. Świadomość, że jest on ogniwem w spójnym łańcuchu działań, powinno wpłynąć na niego [[motywacja do pracy|motywująco]]. Ma on świadomość, że łatwo jest ustalić miejsce powstawania wszelkich opóźnień, a więc także winnego zaistniałej sytuacji.
Jest to szczególnie istotne w trakcie [[praca zespołowa|pracy grupowej]]. Każdy członek zespołu ma podane w sposób uporządkowany czynności, za które jest odpowiedzialny. Świadomość, że jest on ogniwem w spójnym łańcuchu działań, powinno wpłynąć na niego [[motywacja do pracy|motywująco]]. Ma on świadomość, że łatwo jest ustalić miejsce powstawania wszelkich opóźnień, a więc także winnego zaistniałej sytuacji.
<google>ban728t</google>


Workflow w dosłownym tłumaczeniu oznacza "przepływ pracy", może być również tłumaczony jako [[automatyzacja]] procedur administracyjnych - jednak takie tłumaczenia nie oddają w pełni sensu tej definicji. Zdzisław Szyjewski definiuje workflow według Workflow Management Coalition: "Automatyzacja procesu biznesowego w całości lub w części, w trakcie której dokumenty, [[informacje]] i zadania są przenoszone od jednego uczestnika do następnych w celu realizacji zgodnie z zapisana procedurą io zasadami wykonania". Jak można zauważyć, precyzyjne określenie tego procesu nie jest jednoznaczne. Istotnym połączeniem w koncepcji workflow jest połączenie nowoczesnej technologii informatycznej z analizą [[organizacja|organizacyjną]], wykorzystującą nowinki humanistyczne, w szczególności lingwistyki i psychologii pracy zespołowej. To one tworzą właśnie teoretyczną podstawę systemu workflow.
Workflow w dosłownym tłumaczeniu oznacza "przepływ pracy", może być również tłumaczony jako [[automatyzacja]] procedur administracyjnych - jednak takie tłumaczenia nie oddają w pełni sensu tej definicji. Zdzisław Szyjewski definiuje workflow według Workflow Management Coalition: "Automatyzacja procesu biznesowego w całości lub w części, w trakcie której dokumenty, [[informacje]] i zadania są przenoszone od jednego uczestnika do następnych w celu realizacji zgodnie z zapisana procedurą io zasadami wykonania". Jak można zauważyć, precyzyjne określenie tego procesu nie jest jednoznaczne. Istotnym połączeniem w koncepcji workflow jest połączenie nowoczesnej technologii informatycznej z analizą [[organizacja|organizacyjną]], wykorzystującą nowinki humanistyczne, w szczególności lingwistyki i psychologii pracy zespołowej. To one tworzą właśnie teoretyczną podstawę systemu workflow.
<google>n</google>


==Ogólne założenia stosowania systemów workflow==
==Ogólne założenia stosowania systemów workflow==
Systemy workflow są narzędziem pomocniczym w określeniu, wykonywaniu oraz koordynacji i kontroli pracy zespołowej w sferze zarządzania. W tym celu wychodzi się od zarejestrowania stanu istniejącego w odniesieniu do funkcjonujących procesów [[praca zespołowa|pracy zespołowej]]. Następnym krokiem jest opracowanie programów informatycznych, które to uwzględniają niezbędne ulepszenia. [[Wdrożenie]] systemu przynosi zwykle spostrzeżenia dotyczące jego wad i dysfunkcji. Są one zwykle przekazywane programistom, którzy pracują nad doskonaleniem systemu workflow. Systemy workflow stanowią efektywne narzędzie sterowania procesami całościowymi. Systemy workflow obniżają poziom pracochłonności nawet o 45%.Bez wątpienia systemy workflow są jedną z koncepcji zarządzania, które będą w przyszłości wykorzystywane znacznie częściej.
Systemy workflow są narzędziem pomocniczym w określeniu, wykonywaniu oraz koordynacji i kontroli pracy zespołowej w sferze zarządzania. W tym celu wychodzi się od zarejestrowania stanu istniejącego w odniesieniu do funkcjonujących procesów [[praca zespołowa|pracy zespołowej]]. Następnym krokiem jest opracowanie programów informatycznych, które to uwzględniają niezbędne ulepszenia. [[Wdrożenie]] systemu przynosi zwykle spostrzeżenia dotyczące jego wad i dysfunkcji. Są one zwykle przekazywane programistom, którzy pracują nad doskonaleniem systemu workflow. Systemy workflow stanowią efektywne narzędzie sterowania procesami całościowymi. Systemy workflow obniżają poziom pracochłonności nawet o 45%.Bez wątpienia systemy workflow są jedną z koncepcji zarządzania, które będą w przyszłości wykorzystywane znacznie częściej.


Linia 52: Linia 37:
Systemy workflow typy administracyjnego to procesy o charakterze rutynowym i dużej skali powtarzalności. Odnoszą się do sformalizowanych procesów informacyjnych, w których etapy postępowania są dokładnie określone, a obowiązujące zasady są znane każdemu uczestnikowi procesu. Służą do automatyzacji procedur administracyjno-biurowych. Przykładami takich procedur są wykonanie przelewu bankowego lub rejestracja samochodu. Systemy te wykazują duże podobieństwo do systemów typu produkcyjnego.
Systemy workflow typy administracyjnego to procesy o charakterze rutynowym i dużej skali powtarzalności. Odnoszą się do sformalizowanych procesów informacyjnych, w których etapy postępowania są dokładnie określone, a obowiązujące zasady są znane każdemu uczestnikowi procesu. Służą do automatyzacji procedur administracyjno-biurowych. Przykładami takich procedur są wykonanie przelewu bankowego lub rejestracja samochodu. Systemy te wykazują duże podobieństwo do systemów typu produkcyjnego.


[[Procesy produkcyjne]] od procesów administracyjnych różnią się tym, że oprócz dużej powtarzalności, cechują się też złożonością, wysoką wartością decyzji oraz różnorodnością środowiska, w którym działa [[system]]. Ogromne znaczenie ma tutaj także system monitoringu procesu i zastosowanie analizy statystycznej informacji, celem zapewnienia poprawności wykonywania procesu oraz możliwości wprowadzenia korekty podczas realizacji zadań. Najpopularniejszym przykładem systemu workflow typu produkcyjnego jest [[procedura]] udzielenia kredytu bankowego. (B. Gawin 2015, s. 36-37)
[[Procesy produkcyjne]] od procesów administracyjnych różnią się tym, że oprócz dużej powtarzalności, cechują się też złożonością, wysoką wartością decyzji oraz różnorodnością środowiska, w którym działa [[system]]. Ogromne znaczenie ma tutaj także system monitoringu procesu i zastosowanie analizy statystycznej informacji, celem zapewnienia poprawności wykonywania procesu oraz możliwości wprowadzenia korekty podczas realizacji zadań. Najpopularniejszym przykładem systemu workflow typu produkcyjnego jest [[procedura]] udzielenia kredytu bankowego (B. Gawin 2015, s. 36-37)


Systemy workflow typu ad hoc są odmianą procesów typu administracyjnego, ale ich charakter jest bardziej indywidualny. Zawierają wyjątki od istniejących procedur, a czasami należy nawet uwzględnić różne punkty widzenia na dany [[proces decyzyjny]]. Oprócz systemów informatycznych, kluczową rolę w nich odgrywa także podejmujący decyzje człowiek.
Systemy workflow typu ad hoc są odmianą procesów typu administracyjnego, ale ich charakter jest bardziej indywidualny. Zawierają wyjątki od istniejących procedur, a czasami należy nawet uwzględnić różne punkty widzenia na dany [[proces decyzyjny]]. Oprócz systemów informatycznych, kluczową rolę w nich odgrywa także podejmujący decyzje człowiek.


Procesy współpracujące charakteryzowane są w większości przez liczbę uczestników procesu oraz zachodzące między nimi interakcję. W procesach tego typu możliwa jest powtórna realizacja danego etapu, aż do momentu uzyskania wyniku uzgodnionego przez uczestników procesu. Są to systemy bardzo dynamiczne i bardzo trudno je zautomatyzować w pełni, ponieważ o zakończeniu danego etapu decydują uczestnicy procesu. Przykładem takiego procesu jest tworzenie artykuły przez kilku autorów. (M. Ćwiklicki 2006, s. 36-37)
Procesy współpracujące charakteryzowane są w większości przez liczbę uczestników procesu oraz zachodzące między nimi interakcję. W procesach tego typu możliwa jest powtórna realizacja danego etapu, aż do momentu uzyskania wyniku uzgodnionego przez uczestników procesu. Są to systemy bardzo dynamiczne i bardzo trudno je zautomatyzować w pełni, ponieważ o zakończeniu danego etapu decydują uczestnicy procesu. Przykładem takiego procesu jest tworzenie artykuły przez kilku autorów (M. Ćwiklicki 2006, s. 36-37)
 
{{infobox5|list1={{i5link|a=[[Cykl życia systemu informatycznego]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Feature-Driven Development]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Modelowanie procesów]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Inżynieria oprogramowania]]}} &mdash; {{i5link|a=[[System informacji menedżerskiej]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Cechy stanowiska pracy]]}} &mdash; {{i5link|a=[[System ekspercki]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Zarządzanie konfiguracją]]}} }}


==Bibliografia==
==Bibliografia==
* Ćwiklicki M. (2006), ''Podstawy systemów workflow'', Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie
<noautolinks>
* Gawin B. (2015), ''[[Systemy informatyczne]] w zarządzaniu procesami workflow'', Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
* Ćwiklicki M. (2006), ''Podstawy systemów workflow'', Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków
* Koźmiński A.K. (red.) (1998), ''Zarządzanie'', Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa  
* Gawin B. (2015), ''Systemy informatyczne w zarządzaniu procesami workflow'', Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
* Niewiadomska E. (2014), [http://wneiz.pl/nauka_wneiz/studia_inf/35-2014/si-35-113.pdf''Wykorzystanie systemów workflow w administracji publicznej''], Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego. Studia Informatica nr 34
* Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), ''Zarządzanie teoria i praktyka'', Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
* Szyjewski Z.(1999), ''Automatyzacja procesów biznesowych - terminologia i klasyfikacji'', [[Informatyka]]
* Niewiadomska E. (2014), ''[http://wneiz.pl/nauka_wneiz/studia_inf/35-2014/si-35-113.pdf Wykorzystanie systemów workflow w administracji publicznej]'', Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego. Studia Informatica nr 34
* Szyjewski Z. (1999), ''Automatyzacja procesów biznesowych - terminologia i klasyfikacji'', Informatyka
</noautolinks>


{{a|[[Krzysztof Woźniak]], Anna Jagieła, Monika Wójcik}}
{{a|[[Krzysztof Woźniak]], Anna Jagieła, Monika Wójcik}}


[[Kategoria:Metody i techniki informacyjne]]
[[Kategoria:Zarządzanie procesami]]
[[Kategoria:Podejście procesowe]]
 
{{#metamaster:description|System zarządzania procesami pracy - programy ułatwiające zarządzanie przepływem dokumentów między pracownikami. Przydatne w pracy zespołowej, umożliwiają określanie ról i stanów dokumentów.}}

Aktualna wersja na dzień 00:14, 15 gru 2023

Systemy zarządzania przebiegiem procesów pracy (ang. workflow) to programy wspomagające zarządzanie procesami. Termin workflow oznacza sposób przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien ustrukturalizowany zespół czynności. Oprogramowanie tego typu znajduje zastosowanie w odniesieniu do pracy grupowej. Pozwala na określenie, jakie role i czynności są przypisane danej osobie w procesie przetwarzania dokumentu i zdefiniowanie zbioru stanów danego dokumentu. Procesy workflow przedstawia się zazwyczaj w postaci grafu, co ma również miejsce w przypadku omawianego oprogramowania.

TL;DR

Systemy zarządzania workflow są programami pomocnymi w zarządzaniu procesami pracy zespołowej. Oferują funkcje, takie jak zarządzanie obiegiem dokumentów, kontrola zadań, integracja procesów, zmiana sposobu zarządzania i dokumentowanie działań pracowników. Systemy workflow znajdują zastosowanie w różnych branżach, a ich zaletami są ułatwienie zarządzania, optymalizacja procesów i monitorowanie czasu wykonania zadań. Istnieje kilka rodzajów systemów workflow, takich jak administracyjne, produkcyjne, ad hoc i współpracujące.

Funkcje systemów workflow

Do najważniejszych funkcji systemów workflow można zaliczyć:

  • zarządzanie obiegiem dokumentów - kierownicy akceptują głównie niestandardowe zlecenia,
  • kontrolę wykonywanych zadań - monitoring pracy oraz ocena dotrzymania terminów realizacji,
  • całkowitą integrację procesów - możliwą dzięki tworzeniu przez przedsiębiorstwo własnych scenariuszy, które obsługują specyficzne wymagania organizacji,
  • zmianę sposobu zarządzania - ułatwiającego dynamizację procesów, podnoszącego jakość świadczonych usług,
  • dokumentowanie działań pracowników - zadanie przypisane jest jednemu uprawnionemu pracownikowi, który wykonuje cały proces obsługi,
  • możliwość zaplanowania funkcjonowania organizacji na podstawie dotychczasowych obciążeń zadaniami (E. Niewiadomska 2014, s. 117-118)

Zastosowania

Program nie dotyczy jedynie przepływu dokumentów, ale także zawiera pełen zestaw do zarządzania procesami biznesowymi. Najczęściej tego typu programy są dedykowane głównie do użytkowników działających w branży związanej z produkcją i/lub obsługą klienta. Jest to związane z szeregiem procesów biznesowych powstających w tego typu jednostkach. Wymaga to dobrej koordynacji i kontroli stanu wykonania zadań, składających się na poszczególne procesy.

Zarządzanie może tu być w znaczny sposób ułatwione, jeśli przedsiębiorstwo posiada system worfklow.

Pomaga on firmie w podziale procesów na zadania i przypisania im osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy danego procesu. Jest także cennym źródłem informacji w procesie kontroli i badania metod pracy. Pozwala na wgląd kto i w jakim czasie dokonał danej operacji, co pozwala na optymalizację danego procesu w przyszłości. Nie mniej ważna jest tu także kontrola bieżącego stanu wykonania poszczególnych zadań, zgodnie z ustaloną wcześniej hierarchią. Umożliwia to ciągłe monitorowanie czasu wykonania zadania, co pozwala na modyfikację założeń zaplanowanego harmonogramu w stosunku do czasu rzeczywistego. Jest to szczególnie istotne w trakcie pracy grupowej. Każdy członek zespołu ma podane w sposób uporządkowany czynności, za które jest odpowiedzialny. Świadomość, że jest on ogniwem w spójnym łańcuchu działań, powinno wpłynąć na niego motywująco. Ma on świadomość, że łatwo jest ustalić miejsce powstawania wszelkich opóźnień, a więc także winnego zaistniałej sytuacji.

Workflow w dosłownym tłumaczeniu oznacza "przepływ pracy", może być również tłumaczony jako automatyzacja procedur administracyjnych - jednak takie tłumaczenia nie oddają w pełni sensu tej definicji. Zdzisław Szyjewski definiuje workflow według Workflow Management Coalition: "Automatyzacja procesu biznesowego w całości lub w części, w trakcie której dokumenty, informacje i zadania są przenoszone od jednego uczestnika do następnych w celu realizacji zgodnie z zapisana procedurą io zasadami wykonania". Jak można zauważyć, precyzyjne określenie tego procesu nie jest jednoznaczne. Istotnym połączeniem w koncepcji workflow jest połączenie nowoczesnej technologii informatycznej z analizą organizacyjną, wykorzystującą nowinki humanistyczne, w szczególności lingwistyki i psychologii pracy zespołowej. To one tworzą właśnie teoretyczną podstawę systemu workflow.

Ogólne założenia stosowania systemów workflow

Systemy workflow są narzędziem pomocniczym w określeniu, wykonywaniu oraz koordynacji i kontroli pracy zespołowej w sferze zarządzania. W tym celu wychodzi się od zarejestrowania stanu istniejącego w odniesieniu do funkcjonujących procesów pracy zespołowej. Następnym krokiem jest opracowanie programów informatycznych, które to uwzględniają niezbędne ulepszenia. Wdrożenie systemu przynosi zwykle spostrzeżenia dotyczące jego wad i dysfunkcji. Są one zwykle przekazywane programistom, którzy pracują nad doskonaleniem systemu workflow. Systemy workflow stanowią efektywne narzędzie sterowania procesami całościowymi. Systemy workflow obniżają poziom pracochłonności nawet o 45%.Bez wątpienia systemy workflow są jedną z koncepcji zarządzania, które będą w przyszłości wykorzystywane znacznie częściej.

Klasyfikacja systemów workflow

Można wyróżnić cztery podstawowe rodzaje systemów workflow:

  • administracyjne,
  • produkcyjne,
  • ad hoc,
  • współpracujące

Systemy workflow typy administracyjnego to procesy o charakterze rutynowym i dużej skali powtarzalności. Odnoszą się do sformalizowanych procesów informacyjnych, w których etapy postępowania są dokładnie określone, a obowiązujące zasady są znane każdemu uczestnikowi procesu. Służą do automatyzacji procedur administracyjno-biurowych. Przykładami takich procedur są wykonanie przelewu bankowego lub rejestracja samochodu. Systemy te wykazują duże podobieństwo do systemów typu produkcyjnego.

Procesy produkcyjne od procesów administracyjnych różnią się tym, że oprócz dużej powtarzalności, cechują się też złożonością, wysoką wartością decyzji oraz różnorodnością środowiska, w którym działa system. Ogromne znaczenie ma tutaj także system monitoringu procesu i zastosowanie analizy statystycznej informacji, celem zapewnienia poprawności wykonywania procesu oraz możliwości wprowadzenia korekty podczas realizacji zadań. Najpopularniejszym przykładem systemu workflow typu produkcyjnego jest procedura udzielenia kredytu bankowego (B. Gawin 2015, s. 36-37)

Systemy workflow typu ad hoc są odmianą procesów typu administracyjnego, ale ich charakter jest bardziej indywidualny. Zawierają wyjątki od istniejących procedur, a czasami należy nawet uwzględnić różne punkty widzenia na dany proces decyzyjny. Oprócz systemów informatycznych, kluczową rolę w nich odgrywa także podejmujący decyzje człowiek.

Procesy współpracujące charakteryzowane są w większości przez liczbę uczestników procesu oraz zachodzące między nimi interakcję. W procesach tego typu możliwa jest powtórna realizacja danego etapu, aż do momentu uzyskania wyniku uzgodnionego przez uczestników procesu. Są to systemy bardzo dynamiczne i bardzo trudno je zautomatyzować w pełni, ponieważ o zakończeniu danego etapu decydują uczestnicy procesu. Przykładem takiego procesu jest tworzenie artykuły przez kilku autorów (M. Ćwiklicki 2006, s. 36-37)


System zarządzania przebiegiem procesówartykuły polecane
Cykl życia systemu informatycznegoFeature-Driven DevelopmentModelowanie procesówOgólna charakterystyka metodyki Prince 2Inżynieria oprogramowaniaSystem informacji menedżerskiejCechy stanowiska pracySystem eksperckiZarządzanie konfiguracją

Bibliografia

  • Ćwiklicki M. (2006), Podstawy systemów workflow, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków
  • Gawin B. (2015), Systemy informatyczne w zarządzaniu procesami workflow, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
  • Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
  • Niewiadomska E. (2014), Wykorzystanie systemów workflow w administracji publicznej, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego. Studia Informatica nr 34
  • Szyjewski Z. (1999), Automatyzacja procesów biznesowych - terminologia i klasyfikacji, Informatyka


Autor: Krzysztof Woźniak, Anna Jagieła, Monika Wójcik