Adresowalność informacji

Z Encyklopedia Zarządzania
Adresowalność informacji
Polecane artykuły


Adresowalność informacji to cecha mówiąca o tym, że każda informacja powinna być skierowana do konkretnego odbiorcy i dostosowana do jego indywidualnych potrzeb pod względem zakresu przedmiotowego, dokładności i aktualności [Gryncewicz s. 78]. Polega na tym, że określone informacje powinny być dostarczane odpowiednim odbiorcom w właściwym czasie i w właściwej formie, oraz w sposób, który będzie dostosowany do stopnia zaawansowania i kompetencji odbiorców. Adresowalność informacji oznacza również, że informacje muszą być dostarczane w taki sposób, aby odbiorcy mogli je wykorzystać w praktyce.

Adresowalność pojedynczej informacji można ocenić w skali 0-5 odpowiadając na następujące pytania.

  • czy znane są cel, rodzaj decyzji oraz odbiorca informacji
  • czy dostarczona informacja jest wystarczająca i czy nie zawiera informacji nadmiarowej
  • czy określone jest kiedy decyzja musi być podjęta
  • czy nadawca informacji zna cele i decyzje do jakich wykorzystywana jest informacja
  • czy odbiorca informacji potwierdza nadawcy, że dostarczona informacja jest zgodna z oczekiwaniami

Adresowalność zbioru informacji można określić wzorem:

gdzie

N - ilość informacji,
Ai - adresowalność i-tej informacji

Znaczenie adresowalności informacji

Znaczenie adresowalności informacji w zarządzaniu sprowadza się do:

  • Ułatwienia procesu komunikacji między pracownikami, dostawcami i klientami za pośrednictwem odpowiednio dobranych kanałów komunikacji;
  • Ułatwienia wzajemnego porozumienia się i wykonywania zadań;
  • Ułatwienia wyboru właściwego sposobu dostarczania informacji, aby były one jak najbardziej dostępne i przydatne;
  • Ułatwienia dostosowywania informacji do indywidualnych potrzeb odbiorców.

Adresowalność informacji jest ważna dla organizacji, ponieważ pozwala zapewnić, że informacje są dostarczane w właściwy sposób, co z kolei pozwala na wykorzystanie ich w celu zwiększenia efektywności i skuteczności działania organizacji.

Sposoby zapewnienia adresowalności informacji są następujące:

  • Wykorzystywanie różnych kanałów komunikacji, w tym e-maila, poczty tradycyjnej, stron internetowych, bezpośrednich połączeń telefonicznych i spotkań twarzą w twarz;
  • Ustalenie konkretnych celów komunikacji;
  • Tworzenie zaawansowanych planów komunikacji dostosowanych do potrzeb odbiorców;
  • Dostarczanie informacji w odpowiednim czasie;
  • Utrzymywanie aktualnych informacji;
  • Używanie jasnego i zrozumiałego języka;
  • Używanie precyzyjnych słów i wyrażeń;
  • Zbieranie informacji zwrotnych od odbiorców i wykorzystywanie ich do ulepszania komunikacji.

Bibliografia

  • Gryncewicz W., Doskonalenie jakości informacji w jednostkach administracji skarbowej. Podejście infologiczne., Praca doktorska, AE Wrocław Wydział Zarządzania i Informatyki, Wrocław 2007
  • Obora H., Metoda QFD w doskonaleniu jakości informacji. Rozprawa doktorska, AE Kraków, Kraków 2005
  • Flakiewicz W., Informacyjne Systemy Zarządzania, PWE, Warszawa 1990

Autor: Kornel Masłowski