Analiza zasobów kadrowych organizacji

Analiza zasobów kadrowych w organizacji jest procesem polegającym na grupowaniu personelu w różne grupy pod względem wcześniej wyznaczonych, z reguły współzależnych, kryteriów. Analiza ta ma na celu ustalenie podstawowych cech charakteryzujących personel danej organizacji, które mogą mieć wpływ na jej efektywność, która to zależy nie tylko od stanu liczebnego personelu, ale także od stanu jakościowego. Określenie głównych cech charakteryzujących personel danej organizacji pozwala dokładniej poznać potrzeby pracowników, ich styl życia, czynniki, które maja znaczny wpływ na ich wkład w organizację, a także wiele innych istotnych informacji użytecznych w procesie zarządzania zasobami ludzkimi.

Podstawowym sposobem podziału personelu przedsiębiorstwa, jest podział pracowników na 2 grupy:

• pracowników zatrudnionych na stanowiskach typowo robotniczych - w skład tej grupy wchodzą robotnicy wykwalifikowani, robotnicy przyuczeni i robotnicy niewykwalifikowani
• pracowników zatrudnionych na stanowiskach nierobotniczych - w skład tej grupy wchodzą kierownicy, specjaliści i wykonawcy

Jeżeli chodzi o cechy jakościowe zatrudnionych pracowników, najbardziej istotny z punktu widzenia potrzeb komórek zarządzających personelem jest podział pracowników w grupy na podstawie cech demograficzno-społecznych, które umożliwiają analizować strukturę społeczną zatrudnienia według płci, wieku, zawodu, rozproszenia miejsca pracy i zamieszkania oraz powiązań gospodarstwem rolnym. Znajomość tej struktury pozwala na prawidłowe prowadzenie polityki socjalnej i personalnej w przedsiębiorstwie.

Przykładowo, dokładne przeprowadzenie oszacowania struktury wieku zatrudnionych pracowników, ułatwia ustalenie tendencji istniejących w płynności pracowniczej, a także przewidywanie potrzeb racjonalnego zatrudnienia w przypadku osób starszych poprzez zastępowanie ich nowymi pracownikami w przypadku odejścia na emeryturę, przemieszczanie ich na inne stanowiska, bądź przekwalifikowanie. Wiedza na temat struktury wieku zatrudnionych osób pozwala oszacować również możliwą niechęć personelu w przypadku wdrażania wszelkich postępów, bądź innowacji technicznych.

Kryterium wieku może służyć też przy ocenie możliwości rozwoju potencjału pracy w przyszłości. Wiek stosuje się jako wskaźnik, na którym etapie kariery zawodowej znajdują się pracownicy. Personel posiada zróżnicowane potrzeby na poszczególnych etapach w cyklu życia pracowników. Wiedza ta pozawala optymalizować decyzje personalne podejmowane w celu np. kształtowania działalności socjalnej czy rotacji pracowników, mówiąc ogólnie różnicować politykę personalną. (J. Liwiński, U. Sztanderska, 2010, s.3)

W przypadku analizowania struktury społecznej zatrudnienia w przedsiębiorstwie ze względu na płeć, analiza taka może dostarczyć wielu użytecznych informacji na temat proporcji w zatrudnieniu kobiet. Pomaga to w rozplanowaniu systemu socjalnego w organizacji, opieki zdrowotnej, przewidywania możliwych przyszłych urlopów macierzyńskich, wszelkich innych zwolnień związanych z wychowaniem dziecka i ewentualnych zabezpieczeń personalnych w takich przypadkach.

Podział ze względu na powiązania z gospodarstwem rolnym, czy odległość miejsca zamieszkania od przedsiębiorstwa daje możliwość przewidywania prawdopodobnych absencji tych pracowników z przyczyn od nich niezależnych, co ma ogromny wpływ na gospodarowanie czasem w organizacji i efektywność przedsiębiorstwa.

• wykonywanego zawodu/specjalności, który pozwala ustalić strukturę zawodowo-kwalifikacyjną pracowników, co ma ogromny wpływ na proces rekrutacji, planowanie zasobów ludzkich, planowanie karier i wszelkie inne procesy związane z podnoszeniem kwalifikacji personelu. Dokładne poznanie struktury zatrudnienia ze względu na wykształcenie i kwalifikacje pozwala oszacować stopień przystosowania zatrudnionych pracowników i ich kwalifikacji do ewentualnych przyszłych zmian w produkcji, rozwoju technologicznego przedsiębiorstwa, czy innych innowacji technicznych.
• wykształcenia i stażu pracy, który jest dość podobny do podziału ze względu na zawód i specjalność, jednak dostarcza informacji na temat osób najbardziej doświadczonych w organizacji, co pozwala w przyszłości na obsadzanie poszczególnych stanowisk kierowniczych, gdzie doświadczenie jest cenione najbardziej.

Podział pod względem stopnia powiązania z organizacją produkcji oraz charakteru wykonywanej pracy, pozwala wyodrębnić spośród pracowników 3 grupy tj.:

• grupę przemysłową, czyli grupę osób związanych pośrednio lub bezpośrednio z działalnością zasadniczą przedsiębiorstwa. Zalicza się tutaj: robotników produkcyjnych, personel odpowiedzialny za kontrole techniczno ? inżynieryjną, pracowników biurowych i obsługi ogólnej, a także wszelkie komórki odpowiedzialne za dozór i bezpieczeństwo obiektów przemysłowych
• grupę nieprzemysłową, czyli grupę pracowników niezwiązanych bezpośrednio z działalnością produkcyjną przedsiębiorstwa tj.: pracowników działów socjalno - bytowych, handlowych i inwestycyjnych
• pracowników odpowiedzialnych za działalność rozwojową, czyli personel działów technologicznych i konstrukcyjnych, oraz działów badawczo - rozwojowych

W analizie zasobów kadrowych ze względu na kryterium stopnia powiązania z produkcją szczególny nacisk kładzie się na relacje występujące między liczba pracowników bezpośrednio i pośrednio produkcyjnych oraz relacji zatrudnionych na stanowiskach inżynieryjno - technicznych do administracyjno - biurowych.

Kolejnym motywem przeprowadzania analizy zasobów ludzkich w danej organizacji jest maksymalizacja wykorzystania potencjału kwalifikacyjnego pracowników, dlatego też przeprowadza się ocenę racjonalności wykorzystania ich kwalifikacji. Dokonuje się tego najczęściej za pomocą 5 kryteriów tj.:

• zgodność poziomu kwalifikacji posiadanych przez pracownika do tych wymaganych na danym stanowisku pracy
• zgodność wymagań związanych z wykonywaną [racą z zainteresowaniami i predyspozycjami pracownika (kryterium uzupełniające)
• czas wykonywanych czynności dostosowanych do kwalifikacji pracownika o jego udział w ogólnym czasie pracy tego pracownika (wskazuje na stopień marnotrawienia kwalifikacji)
• zgodność zawodu wyuczonego z zawodem wykonywanym przez pracownika
• maksymalizacja zadowolenia z pracy i minimalizacja osobistych niepowodzeń pracownika (aspekt społeczny racjonalnego zatrudnienia)

Powyższe kryteria nie przypadkowo ułożone są w przedstawionej kolejności. Ułożone są one hierarchicznie, według kolejności rozpatrywania przez komórki odpowiedzialne za zarządzanie personelem w przedsiębiorstwie.

W skład omawianej analizy zasobów kadrowych organizacji wchodzi także szacowanie i badanie zmian liczebności zasobów ludzkich przedsiębiorstwa zachodzących w czasie, czyli tzw. analiza dynamiki zatrudnienia. Pozwala ona określić:

• przyrost absolutny zatrudnienia (różnica wielkości zatrudnienia między okresem, w którym dokonujemy badania, a okresem, który przyjmujemy za podstawowy)
• przyrost względny zatrudnienia (iloraz przyrostu absolutnego do wielkości zatrudnienia w okresie, który przyjmujemy za podstawowy)
• pozostałe indeksy zatrudnienia (wszelkie wymagane relacje pomiędzy wyżej wspomnianymi okresami)

'

Współcześnie w analizie zasobów kadrowych organizacji dominuje trend odnoszący się do segmentacji rynku pracy. W podejściu tym przedsiębiorstwo (lub każdą inną organizację) traktuje się jako pewnego rodzaju, ograniczony rynek pracy, gdzie wydziela się przeważnie dwa segmenty.

• pierwotny (primary) - stanowiska z wyższym wynagrodzeniem, charakteryzujące się większą stabilnością, możliwościami awansu i atrakcyjniejszymi warunkami pracy, pracownicy mocno identyfikują się z firmą, wymóg poszerzania swoich kwalifikacji,
• wtórny (secondary) - stanowiska z niższymi płacami, z dużym ryzykiem zwolnienia, brak identyfikacji pracownika z firmą, brak możliwości rozwoju (A. Musiał-Paczkowska, 2012, s.75)

Segmentacji tej można również dokonywać według innych kryteriów, takich jak chociażby wyżej wspomniane wykształcenie zawodowe, wiek, płeć, czy wielkość wynagrodzenia. Ideą analizy zasobów ludzkich przez segmentację, jest podział personelu na szereg całkowicie odrębnych segmentów różniących się od pozostałych. Zwiększa to efektywność przedsiębiorstwa ułatwiając menedżerom, czy komórkom odpowiedzialnym za planowanie zasobów ludzkich, określenie większej lub mniejszej przydatności pracowników z danego segmentu dla realizowania celów danej organizacji.

Poza wyżej omówionymi sposobami analizy zasobów kadrowych przedsiębiorstwa, stosuje się również takie metody jak: analiza ruchliwości i stabilności personelu, a także dodatkowe kryteria wyodrębniania takie jak: postawa wobec pracy, czy siła materialnej i pozamaterialnej motywacji. Jednak, ponieważ współczesne organizacje charakteryzują się różnymi potrzebami, nie można określić jednej skutecznej metody analizy zasobów ludzkich. Każde przedsiębiorstwo wybiera takie metody, które w pełni odzwierciedlają strukturę zatrudnionego personelu, zaspokajają jej potrzeby, przyczyniając się w ten sposób do zwiększenia efektywności organizacji.

Analiza procesów ruchliwości pracowniczej - w sferze zatrudnienia ruchliwości pracownicza jest zjawiskiem, które wynika z charakterystyki zasobów kadrowych i rynku pracy. W zakres wchodzą procesy ilościowe i jakościowe zmian w poziomie zatrudnienia, bez względu na przyczyny przyjęcia i zwolnienia pracowników oraz zmiany zakresów zadań pracowników czy stanowisk pracy wewnątrz organizacji. Analiza zjawiska ruchliwości pracowniczej zawiera w sobie takie zagadnienia jak rozmiary i rodzaje ruchliwości, przyczyny i skutki tego zjawiska oraz działania stymulujące, optymalizujące i stabilizacyjne.

Analiza wydajności pracy - wydajność pracy to jeden z podstawowych obszarów badawczych w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Aby określić pojęcie wydajność pracy należy ustalić produktywność zaczynając od ustalenia celów i efektów pracy oraz nakłady, które firma poniesie. Wskaźnik wydajności pracy to nic innego jak relacja między uzyskanymi efektami, a poniesionymi nakładami na pracę zasobów ludzkich. Wydajność pracy można także obliczyć na dwa inne sposoby, z relacji wartości produkcji do czasu wszystkich zatrudnionych oraz z relacji wartości sprzedaży netto do przeciętnej liczy zatrudnionych w firmie.

Analiza kosztów pracy - jest to podstawowy instrument, który umożliwia analizować i oceniać zarządzanie zasobami ludzkimi od strony ekonomicznej. W ujęciu ogólnym koszty pracy dzieli się na trzy kategorie: dochody pracowników, obciążenia fiskalne przedsiębiorstwa, które związane są z zatrudnieniem pracowników oraz pozostałe koszty pracy. Analiza szczegółowa o charakterze ilościowym i jakościowym zawiera charakterystykę opisową całościowych i jednostkowych kosztów pracy odnosząc się do ogółu zatrudnienia i poszczególnych stanowisk pracy, analizę dynamiki kosztów pracy, analiza czynników, które mają wpływ na koszty pracy, badanie zmian struktury kosztów pracy w analizowany m okresie, analiza ilościowa relacjo między kosztami, a zmianą liczby zatrudnionych (A. Pocztowski, A. Miś,2000, s. 85-110)

TL;DR

Analiza zasobów kadrowych w organizacji polega na grupowaniu personelu według różnych kryteriów, takich jak stanowisko, wiek, płeć i wykształcenie. Analiza ta pomaga poznać strukturę i potrzeby pracowników oraz efektywnie zarządzać zasobami ludzkimi.

Analiza zasobów kadrowych organizacji — artykuły polecane

System oceniania — Cechy stanowiska pracy — Ocena środowiska pracy — Proces analizy potrzeb kadrowych — Plan kadrowy - rodzaje — Prognozowanie popytu i podaży kadr — Planowanie zasobów ludzkich — Ocenianie pracowników — Metoda pomiarowa

Bibliografia

• Egeman M. (1999), Restrukturyzacja i kierowanie zatrudnieniem, wyd. Poltext, Warszawa
• Kiersztyn A. (2011), Racjonalne inwestycje czy złudne nadzieje: nadwyżka wykształcenia na polskim rynku pracy, Polityka nr 1
• Liwiński J., Sztanderska U.,(2010), Zarządzanie wiekiem w przedsiębiorstwie, Warszawa
• Penc J. (2005), Sztuka skutecznego zarządzania, Oficyna Ekonomiczna, Kraków
• Pocztowski A., Miś A. (2000), Analiza zasobów ludzkich w organizacji, Akademia Ekonomiczna, Kraków
• Szałkowski A. (red.) (2000), Wprowadzenie do zarządzania personelem, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków

Autor: Przemysław Kot, Klaudia Polińska