PCM - Etap identyfikacji

Identyfikacja jest drugą fazą cyklu życia projektu, istotą jej jest identyfikowanie (utożsamianie) projektów zgodnych ze strategią i nieodłącznie związana jest z fazą oceny oraz audytu, gdyż podczas trwania całego cyklu należy sprawdzać czy problem jest nadal aktualny. Po etapie programowania, w którym ustala się ogólne zasady pomocy jakiej ma udzielić Wspólnota, badaniu zostają poddane problemy (lub potrzeby, gdyż pojęcia te nie są tożsame) oraz określane są osoby lub grupy, które skorzystają z projektu i którym najbardziej na nim zależy (partnerzy, interesariusze, ostateczni beneficjenci).

W fazie identyfikacji zgłoszone wcześniej idee projektów, pomysły, propozycje są wstępnie analizowane, aby móc uzyskać odpowiedź na pytanie czy ich realizacja jest możliwa i rentowna (przez niektórych autorów wyróżniana jest tutaj dodatkowo oprócz identyfikacji faza oceny wstępnej). Poza tym tworzone są warsztaty z niezależnym moderatorem, które pomogą w dojściu do porozumienia w sprawie problemów i założonych celów (np. w projektach IW EQUAL). Prowadzący sesję moderacyjną powinien znaleźć wspólne stanowisko odpowiadające nadrzędnemu celowi spotkania i poziomowi zaangażowania partnerów reprezentujących różne punkty widzenia, natomiast nie powinien narzucać swojego zdania.

Etap identyfikacji wykorzystuje metodę macierzy logicznej do wyznaczania głównych celów, badania obecnej sytuacji i oceny stopnia dostosowania propozycji projektowych.

Identyfikacja potrzeb w metodyce Project Cycle Management (PCM)

PCM to strukturalna metoda zarządzania projektami, która skupia się na planowaniu, realizacji i ocenie projektów. Identyfikacja potrzeb jest kluczowym etapem w procesie PCM i obejmuje następujące kroki:

• Wstępna analiza sytuacji: Zidentyfikuj kontekst projektu i otoczenie, w którym będzie działać. Zrozum cele projektu oraz problemy, które ma rozwiązać.
• Ustalenie interesariuszy: Zidentyfikuj i sklasyfikuj interesariuszy projektu, czyli osoby lub grupy, które mogą wpływać na projekt lub być przez niego dotknięte. To mogą być beneficjenci, partnerzy, organizacje pozarządowe, rządy itp.
• Konsultacje i zaangażowanie interesariuszy: Wprowadź mechanizmy konsultacji z interesariuszami, takie jak spotkania, ankiety, wywiady itp., aby dowiedzieć się, jakie są ich potrzeby i oczekiwania wobec projektu.
• Analiza potrzeb: Wykorzystaj zebrane informacje, aby dokładnie zidentyfikować potrzeby interesariuszy w kontekście projektu. Upewnij się, że te potrzeby są mierzalne i możliwe do osiągnięcia.
• Priorytetyzacja potrzeb: Określ, które potrzeby są najważniejsze i mają kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Oceniaj je pod kątem wpływu i wykonalności.
• Tworzenie celów projektu: Na podstawie zidentyfikowanych potrzeb określ cele projektu. Cele te powinny być związane z rozwiązywaniem zidentyfikowanych potrzeb.
• Tworzenie ram czasowych i budżetowych: Określ, kiedy i ile środków będą potrzebne do zrealizowania projektu, biorąc pod uwagę zidentyfikowane potrzeby.
• Przygotowanie dokumentacji projektowej: Stwórz dokumentację projektową, która będzie zawierać cele, działania, budżet i plan realizacji projektu.
• Zaangażowanie interesariuszy w dalsze etapy projektu: Zachowaj stały dialog z interesariuszami przez cały cykl życia projektu, aby monitorować postępy i dostosowywać działania w miarę potrzeby.

Identyfikacja potrzeb jest kluczowym elementem metodyki PCM, ponieważ pomaga zapewnić, że projekt skupia się na rozwiązywaniu realnych problemów i spełnianiu oczekiwań interesariuszy.

Macierz logiczna

W metodyce Project Cycle Management (PCM), macierz logiczna jest narzędziem, które pomaga w określeniu i zrozumieniu logicznego związku między celami, działaniami projektu oraz oczekiwanymi wynikami i wskaźnikami. Jest to graficzne narzędzie, które pomaga w skonstruowaniu spójnego planu projektu i jego monitorowaniu.

Macierz logiczna jest często używana w ramach podejścia "logframe" (logical framework approach) i składa się z kilku kluczowych elementów:

• Cele projektu (Objective): To są główne cele, które projekt ma osiągnąć. Wyróżniamy cele ogólne (długoterminowe) oraz cele pośrednie (krótkoterminowe).
• Wyniki projektu (Results): Wyniki to konkretne osiągnięcia, które przyczynią się do realizacji celu projektu. Wyniki są bardziej konkretne i mierzalne niż cele.
• Działania projektu (Activities): Działania to konkretne zadania, które będą realizowane w ramach projektu w celu osiągnięcia wyników.
• Wskaźniki (Indicators): Wskaźniki są używane do pomiaru postępu w osiąganiu wyników projektu. Muszą być konkretne, mierzalne i związane z wynikami i celami projektu.

Macierz logiczna może przyjmować różne formy, ale jest często przedstawiana w formie tabeli, gdzie cele, wyniki, działania i wskaźniki są ułożone w logicznym porządku. Macierz logiczna pomaga w zrozumieniu, jak cele projektu są związane z wynikami, a wyniki z działaniami i wskaźnikami. Jest to ważne narzędzie zarówno na etapie planowania projektu, jak i jego monitorowania, ponieważ umożliwia ocenę, czy projekt postępuje zgodnie z założeniami oraz czy osiąga zamierzone cele.

PCM - Etap identyfikacji — artykuły polecane

Planning poker — Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami — Metody prowadzenia zebrań — Retrospektywa — Fazy negocjacji — PCM - Etap formułowania — Matryca logiczna — Zasada sukcesywności — Planowanie negocjacji

Bibliografia

• Eggers H. (1992), The Integrated Approach to project cycle management, Project Appraisal, 7(1), 3-10
• Eggers H. (1994), Integrated project cycle management: roots and perspectives. Project Appraisal, 9(1)
• European Commission (2004), Aid Delivery Methods - Project Cycle Management Guidelines Vol 1

Autor: Anna Zwierzyk