Metody prowadzenia zebrań

Metody prowadzenia zebrań
Polecane artykuły


Metody prowadzenia zebrań zależą od rodzaju i celu zebrania. Zebranie zorganizowane w celu np. wymiany informacji wymaga od prowadzącego innego zachowania niż w przypadku np. zebrania zwołanego w celu rozwiązania problemu. Wyróżniamy następujące rodzaje zebrań oraz metody ich prowadzenia:

  • zebrania służące rozwiązywaniu problemów:
    • w celu rozpoznania i zdefiniowania problemu stosuje się "metodę kartki": każdy uczestnik anonimowo pisze na kartce problem. Kartki są umieszczane w pudełku. Wybrana osoba zapisuje następnie na tablicy zgłaszane propozycje, tak aby każdy je widział. Lider ma tu za zadanie precyzyjnie określić cel i podstawowe zasady, bez zabierania głosu przez uczestników zebrania,
    • w celu obmyślenia rozwiązania - burza mózgów: wszyscy uczestnicy skupiają się na zaproponowaniu wielu możliwych rozwiązań jednego problemu, co umożliwia wielostronne spojrzenie na problem, bez krytyki proponowanych rozwiązań,
    • w celu oceny propozycji rozwiązań i podjęcia decyzji - dążenie do osiągnięcia porozumienia (konsensu) - tu wszyscy są zwycięzcami ; głosowanie - dochodzi do powstania dwóch grup: zwycięskiej większości i przegranej mniejszości; decyzja kierownicza - członkowie grup zgłaszają kierownikowi alternatywne rozwiązania i sposoby działania jednak to kierownik ma ostateczny głos,
    • w celu wprowadzenia decyzji w życie - badanie alternatywnych sposobów wprowadzania rozwiązań w życie, poprzez wypunktowanie ich wad i zalet; plany wdrażania rozwiązań - metoda ta polega na stworzeniu planu generalnego, w którym zawarte będą najważniejsze etapy wprowadzania decyzji w życie oraz zależności między nim,
  • zebrania informacyjne (poświęcone sprawozdawczości i prezentacji)- sposoby usprawnienia zebrań informacyjnych to: organizowanie pokazów, posługiwanie się pomocami wizualnymi, wykorzystanie technik wykładów i prezentacji, udostępnienie uczestnikom informacji na temat zebrania. Wykorzystanie techniki odgrywania ról.
  • zebrania zespołotwórcze - prowadzący zebranie aktywnie słucha wypowiedzi innych oraz dodaje własne komentarze; praca zespołowa jest ważniejsza od indywidualnej; zadawanie prac integrujących członków zespołu; w wyniku prowadzonych rozmów mają "wypłynąć" wszelkie problemy i skargi
  • zebrania dotyczące zarządzania projektem - zadaniem prowadzącego jest: przygotowanie sprawozdań z przebiegu pracy nad projektem, przeprowadzenie prób, które służą zbadaniu skuteczności pracy w określonych warunkach, porównanie postępów, wymaganie dokonania zmian w oparciu o opinie użytkowników, kontrola opóźnień w pracy nad projektem, określenie ryzyka przyszłych utrudnień w realizacji planu

Bibliografia

  • Anderson R. Carol, Organizacja zebrań - praktyczny poradnik dla tych, którzy nie lubią tracić czasu, Liber, Warszawa 2003
  • Doyle M., Straus D., Sposób na dobre zebranie, Wydawnictwa Samorządowe FRDL, Warszawa 1997

Autor: Magdalena Kuczaba