Faktura pro-forma
Faktura pro-forma jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym, który stanowi rodzaj oferty cenowej jaką składa sprzedawca odbiorcy danego towaru. Oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma - dla formalności powoduje, że nie można przypisać mu zalet faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura.
Faktura pro forma dla wystawiającego jest narzędziem do składania ofert, informowania o zbliżającej się zapłacie lub ponaglania do opłacenia zaległej faktury. Zawiera zestawienie pozycji towarowych wraz z ceną i podatkami, którą może wystawić sprzedawca w momencie zawarcia transakcji. Dla odbierającego to sposób na zapoznanie się z wizualizacją właściwej faktury, możliwość przygotowania się do zbliżającej się zapłaty i nieformalne przypomnienie o zaległych opłatach, które nie wiąże się z dodatkowymi kosztami. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT. Wystawienie takiego dokumentu nie zwalnia również podatnika z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi albo otrzymanie całości lub części należności przed dostawą lub wykonaniem usługi. Nie jest dokumentem księgowym, kupujący może zrezygnować z zakupu, wtedy faktura pro forma nie zostaje przekształcona w fakturę VAT.[1]
Obydwie strony transakcji mogą wystawiać tego rodzaju dokument bez ponoszenia konsekwencji prawnych, finansowych ani księgowych.
TL;DR
Faktura pro forma to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym, który stanowi rodzaj oferty cenowej. Nie jest to faktura w rozumieniu przepisów o VAT. Może służyć do składania ofert, informowania o zapłacie lub ponaglania do opłacenia faktury. Nie ma formalnych wymagań co do jej wyglądu. Może być wystawiana przed terminem faktury VAT lub po terminie zapłaty. Nie jest dokumentem księgowym i nie generuje obowiązku podatkowego. Wystawienie faktury pro forma może być traktowane jako oferta zawarcia umowy.
Co powinna zawierać faktura pro forma
Faktura pro forma nie jest zdefiniowana w przepisach podatkowych i księgowych, przez co jest neutralna - nie ma formalnych wymagań co do tego, jak powinna wyglądać.
Faktura pro forma zawiera w zasadzie wszystkie elementy faktury wymienione w przepisie art. 106 e ustawy o VAT.[2]
- odpowiedni tytuł - "FAKTURA PRO FORMA" lub "PROFORMA"
- numer identyfikacyjny
- datę i miejsce wystawienia
- dane sprzedawcy
- dane klienta
- treść lub przedmiot transakcji
- cenę jednostkową netto
- wartość netto
- stawkę VAT
- kwotę VAT
- wartość brutto
- cenę za całość
- kwotę do zapłaty słownie
W fakturze pro forma można umieścić również:
Faktura proforma nie wymaga podpisu na dokumencie, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej
Kiedy wystawiana jest faktura pro forma
Faktura pro forma:
- jest wystawiana najczęściej w przypadku konieczności wpłacenia zaliczki w związku z realizacją umowy czy realizacją zlecenia,
- w momencie nawiązywania relacji biznesowej jest przesyłana wraz z pierwszymi dokumentami ofertowymi w celu umożliwienia kontrahentowi zapoznania się z wartością usługi i sposobem jej fakturowania
- może być wystawiona przed terminem wystawienia właściwej faktury, jako forma poinformowania o zbliżającej się konieczności uiszczenia zapłaty
- może być wystawiona po terminie zapłaty, jako sposób ponaglenia czy wezwania do zapłaty
Faktura VAT a Faktura pro forma
| Faktura VAT | Faktura pro forma |
| dokument księgowy | dokument informacyjny |
| wystawiana jako dowód zapłaty | wystawiana jako wezwanie do zapłaty |
| wystawiana po wpłacie należności | wystawiana przed odebraniem należności |
| może być oznaczana jako "Faktura" lub "Faktura VAT" | jest oznaczana jako "faktura pro forma" |
| jest zobowiązaniem wobec Urzędu Skarbowego | nie rodzi konsekwencji podatkowych |
Prawo
Zgodnie z polskim prawem, faktura pro forma:
- nie jest dokumentem księgowym,
- nie stanowi podstawy do uiszczenia opłaty,
- nie jest też dowodem zrealizowanej transakcji,
- nie generuje obowiązku podatkowego, jej wystawienie nie wiąże się z koniecznością odprowadzenia VAT, ani podatku dochodowego.
Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane przez ustawę i przepisami wydanymi na jej podstawie. Faktura pro forma nie jest uregulowana w polskim prawie, dlatego też nie ma jednoznacznych wskazań dotyczących tego kiedy może być ona wystawiana, a kiedy nie.
W rozumieniu Kodeksu cywilnego fakturę pro forma można potraktować jako ofertę zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług. Przepis art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego wskazuje, że "oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy". Faktura pro forma zawiera wszystkie dane, jakie znajdują się w standardowej umowie. W chwili dokonania przez kontrahenta na podstawie danych zawartych w fakturze pro forma zapłaty, dochodzi do akceptacji jej warunków i zawarcia właściwej umowy sprzedaży[3]
Przypisy
| Faktura pro-forma — artykuły polecane |
| Faktura RR — Zasady wystawiania faktur i faktur korygujących — Faktura VAT — Faktura zaliczkowa — Umowa sprzedaży — Odstąpienie od umowy — Podatek VAT - naliczony — Gwarancja — Nota korygująca |
Bibliografia
- Wyjaśnienia dotyczące faktur pro-forma, (2015)
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
Autor: Beata Twardosz
