Lista obecności

Lista obecności
Polecane artykuły
Kwestionariusz osobowy Akta osobowe Praca sezonowa Aneks do umowy Oferta pracy Skierowanie na badania Posiłki regeneracyjne Świadectwo pracy Badania profilaktyczne

Lista obecności jest to dokument kadrowy, za pośrednictwem którego pracodawca określa sposób egzekwowania obecności pracy pracownika. Dokument jest przygotowywany między innymi w celu ustalenia wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Na żądanie pracownika, pracodawca ma obowiązek udostępnić listę. Tak jak przeczytać możemy w kodeksie pracy obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie (regulamin pracy) sposobu egzekwowania obecności pracownika  jak i jego usprawiedliwionych nieobecności.  Zasada ta dotyczy pracodawcy, który zatrudnia minimum 20 pracowników, natomiast pozostali powinni taką informacje zamieszczać na piśmie (do 7 dni) przy podpisaniu umowy o pracę . Należy pamiętać, że prowadzenie tego typu dokumentu nie jest obowiązkowe, zależne jest tylko od preferencji pracodawcy. Jednak ułatwia wiele kwestii związanych z płacami oraz pozwala na przejrzysty wgląd pracy pracownika. Odpowiednio sporządzona lista obecności znacząco ułatwia prawidłowe określenie kwoty wynagrodzenia lub świadczeń pracowniczych .

Elementy listy obecności

Bez względu na rodzaj czy formę list obecności, warto zwrócić uwagę, by zawrzeć w niej informacje takie jak:

• imię i nazwisko pracownika,
• data i godzina rozpoczęcia pracy,
• data i godzina zakończenia pracy,
• zmiana, na której pracuje pracownik (dzień/noc),
• wyznaczone odpowiednie miejsce na podpis pracownika,
• okres, na który obowiązuje dana lista obecności,
• nazwa firmy, w której pracuje pracownik.

Nie są to jednak jedyne elementy listy obecności. Każdy pracodawca ma prawo do rozbudowania listy obecności pod kątem własnych wymagań (może dodać pola takie jak miejsce na notatki czy informacje dodatkowe).

Listy obecności a dane osobowe

W związku z wprowadzeniem zakazu przetwarzania danych osobowych (RODO) zakazane jest przede wszystkim publikowanie, udostępnianie, rozpowszechnianie przyczyn nieobecności takich jak zasiłek czy choroba. Lista obecności ma jedynie na celu potwierdzenie pracy pracownika danego dnia, w momencie rozpoczęcia pracy jak i jej zakończenia. W związku z powyższym pracownik, który jest nieobecny w danym dniu pracy, w miejsce przy jego nazwisku należy wpisać nieobecny bądź - (oznaczyć w sposób w jaki zostało to zawarte w regulaminie pracy) bez podawania przyczyny. Przyczyny podaje się przy ewidencji czasu pracy. Uargumentowanie przyczyny nieobecności jest konieczne do określenia stopnia wynagrodzenia .

Lista obecności a karta ewidencji czasu pracy

Przechowywanie, magazynowanie listy obecności zatrudnionych pracowników w celu przeprowadzania późniejszej ewidencji czasu pracy nie jest wystarczające. Pracodawca zobowiązany jest do korzystania z kart ewidencji czasu pracy. Listy obecności nie posiadają danych, które są konieczne do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przeważnie składają się z wyżej wymienionych elementów (patrz elementy listy obecności), a więc dotyczą jedynie podstawowych informacji. Należy pamiętać o tym, że w listach obecności nie znajdziemy informacji określających ilość nadgodzin wyrobionych przez osobę zatrudnioną.

Bibliografia

• Białach M., Blicharska E., Muraczyńska B., Oszust K., Huber M., Kowalczyk E. (2014), Innowacyjność Nauki Polskiej w aplikacjach projektów badawczych i prac rozwojowych, TMKarpinski Publisher, Suchy Las
• Czerwińska-Kayzer D. (2010), Agrobiznes. Podstawy rachunkowości, WSiP, Warszawa, s. 176
• infor.pl (2019)
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), OJ L 119 nr 2016/679
• Święcicki M. (1963), Prawo wynagrodzenia za pracę, PWN, s. 224-225"
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny. Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553

Autor: Szymon Lis

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.