Dokumentowanie systemu zarządzania

Dokumentowanie systemu zarządzania
Polecane artykuły
Księga jakości Regulamin organizacyjny Dokumentacja organizacyjna Plan jakości Podejście procesowe Audyt logistyczny Zasady zarządzania jakością ISO 27001 Identyfikacja procesów

Dokumentowanie jest formą licznych zapisów regulowanych poprzez normy dotyczące jakości. Każda organizacja czy inne przedsiębiorstwo, która zdecydowała się na wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania jakością winna jest prowadzić proces dokumentowania i nie może się od tego obowiązku w żaden sposób uchylić. Według A. Hamrola głównymi celami procesu dokumentowania jest przede wszystkim posiadanie pisemnego (udokumentowanego) dowodu na opracowanie oraz wprowadzenie systemu, stanowi również jedno z podstawowych źródeł dostarczających niezbędnych informacji o całym systemie oraz jego elementach.

Dokumentowanie to również pisemne potwierdzenie rozdzielonych odpowiedzialności pomiędzy wszystkich zainteresowanych biorących udział w procesie wprowadzania oraz utrzymywania systemu zarządzania jakością oraz zaznaczenie wszystkich kompetencji. Dokumentowanie to również zapis szczegółowych działań oraz czynności wykonywanych w ramach systemu.

Funkcje

Do podstawowych funkcji prawidłowego dokumentowania zaliczyć należy:

• funkcję uświadamiającą - która przedstawia wszelkie zachowania wewnątrz organizacyjne
• funkcję podstawowego, niezależnego dokumentu - rzetelny dowód na zaplanowanie oraz wykonanie wszystkich zadań
• funkcję komunikacyjną - stanowi podstawowe narzędzie do komunikowania się wewnątrz oraz na zewnątrz organizacji. Skutecznie przekazuje zebrane informacje. (A. Hamrol 2005, s. 141)

Według W. Sokołowicz oraz A. Srzednickiego dokumentowanie systemu zarządzania jakością powinno dodatkowo zapewnić:

• praktyczność oraz przydatność w osiąganiu przyjętych i zaplanowanych celów
• integralność wprowadzonego systemu, czyli spójność pomiędzy poszczególnymi elementami procesu
• jednoznaczność - która w głównej mierze dotyczy podziału obowiązków, przydzielonych odpowiedzialności oraz uprawnień, ale również dotyczy jasnego toku postępowania w punktach decyzyjnych (W.Sokołowicz, A. Srzednicki 2006, str. 92)

Zasady

Prawidłowy system dokumentowania powinien odwoływać się bezpośrednio do rzeczywistych, istniejących uregulowań zewnętrznych oraz wewnętrznych, do których zaliczyć należy wszelakiego rodzaju normy międzynarodowe, krajowe, branżowe, wewnętrzny regulamin organizacji, zarządzenia najwyższego kierownictwa. Opracowanie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością należy rozpocząć dopiero wówczas gdy zostaną wykonane poniższe czynności:

• właściwe przeszkolenie kadry kierowniczej oraz wszystkich pracowników w zakresie, o którym mówi norma ISO 9001:2000
• powołanie Pełnomocnika ds. Systemu Jakości
• przeprowadzenie analizy funkcjonującego systemu w organizacji
• zidentyfikowanie wszelkich procesów w organizacji oraz określenie wszystkich powiązań między nimi
• przedstawienie zasad sporządzania, wdrażania oraz zarządzania dokumentacją systemową. (W. Sokołowicz, A. Srzednicki 2006, str. 90)

Wymagania

Norma ISO 9001:2000 nakłada wymóg aby pełny system dokumentowania był w pełni nadzorowany. W tym właśnie celu priorytetowym zadaniem dla organizacji jest ustalenie procedury, w której przedstawiony zostanie sposób prowadzenia działań dotyczących:

• Zatwierdzenia dokumentów przed ich oficjalnym wydaniem oraz przedstawieniem w organizacji
• Prowadzenia systematycznego oraz rzetelnego przeglądu dokumentów
• Potwierdzenia, że wszystkie zmiany zostały zidentyfikowane
• Potwierdzenia, że aktualne dokumenty są udostępnione w miejscach, w których powinny być używane
• Zapewnienia, iż wszelkie dokumenty są odpowiednio czytelne oraz łatwe do zidentyfikowane
• Zapewnienie, że dokumenty zewnętrzne są zidentyfikowane i odpowiednio nadzorowane

(W.Sokołowicz, A. Srzednicki 2006, str. 95)

Najczęstszą strukturą procesu dokumentacyjnego w organizacji jest struktura hierarchiczna. Jest to najbardziej rzetelna oraz obrazowa forma prowadzenia dokumentowania. Uwzględnia ona różnorodność dokumentacji oraz to, iż różnego rodzaju zapisy powstają na wszystkich etapach i poziomach struktury dokumentacyjnej (A. Hamrol "Zarządzanie jakością z przykładami" 2005, s. 141)

Bibliografia

• W. Sokołowicz, A. Srzednicki, ISO System Zarządzania Jakością oraz inne systemy oparte na normach, Wydanie 3 zmienione i uaktualnione, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2006
• A. Hamrol, Zarządzanie jakością z przykładami, Wydawnictwo naukowe PWN, Warszawa 2005

Autor: Magdalena Słobodzian