Adresowalność informacji

Adresowalność informacji
Polecane artykuły
Przetwarzalność informacji Jakość informacji Tablica decyzyjna Funkcje informacji Plan komunikacji w projekcie Badanie pilotażowe Rodzaje informacji Etapy outsourcingu - Rozpoznanie stanu podaży usług Wpływ informacji na proces decyzyjny

Adresowalność informacji to cecha mówiąca o tym, że każda informacja powinna być skierowana do konkretnego odbiorcy i dostosowana do jego indywidualnych potrzeb pod względem zakresu przedmiotowego, dokładności i aktualności [Gryncewicz s. 78]. Polega na tym, że określone informacje powinny być dostarczane odpowiednim odbiorcom w właściwym czasie i w właściwej formie, oraz w sposób, który będzie dostosowany do stopnia zaawansowania i kompetencji odbiorców. Adresowalność informacji oznacza również, że informacje muszą być dostarczane w taki sposób, aby odbiorcy mogli je wykorzystać w praktyce.

Adresowalność pojedynczej informacji można ocenić w skali 0-5 odpowiadając na następujące pytania.

• czy znane są cel, rodzaj decyzji oraz odbiorca informacji
• czy dostarczona informacja jest wystarczająca i czy nie zawiera informacji nadmiarowej
• czy określone jest kiedy decyzja musi być podjęta
• czy nadawca informacji zna cele i decyzje do jakich wykorzystywana jest informacja
• czy odbiorca informacji potwierdza nadawcy, że dostarczona informacja jest zgodna z oczekiwaniami

Adresowalność zbioru informacji można określić wzorem:

$A={\frac {\sum _{i=1}^{N}{Ai}}{N}}$

gdzie

N - ilość informacji,

Ai - adresowalność i-tej informacji

Znaczenie adresowalności informacji

Znaczenie adresowalności informacji w zarządzaniu sprowadza się do:

• Ułatwienia procesu komunikacji między pracownikami, dostawcami i klientami za pośrednictwem odpowiednio dobranych kanałów komunikacji;
• Ułatwienia wzajemnego porozumienia się i wykonywania zadań;
• Ułatwienia wyboru właściwego sposobu dostarczania informacji, aby były one jak najbardziej dostępne i przydatne;
• Ułatwienia dostosowywania informacji do indywidualnych potrzeb odbiorców.

Adresowalność informacji jest ważna dla organizacji, ponieważ pozwala zapewnić, że informacje są dostarczane w właściwy sposób, co z kolei pozwala na wykorzystanie ich w celu zwiększenia efektywności i skuteczności działania organizacji.

Sposoby zapewnienia adresowalności informacji są następujące:

• Wykorzystywanie różnych kanałów komunikacji, w tym e-maila, poczty tradycyjnej, stron internetowych, bezpośrednich połączeń telefonicznych i spotkań twarzą w twarz;
• Ustalenie konkretnych celów komunikacji;
• Tworzenie zaawansowanych planów komunikacji dostosowanych do potrzeb odbiorców;
• Dostarczanie informacji w odpowiednim czasie;
• Utrzymywanie aktualnych informacji;
• Używanie jasnego i zrozumiałego języka;
• Używanie precyzyjnych słów i wyrażeń;
• Zbieranie informacji zwrotnych od odbiorców i wykorzystywanie ich do ulepszania komunikacji.

Bibliografia

• Gryncewicz W., Doskonalenie jakości informacji w jednostkach administracji skarbowej. Podejście infologiczne., Praca doktorska, AE Wrocław Wydział Zarządzania i Informatyki, Wrocław 2007
• Obora H., Metoda QFD w doskonaleniu jakości informacji. Rozprawa doktorska, AE Kraków, Kraków 2005
• Flakiewicz W., Informacyjne Systemy Zarządzania, PWE, Warszawa 1990

Autor: Kornel Masłowski