System informacji strategicznej

Pozyskiwanie informacji i ich umiejętne wykorzystanie w trakcie podejmowania decyzji, warunkuje ich racjonalność i wpływa na efektywność procesu zarządzania strategicznego.

Ponieważ część podejmowanych w przedsiębiorstwie decyzji strategicznych powtarza się w cyklach rocznych lub wieloletnich, uzasadnionym jest, by zasób informacji niezbędny do ich podejmowania nie był pozyskiwany w sposób jednorazowy (np. przez zatrudnienie ekspertów), a stanowił wewnętrznie spójny, stale odnawiany system, tworzony przez przedsiębiorstwo na własne potrzeby.

System ten nazywany jest systemem informacji strategicznej - SIS. Zadaniem jego jest pozyskiwanie, przetwarzanie, przechowywanie, ochrona i przekazywanie informacji dla potrzeb decyzji strategicznych, powtarzalnych.

TL;DR

Artykuł omawia znaczenie systemu informacji strategicznej (SIS) w procesie podejmowania decyzji strategicznych w przedsiębiorstwie. SIS gromadzi, przetwarza i przechowuje informacje niezbędne do podejmowania powtarzalnych decyzji strategicznych. System ten powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb i możliwości firmy. Artykuł opisuje również zakres informacji, które powinny być uwzględniane w SIS, oraz korzyści wynikające z jego zastosowania. Wskazane są również zasady budowy systemu informacji strategicznej.

Gromadzenie informacji na potrzeby SIS

Informacje będące podstawą decyzji niepowtarzalnych mogą być gromadzone w sposób incydentalny przez przedsiębiorstwo, bądź kupowane od zewnętrznych ekspertów. Z czasem część z nich zasila bazę danych systemu wzbogacając jego zasoby.

Ponieważ zakres zbioru powtarzalnych decyzji strategicznych określany jest w sposób indywidualny dla każdego przedsiębiorstwa, stąd system informacji strategicznej również musi być ściśle dostosowany do potrzeb i możliwości danej firmy.

Inne są, bowiem potrzeby informacyjne i możliwości finansowe małej firmy rodzinnej, inne średniego przedsiębiorstwa, a jeszcze inne dużego holdingu. Dlatego też w niektórych firmach system informacyjny jest zaledwie pewnym przewodnikiem metodycznym po źródłach i sposobach pozyskania informacji, podczas gdy w innych bardzo rozbudowaną, samodzielną, skomputeryzowaną bazą danych.

Zadania

Dobrze zorganizowanych system informacji strategicznej pozwala przynajmniej w pewnym stopniu ustrukturalizować powtarzalne decyzje strategiczne i ograniczyć ryzyko występujące przy ich podejmowaniu.

Ze względu na zmieniający się w czasie obszar decyzji strategicznych, zmianie ulega także zakres informacji zawartych w bazach danych systemu informacyjnego. Konieczność ciągłej aktualizacji, odnawiania i dostosowywania go do potrzeb podejmowania powtarzalnych decyzji strategicznych jest warunkiem prawidłowego jego funkcjonowania.

Funkcje systemu, a proces podejmowania decyzji

Zależność między funkcjami systemu informacji strategicznej i procesem podejmowania powtarzalnych decyzji strategicznych jest dwukierunkowa: z jednej strony system ten jest podstawą dostarczającą niezbędnych informacji dla podejmowania poszczególnych rodzajów decyzji, z drugiej strony informacje o efektach uzyskanych dzięki realizacji poszczególnych decyzji, wzbogacają istniejące zasoby informacyjne (bazy danych)systemu. Powoduje to, iż mogą być one wykorzystane przy podejmowaniu podobnych decyzji w przyszłości.

Mimo, że każda z powtarzalnych decyzji strategicznych wymaga posiadania odrębnie dobranych zasobów informacji, można mówić o pewnym wspólnym obszarze informacyjnym, wykorzystywanym w trakcie podejmowania wszystkich powtarzalnych decyzji strategicznych. Obszar ten stanowi bazę informacyjną systemu informacji strategicznej.

Zakres analizowanych informacji

W zależności od możliwości finansowych i potrzeb danej firmy, zakres informacji wchodzący w skład systemu może być bardziej lub mniej rozbudowany.

Wydaje się, że najważniejsze informacje, które powinny się znaleźć w każdym systemie informacji strategicznej, niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, to:

• informacje o strategicznych zamiarach instytucji centralnych mających wpływ bezpośredni lub pośredni na funkcjonowanie branży i sektora,
• informacje o postępie naukowo-technicznym w branży i sektorze, pracach badawczych,
• informacje o rozwoju międzynarodowych stosunków gospodarczych i handlowych, mających wpływ na sektor,
• informacje o ekonomiczno-finansowych uwarunkowaniach gospodarki, w zakresie branży i sektora (poziomach cen, stawkach celnych itp.),
• informacje o poziomie atrakcyjności i możliwościach rozwoju danego sektora i branży, konkurentach, dostawcach i klientach, itp.,
• informacje o potencjalnych nowych rynkach, poziomie ich atrakcyjności, barierach wejścia i wyjścia na nich panujących,
• informacje o sytuacji wewnętrznej konkurentów, ich zamierzeniach, realizowanych strategiach,
• informacje o własnych zasobach i środkach, mocnych i słabych stronach przedsiębiorstwa,
• informacje o przebiegu wdrażania wybranej strategii działania oraz trudnościach i punktach krytycznych.

Efekty zastosowań

Należy zaznaczyć, że informacje dotyczące przedsiębiorstwa powinny być za każdym razem porównywane z efektami uzyskiwanymi przez konkurentów.

Dotyczy to informacji określających pozycję na rynku, pozycję kosztową, ocenę rentowności i potencjału finansowego, poziom umiejętności technologicznych, pozycję wobec dostawców i odbiorców, image firmy oraz poziom organizacji i zarządzania u konkurentów.

Wykorzystanie systemu informacji strategicznej w przedsiębiorstwie pozwala na ograniczanie ryzyka i niepewności towarzyszących podejmowaniu decyzji strategicznych. Równie istotnym elementem jest podniesienie racjonalności tych decyzji, która bezpośrednio przekłada się na efektywność procesu zarządzania strategicznego.

Zasady budowy systemu informacji strategicznej

Budowane systemu informacji strategicznej, powinny spełniać następujące zasady (J. Czermiński 2002, s. 196-197):

1. Przedmiotem systemu informacji strategicznej jest pewien skończony zbiór zmiennych, określony różnorodnymi potrzebami informacyjnymi rozmaitych użytkowników
2. Zmienne te odwzorowują procesy realne zachodzące w przedsiębiorstwie i jego otoczeniu - tak że można je podzielić,
3. Pewien podzbiór zmiennych może stanowić wzorzec (normę postępowania, stany pożądane) i może być wprowadzony spoza przedsiębiorstwa,
4. Między zmiennymi są ujawnione powiązania (relacje) niezmienne w czasie. Mogą być to powiązania typu współzależność, korelacja, itp. Związki te określają istotne elementy relacji ekonomicznych w przedsiębiorstwie
5. Założenie niezmienności relacji na tle czasu, przestrzenie, klasy, populacji stanowi istotny element wiedzy o przedsiębiorstwie
6. Zmiennymi pomocniczymi, parametrami stanowiącymi bazę odniesienia są czas, przestrzeń, klasa populacji itp.
7. Operowanie zmiennymi jest niezbędnym elementem dla określenia dynamiki przedsiębiorstwa i to w połączeniu z przyjętą bazą odniesienia
8. Poziom rozdzielczości jest określony dla zbioru zmiennych pomocniczych i pozwala na określenie dokładności z jaką system informacji strategicznej obserwuje zachowania przedsiębiorstwa i otoczenia
9. Ustanowiona hierarchia dla przyjętych poziomów rozdzielczości pozwala na generalizację bądź dekompozycję informacji w potrzebnych układach
10. Zmienne dają obraz jakiejś cechy charakteryzującej wybrany aspekt obserwowanego procesu lub obiektu,
11. Obraz badanej cechy występuje zawsze w kontekście (relacji) do innych wielkości.
12. Obserwowalność zmiennych jest związana ze skończonym zbiorem wartości stanów, który reprezentuje zakres przejawiania się odpowiedniej cechy.
13. Jeżeli przebieg zmiennych odbywa się w granicach pewnych stanów pożądanych, to jest to oceniane przez system decyzyjny pozytywnie - nie wymaga interwencji, korekty itp.
14. Stany mogą mieć pewną właściwość matematyczną, np. uporządkowanie, odległość, związanie z upływem czasu. Zmienne nie zawsze mają charakter numeryczny, ilościowy lub jakościowy. Treść ustawy ma charakter lingwistyczny, ale może ona powodować ustalenie takich stanów jak wielkość podatków, taryf celnych itp.
15. Powiązania pomiędzy zmiennymi mają różnorodny charakter: logiczny, matematyczny, probabilistyczny, rozmyty i lingwistyczny. Powinny być one trwałe, ale też mogą mieć charakter incydentalny

Patrz także:

• Wpływ technologii informacyjnych na strategię
• Penetracja danych

System informacji strategicznej — artykuły polecane

System informacji menedżerskiej — Cechy stanowiska pracy — Funkcje planowania strategicznego — Luka informacyjna — Hurtownia danych — Prognozowanie przychodów i kosztów — Kategoryzacja czynników ryzyka — Metody analizy strategicznej — Planowanie zasobów ludzkich — Dziennik praktyk

Bibliografia

• Czermiński J. (2002), Systemy wspomagania decyzji w zarządzaniu przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Dom organizatora, Toruń-Gdańsk
• Sopińska A. (2001), Rola systemu informacyjnego w procesie zarządzania strategicznego, w: System Informacji strategicznej. Wywiad gospodarczy, a konkurencyjność przedsiębiorstwa, pod red. M. Romanowskiej, R. Borowieckiego, Difin, Warszawa 2001
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Krzysztof Woźniak