System zarządzania przebiegiem procesów

Systemy zarządzania przebiegiem procesów pracy (ang. workflow) to programy wspomagające zarządzanie procesami. Termin workflow oznacza sposób przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien ustrukturalizowany zespół czynności. Oprogramowanie tego typu znajduje zastosowanie w odniesieniu do pracy grupowej. Pozwala na określenie, jakie role i czynności są przypisane danej osobie w procesie przetwarzania dokumentu i zdefiniowanie zbioru stanów danego dokumentu. Procesy workflow przedstawia się zazwyczaj w postaci grafu, co ma również miejsce w przypadku omawianego oprogramowania.

TL;DR

Systemy zarządzania workflow są programami pomocnymi w zarządzaniu procesami pracy zespołowej. Oferują funkcje, takie jak zarządzanie obiegiem dokumentów, kontrola zadań, integracja procesów, zmiana sposobu zarządzania i dokumentowanie działań pracowników. Systemy workflow znajdują zastosowanie w różnych branżach, a ich zaletami są ułatwienie zarządzania, optymalizacja procesów i monitorowanie czasu wykonania zadań. Istnieje kilka rodzajów systemów workflow, takich jak administracyjne, produkcyjne, ad hoc i współpracujące.

Funkcje systemów workflow

Do najważniejszych funkcji systemów workflow można zaliczyć:

• zarządzanie obiegiem dokumentów - kierownicy akceptują głównie niestandardowe zlecenia,
• kontrolę wykonywanych zadań - monitoring pracy oraz ocena dotrzymania terminów realizacji,
• całkowitą integrację procesów - możliwą dzięki tworzeniu przez przedsiębiorstwo własnych scenariuszy, które obsługują specyficzne wymagania organizacji,
• zmianę sposobu zarządzania - ułatwiającego dynamizację procesów, podnoszącego jakość świadczonych usług,
• dokumentowanie działań pracowników - zadanie przypisane jest jednemu uprawnionemu pracownikowi, który wykonuje cały proces obsługi,
• możliwość zaplanowania funkcjonowania organizacji na podstawie dotychczasowych obciążeń zadaniami (E. Niewiadomska 2014, s. 117-118)

Zastosowania

Program nie dotyczy jedynie przepływu dokumentów, ale także zawiera pełen zestaw do zarządzania procesami biznesowymi. Najczęściej tego typu programy są dedykowane głównie do użytkowników działających w branży związanej z produkcją i/lub obsługą klienta. Jest to związane z szeregiem procesów biznesowych powstających w tego typu jednostkach. Wymaga to dobrej koordynacji i kontroli stanu wykonania zadań, składających się na poszczególne procesy.

Zarządzanie może tu być w znaczny sposób ułatwione, jeśli przedsiębiorstwo posiada system worfklow.

Pomaga on firmie w podziale procesów na zadania i przypisania im osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy danego procesu. Jest także cennym źródłem informacji w procesie kontroli i badania metod pracy. Pozwala na wgląd kto i w jakim czasie dokonał danej operacji, co pozwala na optymalizację danego procesu w przyszłości. Nie mniej ważna jest tu także kontrola bieżącego stanu wykonania poszczególnych zadań, zgodnie z ustaloną wcześniej hierarchią. Umożliwia to ciągłe monitorowanie czasu wykonania zadania, co pozwala na modyfikację założeń zaplanowanego harmonogramu w stosunku do czasu rzeczywistego. Jest to szczególnie istotne w trakcie pracy grupowej. Każdy członek zespołu ma podane w sposób uporządkowany czynności, za które jest odpowiedzialny. Świadomość, że jest on ogniwem w spójnym łańcuchu działań, powinno wpłynąć na niego motywująco. Ma on świadomość, że łatwo jest ustalić miejsce powstawania wszelkich opóźnień, a więc także winnego zaistniałej sytuacji.

Workflow w dosłownym tłumaczeniu oznacza "przepływ pracy", może być również tłumaczony jako automatyzacja procedur administracyjnych - jednak takie tłumaczenia nie oddają w pełni sensu tej definicji. Zdzisław Szyjewski definiuje workflow według Workflow Management Coalition: "Automatyzacja procesu biznesowego w całości lub w części, w trakcie której dokumenty, informacje i zadania są przenoszone od jednego uczestnika do następnych w celu realizacji zgodnie z zapisana procedurą io zasadami wykonania". Jak można zauważyć, precyzyjne określenie tego procesu nie jest jednoznaczne. Istotnym połączeniem w koncepcji workflow jest połączenie nowoczesnej technologii informatycznej z analizą organizacyjną, wykorzystującą nowinki humanistyczne, w szczególności lingwistyki i psychologii pracy zespołowej. To one tworzą właśnie teoretyczną podstawę systemu workflow.

Ogólne założenia stosowania systemów workflow

Systemy workflow są narzędziem pomocniczym w określeniu, wykonywaniu oraz koordynacji i kontroli pracy zespołowej w sferze zarządzania. W tym celu wychodzi się od zarejestrowania stanu istniejącego w odniesieniu do funkcjonujących procesów pracy zespołowej. Następnym krokiem jest opracowanie programów informatycznych, które to uwzględniają niezbędne ulepszenia. Wdrożenie systemu przynosi zwykle spostrzeżenia dotyczące jego wad i dysfunkcji. Są one zwykle przekazywane programistom, którzy pracują nad doskonaleniem systemu workflow. Systemy workflow stanowią efektywne narzędzie sterowania procesami całościowymi. Systemy workflow obniżają poziom pracochłonności nawet o 45%.Bez wątpienia systemy workflow są jedną z koncepcji zarządzania, które będą w przyszłości wykorzystywane znacznie częściej.

Klasyfikacja systemów workflow

Można wyróżnić cztery podstawowe rodzaje systemów workflow:

• administracyjne,
• produkcyjne,
• ad hoc,
• współpracujące

Systemy workflow typy administracyjnego to procesy o charakterze rutynowym i dużej skali powtarzalności. Odnoszą się do sformalizowanych procesów informacyjnych, w których etapy postępowania są dokładnie określone, a obowiązujące zasady są znane każdemu uczestnikowi procesu. Służą do automatyzacji procedur administracyjno-biurowych. Przykładami takich procedur są wykonanie przelewu bankowego lub rejestracja samochodu. Systemy te wykazują duże podobieństwo do systemów typu produkcyjnego.

Procesy produkcyjne od procesów administracyjnych różnią się tym, że oprócz dużej powtarzalności, cechują się też złożonością, wysoką wartością decyzji oraz różnorodnością środowiska, w którym działa system. Ogromne znaczenie ma tutaj także system monitoringu procesu i zastosowanie analizy statystycznej informacji, celem zapewnienia poprawności wykonywania procesu oraz możliwości wprowadzenia korekty podczas realizacji zadań. Najpopularniejszym przykładem systemu workflow typu produkcyjnego jest procedura udzielenia kredytu bankowego (B. Gawin 2015, s. 36-37)

Systemy workflow typu ad hoc są odmianą procesów typu administracyjnego, ale ich charakter jest bardziej indywidualny. Zawierają wyjątki od istniejących procedur, a czasami należy nawet uwzględnić różne punkty widzenia na dany proces decyzyjny. Oprócz systemów informatycznych, kluczową rolę w nich odgrywa także podejmujący decyzje człowiek.

Procesy współpracujące charakteryzowane są w większości przez liczbę uczestników procesu oraz zachodzące między nimi interakcję. W procesach tego typu możliwa jest powtórna realizacja danego etapu, aż do momentu uzyskania wyniku uzgodnionego przez uczestników procesu. Są to systemy bardzo dynamiczne i bardzo trudno je zautomatyzować w pełni, ponieważ o zakończeniu danego etapu decydują uczestnicy procesu. Przykładem takiego procesu jest tworzenie artykuły przez kilku autorów (M. Ćwiklicki 2006, s. 36-37)

System zarządzania przebiegiem procesów — artykuły polecane

Cykl życia systemu informatycznego — Feature-Driven Development — Modelowanie procesów — Ogólna charakterystyka metodyki Prince 2 — Inżynieria oprogramowania — System informacji menedżerskiej — Cechy stanowiska pracy — System ekspercki — Zarządzanie konfiguracją

Bibliografia

• Ćwiklicki M. (2006), Podstawy systemów workflow, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków
• Gawin B. (2015), Systemy informatyczne w zarządzaniu procesami workflow, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Niewiadomska E. (2014), Wykorzystanie systemów workflow w administracji publicznej, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego. Studia Informatica nr 34
• Szyjewski Z. (1999), Automatyzacja procesów biznesowych - terminologia i klasyfikacji, Informatyka

Autor: Krzysztof Woźniak, Anna Jagieła, Monika Wójcik