Matryca logiczna

Matryca logiczna
Polecane artykuły
Zarządzanie projektem Karta projektu Plan projektu Rozpoczynanie projektu Oszczędność w projekcie Struktura podziału pracy Metodyka PCM Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami

Matryca logiczna jest metodą planowania, realizacji i oceny projektów, bazuje na zasadach logicznego myślenia i wprowadza szereg narzędzi służących do planowania, tworzenia, wdrażania i zarządzania projektami

Struktura matrycy logicznej została tak zaprojektowana, aby skłonić twórców projektu do przedstawienia logicznego związku między działaniami a celami, których realizacji one służą. Matryca logiczna służy nie tylko do syntetycznego przedstawienia projektu, ale również sama w sobie jest narzędziem podnoszenia jego jakości. Wypełniając matrycę, przyszli beneficjenci zmuszani są do powtórnej analizy swojego pomysłu i do zaplanowania działań w taki sposób, aby związek przyczynowo-skutkowy między działaniami a ich efektami był jak najbardziej oczywisty i prawdopodobny.

Jak ją skonstruować?

Matryca logiczna składa się z tabeli, która ma cztery kolumny i cztery rzędy. Układ pionowy określa, co projekt ma osiągnąć, objaśnia związki przyczynowe i precyzuje ważne założenia i obszary problemowe, które są poza zasięgiem menedżera projektu. Logika pozioma odnosi się do mierzenia efektów projektu i zasobów używanych w trakcie jego trwania, poprzez określenie kluczowych wskaźników pomiaru i za pomocą środków, dzięki którym pomiar będzie weryfikowany. Etapy i zasady tworzenia projektów tą metodą:

1. Etap analizowania.

• analiza problemów,
• analiza celów,
• analiza strategii.

1. Etap planowania.

• harmonogram działań,
• wykaz wkładu i kosztów.

Zasady

• istnieje jeden główny problem, który projekt ma rozwiązać,
• problem nie jest tożsamy z zarządzaniem projektem, jest określony czytelnie oraz wszyscy partnerzy zaangażowani w projekt zgadzają się co do tego,
• zarówno cel jak i rezultaty, działania oraz wkład określone są precyzyjnie,
• rezultaty nie są tożsame z rozwiązaniem problemu,
• cel i rezultaty mogą być zweryfikowane przy użyciu wskaźników ilościowych, jakościowych i odnoszących się do czasu.

Korzyści

• jest pomocna w procesie tworzenia szkicu projektu,
• skupia uwagę na realizacji projektu, a zespołowi realizującemu pozwala skupić się na celu i rezultatach projektu,
• identyfikuje obszary ryzyka zewnętrznego i sposoby weryfikacji osiągnięć projektu,
• używa wskaźników,
• określa nadrzędny cel projektu,
• precyzuje do czego dążymy w projekcie,
• określa kluczowe rezultaty projektu i grupuje działania które są niezbędne do ich osiągnięcia.

Wady

• brak możliwości eksperymentowania w czasie realizacji projektu,
• problemy z przystosowaniem się do zmieniających się warunków,
• problemy we wnoszeniu innowacji do projektu w czasie jego realizacji,
• utrudnienia w realizacji projektu kiedy otwarta analiza problemu jest kłopotliwa oraz kiedy poszczególne strony, które mają brać udział w projekcie nie zgadzają się co do charakteru problemu.

Struktura matrycy logicznej projektu

Matryca logiczna pozwala na zobrazowanie najistotniejszych informacji o projekcie w syntetycznej formie. Jej główną zaletą są czytelnie przedstawione związki przyczynowa-skutkowe omawianego projektu. Analizuje ryzyko oraz punkty krytyczne jakie mogą wystąpić. Poniżej zostanie dokładnie omówiona struktura tabeli, która składa się z czterech kolumn i czterech wierszy [Habis A. 2009. s. 20].

Wiersze

• Cele nadrzędne projektu powinny być projekcją głównych założeń programu, w ramach którego są realizowane. Zazwyczaj odwołują się do długoterminowych benefitów dla szerokiego spektrum interesariuszy. Zrealizowanie jednego, omawianego projektu nie pozwoli osiągnąć celów nadrzędnych, ale przyczyni się do ich spełnienia [Cieślak P. 2006. s. 13].
• Cele projektu należy tak sformułować, aby jasno przedstawiały korzyści jakie niosą dla odbiorców projektu.
• Rezultaty opisują bazowe produkty, które zostaną wygenerowane dzięki realizacji projektu.
• Działania służą sprecyzowaniu wszystkich zadań i czynności, które należy zrealizować, aby osiągnąć zdefiniowane wcześniej rezultaty.

Kolumny

• Opis projektu zawiera szczegółową deskrypcję wszystkich celów projektu. Od nadrzędnego celu, który jest fundamentem projektu, aż po szczegółowo rozpisane działania umożliwiające jego realizację.
• Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki z założenia, powinny zagwarantować identyczny pomiar niezależnie od osoby, która go dokonuje.
• Źródła weryfikacji są źródłami weryfikacji powyższych wskaźników. W ich skład wchodzą m.in. dokumenty, dowody, raporty dzięki którym możliwa jest ocena osiągalności zaplanowanych wskaźników.
• Założenia opisane w tej kolumnie stanowią fundament projektu. Uwzględniają czynniki zewnętrzne, także ryzyko, które jest nieodzownym elementem realizacji projektu [Monkiewicz W. 2009. s. 25].

Bibliografia

• Cieślak P. (2006). Matryca Logiczna jako narzędzie strukturalizacji, Barometr Regionalny, Zamość
• Habis A. (2009). Zarządzanie projektami, w tym finansowanymi z UE, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej, Warszawa
• Monkiewicz W. (2009). Zarządzanie cyklem projektu, Polski Instytut Demokracji Lokalnej, Warszawa
• Roszkowski H. (2005). Zarządzanie projektem - istota, procedury i ich zastosowanie przy korzystaniu ze środków Unii Europejskiej, Wydawnictwo SGGW, Warszawa
• Sikorska K. (2005). Dotacje z Unii Europejskiej. Zdobądź dotacje unijne dla swojej firmy’', Wydawnictwo Helion, Gliwice

Autor: Beata Smoleń, Arkadiusz Brzegowy