Plan zarządzania ryzykiem

Częścią  każdego projektu musi być stworzony plan zarządzania ryzykiem. W tym planie należy zidentyfikować wszystkie potencjalne i rzeczywiste zagrożenia, określić prawdopodobieństwo i wagę każdego ryzyka oraz zaproponować mechanizmy rozwiązania. Plan identyfikuje i definiuje osoby odpowiedzialne za realizację działań kryzysowych. Do czynności, które są niezbędnie do planowania ryzyka należą: identyfikacja ryzyka, ocena ryzyka i stworzenie tabeli planu zarządzania ryzykiem.

Zawartość planu zarządzania ryzykiem

Plan zarządzania ryzykiem jest zbiorem czynności których celem jest skłonienie menedżera do stworzenia i zorganizowania procesu zarządzania ryzykiem. Plan zarządzania ryzykiem także musi doprowadzać do stworzenia infrastruktury organizacyjnej. Do zadań infrastruktury organizacyjnej zaliczamy działania zmierzające do przygotowania alternatywnych sposobów działania, izolowania i zmniejszenia ryzyka, eliminacji ryzyka jeśli to możliwe, określenia rezerw czasowych i pieniężnych w celach bezpieczeństwa przed zagrożeniami, które mogą się pojawić podczas planowania i wykonywania zadań w projekcie.

W procesie planowania zarządzania ryzykiem potrzebnymi materiałami wejściowymi są polityka organizacji w zakresie zarządzania ryzykiem, szablon planu zarządzania w przedsiębiorstwie, struktura podziału pracy, rejestr obowiązków i ról pracowników, karta projektu, wytyczne tolerancji udziałowców projektu wobec ewentualnych ryzyk.

Wyżej wypisane materiały wejściowe powinno wykorzystać podczas tworzenia planu zarządzania ryzykiem. Plan zarządzania ryzykiem powinien zawierać technikę określającą narzędzia, sposoby, źródła danych które są ważne w zarządzaniu ryzykiem. Następnie w tworzeniu planu nie można zapomnieć o opisaniu ról i obowiązków pracowników jak i zespołów organizacji. Dalej powinien zawierać całkowity budżet projektu, listę terminów w której są dokładnie opisane działania zarządzania ryzykiem na wszystkich etapach, system oceny niepożądanych zdarzeń projektu i kryteria określające czas kiedy podejmujemy działania przeciw powstałemu ryzyku. Ostatnią metodą która powinna znaleźć się w planie zarządzania ryzykiem to sposoby tworzenia dokumentacji procesu zarządzania i opisanie procesu monitorowania ryzyka podczas realizacji projektu.

Przykładowy plan zarządzania ryzykiem

1. Opis

• Cel
• Działanie
• Wymagane własności operacyjne
• Wymagane własności techniczne
• wymagane wsparcie (na podstawie macierzy obowiązków/odpowiedzialności)

2. Podsumowanie działania

• Podsumowanie wymogów
• Zarządzanie
• Zintegrowany harmonogram

3.Uwarunkowania zarządzania ryzykiem

• Strategia zarządzania ryzykiem
• Tolerancja grup interesu wobec ryzyka
• Schemat planu zarządzania ryzykiem w organizacji

4.Struktura zarządzania ryzykiem

• Definicje
• Rozwiązania
• Synchronizacja w czasie
• Mierniki
• Poziomy odniesienia
• Wdrożenie (obserwacja, ocena, obowiązki odpowiedzialność

5. Problemy związane z realizacją 

• Identyfikacja ryzyka
• Klasyfikacja ryzyka
• Pomiar ryzyka
• Planowanie ryzyka
• Planowanie metod reagowania na ryzyko
• nadzorowanie i kontrola ryzyka

6. Inne istotne plany

7. Podsumowanie metodologii

8. Zatwierdzenia

Stworzenie tabeli planu ryzyka

Źródłem dla stworzenia tabeli planu jest lista poszczególnych ryzyk, gdzie każde z nich jest opisane w jednej linii. Następnie należy zdefiniować wagę danego ryzyka, prawdopodobieństwo jego wystąpienia, ustalić poziom tolerancji ryzyka, określić jego wpływ na projekt i określić wartość ryzyka.

Tabela planu zarządzania ryzykiem

Ryzyko	Waga ryzyka	Prawdopodobieństwo wystąpienia	Poziom tolerancji	Wpływ ryzyka na projekt	Wartość ryzyka
1.Rozmiar projektu	5	50%	2-4	10	15
2. Trudności techniczne	6	15%	1-3	7	10
....	...	...	...	...	...

Źródło: opracowanie własne

Inne działania, które muszą być przestrzegane:

• Określenie środków zapobiegawczych - identyfikuje i opisuje działania, które mają zapobiec temu rodzaju ryzyka. Uniknąć ryzyka oczywiście się nie da, ale w niektórych przypadkach można prewencyjnie zapewnić, by ryzyko się nie pojawiło.
• Ustalenie osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie działań prewencyjnych - osoba ta musi być szczegółowo określona.
• Ustalenie scenariusza kryzysowego - jeśli już się pojawi ryzyko, konieczne jest, aby zminimalizować jego skutki. Dlatego ważne jest, aby zawsze mieć pod ręką scenariusz, co mamy zrobić abyśmy uzyskali kontrolę nad ryzykiem.
• Ustalenie osoby odpowiedzialnej za zgodność z scenariuszem kryzysowym - taka sama odpowiedzialność w przypadku osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie działań prewencyjnych.

Tabela rejestru ryzyk

Lp.	Zagrożenie związane z:	Prawdopodobieństwo wystąpienia	Waga	Stopień zagrożenia	Ewentualna strata w projekcie (tys. zł)
1.	Rozmiarem projektu	50%	5	2,5	15,0
2.	Trudnościami technicznymi	15%	6	0,9	10,0
3.	Stopniem zintegrowania	30%	7	2,1	15,0
4.	Złożonością organizacyjną	75%	2	1,5	2,0
5.	Wprowadzanymi zmianami	60%	5	3,0	20,0
6.	Zmiennością zespołu	20%	3	0,6	5,0

Źródło: opracowanie własne

Plan zarządzania ryzykiem — artykuły polecane

Plan projektu — Metody kontroli zasobów — Wdrażanie systemu zarządzania projektami — Etapy projektu — Karta projektu — Procesy planowania wg PMBOK — Program — Zakres projektu — Oszczędność w projekcie

Bibliografia

• Bartusik K. (2004) Wybrane aspekty zarządzania ryzykiem, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Chlapek D., Chocholatý D. (2004). Řízení projektů IS/ICT, Oeconomica, Praha
• Doležal J. (2009). Projektový management podle IPMA. Grada Publishing, Praha
• Kaplan R., Norton D. (2001), Strategiczna karta wyników, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Pritchard C.L. (2002). Risk Management: Concepts and Guidance, CRC press, Boca Raton
• Priwata M. (2010). Zarządzanie ryzykiem w małych projektach PARP, Warszawa
• Rosenau M. (2000). Řízení projektů - příklady, teorie, praxe, Computer Press, Brno
• Szczepańczyk M. (2017) Zarządzanie ryzykiem w projekcie Łódż
• Titteron M. (2006). Risk and Risk Taking in Health and Social Welfare, Athenaeum, Gateshead
• Williams L. (2004) Risk Management
• Wróblewski D. (red.) (2015), Zarządzanie ryzykiem - przegląd wybranych metodyk, CNBOP - PIB, Józefów

Autor: Ivan Paluga