PCM - Etap formułowania

Etap formułowania jest trzecią fazą Zarządzania Cyklem Życia Projektu (ang. Project Cycle Management - PCM). Na tym etapie następuje potwierdzenie wykonalności projektów i przygotowanie planów projektów oraz podejmuje się decyzję dotycząca finansowania projektu.

W fazie formułowania narzędziem priorytetowym stosowanym do sprawdzenia wykonalności wybranych opcji priorytetowych jest matryca logiczna. Wspiera ona przygotowanie odpowiedniego planu projektu za pomocą jasnych celów, mierzalnych rezultatów, strategii zarządzania ryzykiem i określonych poziomów odpowiedzialności zarządczych. Służy do planowania i uzasadnienia realizacji projektu, oraz do określenia potrzeb finansowych w trakcie realizacji.

Etap ten występuje częściowo jako krótki przegląd celów i założeń, a następnie jest szczegółowo rozwijany. W ramach fazy należy wyodrębnić niewielki zespół, w którego skład będą wchodzić główni interesariusze. Zadaniem tego zespołu będzie tworzenie projektów.

Pierwszym zadaniem jest przeniesienie celów stworzonych w ramach opcji priorytetowych podczas poprzedniego etapu - identyfikacji. Użycie matrycy logicznej pozwoli na strukturyzację celów w formie hierarchii, zgodnie z którą weryfikowane będą założenia projektu oraz definiowane wskaźniki i dobierane właściwe źródła weryfikacji. Po sporządzeniu matrycy logicznej przygotowywany jest wniosek projektowy, a także harmonogram działań i budżet. Kolejność działań w fazie formułowania:

• przeniesienie celów do matrycy logicznej
• rozwinięcie celów i założeń
• ocena relacji między kolumnami matrycy i dostosowanie ich, jeżeli zajdzie taka potrzeba
• przygotowanie wskaźników i źródeł weryfikacji
• ocena kwestii środowiskowych, społecznych, płci, rasy oraz podsumowanie dotychczasowego postępu w budowaniu matrycy
• ukończenie budowy matrycy logicznej, wpisanie działań, budżetu oraz innych danych wejściowych
• przygotowanie budżetu
• zebranie wszystkich efektów pracy uzyskanych w trakcie poprzednich etapów
• przygotowanie raportu opisującego, w jaki sposób realizowany będzie projekt

Na tym etapie przed przystąpieniem do przygotowania pełnej oferty należy sprawdzić dotychczasową wykonalność proponowanego projektu. Za ocenę wewnętrzną odpowiada zespół ds. projektu, a proces oceny może wymagać zebrania dodatkowych informacji oraz wprowadzenia zmian do projektu. Ocena jakości projektu umożliwi zidentyfikowanie niekonsekwencji logicznych, niepełnych informacji oraz innych ewentualnych problemów.

Pod koniec etapu formułowania tworzy się plan budżetowy, który dostarcza informacji o wydatkach oraz o źródłach finansowania i warunkach przyznania funduszy. Zestawienie wydatków powinno umożliwiać alokację kosztów w zależności od źródła finansowania, tak aby każdy partner wiedział, jaki wkład jest od niego oczekiwany. Szacunki kosztów należy oprzeć na starannym planowaniu budżetowym.

Na podstawie przygotowanych planów budżetowych propozycje projektu zostaną poddane analizie z punktu widzenia racjonalności i efektywności planowanych wydatków.

PCM - Etap formułowania — artykuły polecane

Metodyka PCM — Plany wg PRINCE2 — Matryca logiczna — Rozpoczynanie projektu — Fazy projektu wg PRINCE2 — Zarządzanie projektem — Procesy w projekcie — Przygotowanie Założeń Projektu — Portfel projektów

Bibliografia

• Eggers H. (1992), The Integrated Approach to project cycle management, Project Appraisal, 7(1), 3-10
• Eggers H. (1994), Integrated project cycle management: roots and perspectives. Project Appraisal, 9(1)
• European Commision (2004), Aid Delivery Methods - Project Cycle Management Guidelines Vol 1

Autor: Anna Bernaciak